Apa itu perencanaan kapasitas? Kiat menerapkan strategi yang tepat

Sebelum mulai membuat kue, langkah pertama adalah memastikan Anda memiliki jumlah bahan yang tepat. Jika Anda kekurangan telur atau sedikit gula, kue Anda pasti akan terasa sedikit aneh. 

Hal yang sama berlaku untuk proyek besar: Jika Anda tidak memiliki cukup sumber daya untuk menyelesaikan proyek, hasilnya tidak akan sesuai harapan. Untuk memastikan Anda memiliki semua bahan yang tepat saat membutuhkannya—dalam hal ini, anggota tim, keterampilan, dan alat—gunakan proses perencanaan kapasitas.

Apa itu perencanaan kapasitas?

Perencanaan kapasitas adalah proses menentukan potensi kebutuhan proyek Anda. Gol perencanaan kapasitas adalah memiliki sumber daya yang tepat saat Anda membutuhkannya. Sumber daya dapat berarti individu dengan keterampilan yang tepat, waktu yang tersedia untuk menambahkan proyek lain, atau anggaran yang diperlukan.

Strategi perencanaan kapasitas

Ada tiga jenis perencanaan kapasitas yang dapat digunakan dalam berbagai skenario untuk mengoptimalkan kapasitas produksi.

Perencanaan kapasitas lead

Strategi kapasitas lead, atau strategi lead, adalah proses meningkatkan kapasitas produksi saat Anda mengantisipasi permintaan yang tinggi. 

Contoh: Jika Anda seorang pengecer, Anda mungkin perlu mempekerjakan banyak pekerja musiman selama liburan, baik untuk seluruh musim atau hanya untuk obral musiman. Dengan mengantisipasi lalu lintas pelanggan yang lebih tinggi, Anda dapat mengatur staf tim dengan lebih baik dan menambahkan jumlah karyawan tambahan dalam waktu singkat. 

Perencanaan strategi jeda

Perencanaan strategi lag adalah proses meningkatkan kapasitas produksi saat Anda mengalami permintaan real-time.

Contoh: Perencanaan strategi lag sering digunakan dalam perawatan medis, pekerjaan sosial, atau industri restoran saat seseorang "siaga". Tergantung pada tingkat kesibukan tim, Anda dapat memanggil anggota tim tambahan untuk memastikan ada cukup sumber daya (dengan kata lain, anggota tim) untuk memenuhi semua kebutuhan pelanggan atau klien. 

Perencanaan strategi pencocokan

Perencanaan strategi pencocokan adalah kombinasi perencanaan kapasitas lead dan perencanaan strategi lag. Proses perencanaan strategi pencocokan memerlukan peningkatan kapasitas secara perlahan dan bertahap hingga Anda mencapai pemanfaatan sumber daya yang diinginkan.

Contoh: Mari kita ambil contoh industri restoran sebelumnya—sebagai manajer lantai, Anda mungkin memiliki beberapa pegawai yang siap dipanggil untuk malam itu. Jika Anda mendapatkan pesta besar yang tidak terduga, Anda dapat memutuskan untuk memanggil lebih dari satu pelayan untuk membantu hingga keramaian mereda.

Proses perencanaan kapasitas dalam lima langkah

Proses perencanaan kapasitas dapat bervariasi di setiap perusahaan, tetapi ada beberapa langkah inti yang terjadi di setiap proses: 

1. Perkirakan permintaan yang diantisipasi

Jika Anda tahu akan ada proyek baru, buat perkiraan matang tentang pekerjaan yang perlu diselesaikan untuk proyek ini. Ini akan memberi Anda gambaran tentang kapasitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dan Anda dapat membandingkannya dengan kapasitas yang Anda miliki saat ini.

2. Tentukan kapasitas yang dibutuhkan

Berdasarkan estimasi awal, perkirakan kapasitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang diperkirakan di langkah sebelumnya. Coba gunakan satuan pengukuran umum—seperti jam—atau alat estimasi proyek—seperti ukuran kaus.

Misalnya, manajer teknik memperkirakan perencanaan kapasitas sesuai dengan jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

3. Hitung kapasitas sumber daya tim saat ini

Jika Anda menambahkan proyek lain ke tim, Anda perlu memastikan mereka memiliki kapasitas untuk menanganinya sehingga mereka tidak kelelahan.

Jika rata-rata orang dapat melakukan sekitar 30 jam seminggu dan saat ini mereka memiliki proyek yang sedang dikerjakan, lihat berapa banyak kapasitas yang mereka miliki dalam seminggu dengan mengurangi beban kerja saat ini dalam jam dari rata-rata 30.

4. Ukur kesenjangan kapasitas

Berdasarkan kapasitas yang dibutuhkan untuk proyek, ukur bagaimana sumber daya Anda saat ini dibandingkan dengan permintaan yang diantisipasi.

5. Selaraskan kapasitas dengan permintaan

Lihat kesenjangan kapasitas sebelumnya dan optimalkan kapasitas saat ini dan yang tersedia agar seimbang. Jika tim saat ini sudah mencapai kapasitas maksimal dan tidak dapat mengambil pekerjaan tambahan untuk menyelesaikan proyek, tambahkan lebih banyak anggota tim dalam jangka pendek agar proyek selesai. Jika Anda memiliki kelebihan kapasitas, pertimbangkan untuk menambahkan proyek lain guna mengoptimalkan sumber daya yang tersedia secara efektif.

Manfaat perencanaan kapasitas

Sebagai manajer proyek, salah satu hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk mendukung tim adalah membuat perencanaan kapasitas. Mengetahui persyaratan kapasitas untuk berbagai proyek dapat membantu mencegah kemacetan dan menjaga kelancaran alur rantai pasokan. Berikut manfaat terpenting dari perencanaan kapasitas:

Ini mempersiapkan Anda untuk berbagai skenario

Rencana kapasitas yang direncanakan dengan baik dapat membantu mencegah scope creep dan menghilangkan tekanan dari tim Anda. Jika Anda mengetahui langkah-langkah yang harus diambil untuk setiap jenis kapasitas—baik itu kapasitas berlebih atau kekurangan sumber daya—Anda akan dapat memenuhi permintaan selama periode tertentu.

Mengoptimalkan bandwidth tim

Perencanaan kapasitas yang efektif menyelaraskan keahlian tim saat ini dengan ketersediaannya untuk proyek baru. Jika tidak ada cukup sumber daya yang tersedia untuk proyek, Anda akan tahu bahwa Anda perlu menambahkan lebih banyak sumber daya ke tim. 

Memahami keahlian tim dan mengetahui kapasitas mereka untuk pekerjaan tambahan sangat penting. Ini dapat mempercepat proses pengambilan keputusan terkait penempatan staf dan mencegah kelelahan kerja—yang dialami 71% pekerja setidaknya sekali pada 2020.

Ini meminimalkan biaya produksi

Saat mengelola kapasitas tim, Anda mengoptimalkan sumber daya untuk ruang lingkup pekerjaan yang perlu diselesaikan. Artinya, Anda tidak membayar lebih banyak sumber daya dari yang dibutuhkan, sehingga pada akhirnya meminimalkan biaya produksi.

Misalnya, jika Anda memiliki 12 anggota tim yang mengerjakan Proyek A yang hanya membutuhkan sembilan anggota, Anda dapat mengalokasikan tiga anggota tim tersebut ke Proyek B, sehingga meminimalkan pengeluaran untuk Proyek A.

Ini membuat perencanaan untuk masa depan lebih mudah dan lebih akurat

Perencanaan kapasitas tidak hanya membantu proyek Anda saat ini, tetapi juga dapat membantu Anda menentukan kebutuhan kapasitas untuk masa depan. Saat membuat rencana kapasitas untuk satu proyek, Anda dapat menggunakannya sebagai templat untuk proyek serupa di masa mendatang.

Templat itu akan menjadi titik awal yang berguna dan Anda tidak perlu memperkirakan persyaratan kapasitas dari awal. Ini dapat menghemat waktu tim dan mempercepat proses perencanaan kapasitas.

Ini menciptakan transparansi

Rencana kapasitas akan menyoroti setiap inefisiensi yang dapat Anda optimalkan. Jenis data ini sangat berharga bagi pemangku kepentingan yang ingin tahu cara mereka menginvestasikan sumber daya dan uang mereka.

Apa perbedaan antara perencanaan kapasitas dan perencanaan sumber daya?

Meskipun terkadang digunakan secara bergantian, perencanaan kapasitas dan perencanaan sumber daya adalah strategi perencanaan proyek yang serupa, tetapi sedikit berbeda. 

Perencanaan kapasitas berfokus pada penawaran dan permintaan sumber daya Anda. Idenya adalah bahwa rencana kapasitas yang kuat dapat memperkirakan kapan Anda akan mengalami peningkatan permintaan untuk lebih banyak sumber daya sehingga Anda dapat mengantisipasi kesenjangan itu. 

Perencanaan sumber daya berfokus pada sumber daya yang sudah Anda miliki dan tempat Anda dapat mengalokasikan sumber daya tersebut. Perencanaan kapasitas sumber daya adalah kombinasi keduanya: mengantisipasi kebutuhan akan lebih banyak sumber daya di masa depan.

Alat perencanaan kapasitas

Ada banyak perangkat lunak dan alat perencanaan kapasitas yang berbeda di pasaran, dan menemukan alat yang tepat bergantung pada hal yang ingin Anda prioritaskan untuk tim. Beberapa alat manajemen sumber daya sangat spesifik dan hanya berfokus pada perencanaan kapasitas atau manajemen sumber daya.

Menggunakan alat manajemen kerja seperti Asana dapat membantu Anda mengelola sumber daya, memantau beban kerja tim, dan menyederhanakan komunikasi—semuanya di satu platform. Contohnya, tim di Hudl. Mereka secara rutin memantau beban kerja di Asana sehingga dapat dengan mudah menilai kembali kapasitas tim dan menugaskan ulang pekerjaan sebelum ada yang kelelahan. 

Karena mereka dapat melihat pekerjaan mereka di satu ruang bersama, tidak ada yang kelebihan beban kerja.