Apa itu bagan milestone dan mengapa bermanfaat?

Bagan milestone adalah cara memvisualisasikan langkah-langkah terpenting dalam proyek Anda. Setiap milestone yang dicapai tim Anda membawa Anda lebih dekat untuk menyelesaikan proyek—dengan cara ini, milestone memberikan rasa pencapaian dan menunjukkan kepada tim cara pekerjaan yang mereka lakukan berkontribusi pada tujuan proyek yang lebih besar. 

Milestone tidak hanya penting bagi tim Anda—milestone juga menyederhanakan peran Anda sebagai manajer proyek. Anda dapat membagikan bagan milestone kepada pemangku kepentingan proyek untuk memvisualisasikan progres proyek dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. 

Jadi, bagaimana cara membuat bagan milestone? 

Kita akan mengeksplorasi beberapa cara berbeda yang dapat Anda gunakan untuk menangani langkah ini dalam merencanakan proyek. Kami juga akan memberikan kiat tentang cara menandai dan merayakan milestone untuk menjaga semangat kerja tim tetap tinggi.

Apa itu bagan milestone?

Bagan milestone adalah representasi visual dari tugas terpenting yang perlu diselesaikan tim di sepanjang proyek. 

Pada dasarnya, milestone memungkinkan Anda untuk melihat hal yang harus dikerjakan atau telah dikerjakan oleh tim. Anggap ini seperti anak tangga—semakin tinggi Anda naik, semakin dekat Anda dengan penyelesaian proyek.

Berbagai cara untuk membuat bagan milestone

Ada lebih dari satu cara untuk membuat bagan milestone. Anda dapat menambahkan milestone ke templat linimasa proyek, membuat Bagan Gantt, atau menggunakan perangkat lunak manajemen kerja dengan alat linimasa.

Bagan Gantt adalah bagan batang horizontal yang digunakan untuk menggambarkan linimasa proyek, pekerjaan, atau program. Meskipun bagan Gantt adalah cara terbaik untuk memvisualisasikan jadwal proyek dan milestone, alat ini mungkin memakan waktu untuk disiapkan dan menjadi berantakan saat Anda menambahkan lebih banyak detail. Anda dapat mempelajari semua tentang pro dan kontra Bagan Gantt di panduan lengkap kami.

Alternatif terbaik untuk Bagan Gantt konvensional adalah alat linimasa proyek modern. Mari kita lihat manfaat menggunakan alat perencanaan dan linimasa proyek khusus untuk membuat bagan milestone. 

Mengapa Anda harus menggunakan alat manajemen proyek untuk membuat bagan milestone?

Untuk mendapatkan tampilan proyek secara menyeluruh yang sama seperti yang ditawarkan Bagan Gantt, gunakan alat linimasa di perangkat lunak manajemen kerja khusus Anda. Ada beberapa keuntungan menggunakan alat linimasa dibandingkan Bagan Gantt:

• Alat linimasa mudah diatur dan dikelola, terutama saat Anda harus menambahkan tugas baru atau menyesuaikan milestone.

• Tugas dan pekerjaan mendasar lainnya dapat ditautkan ke linimasa Anda dan akan diperbarui secara real time.

• Dengan mengklik tombol, Anda dapat membagikan linimasa kepada tim atau pemangku kepentingan.

7 langkah untuk membuat bagan milestone

Sekarang, mari kita bahas proses pembuatan bagan milestone langkah demi langkah, dimulai dengan menentukan gol proyek.

Langkah 1: Tentukan gol proyek

Sebelum membuat bagan milestone, Anda harus menguraikan linimasa dan gol proyek secara umum. Menentukan gol proyek akan memberi tim pemahaman menyeluruh tentang hasil proyek yang ditargetkan. Dengan begitu, tim Anda dan tim tahu persis hal yang sedang dikerjakan dan alasan hal itu penting. Kemudian, tentukan linimasa kasar untuk proyek Anda, dimulai dengan tanggal mulai dan akhir. 

Contoh: Misalnya, Anda adalah direktur komunikasi dan perusahaan Anda bergabung dengan perusahaan lain. Gol proyek Anda secara keseluruhan adalah menggabungkan kedua perusahaan dengan sukses. Tanggal mulai proyek Anda adalah pembuatan pengumuman internal, tanggal akhir adalah acara perusahaan global yang merayakan keberhasilan penggabungan. 

Langkah 2: Buat daftar tugas

Setelah Anda menentukan linimasa kasar dan gol proyek keseluruhan, saatnya membuat daftar tugas. Tugas-tugas ini harus dicatat dalam urutan kronologis dan idealnya ditautkan ke tanggal atau rentang tanggal untuk meringankan beberapa pekerjaan nanti dalam proses ini.

Contoh: Selain tugas lainnya, tugas Anda untuk merger perusahaan akan mencakup pembuatan buletin pengumuman internal, penjadwalan sesi Tanya Jawab dengan pegawai, konferensi pers untuk mengumumkan merger secara eksternal, dan perencanaan acara merger global.

Langkah 3: Identifikasi milestone

Untuk mengidentifikasi milestone, Anda harus terlebih dahulu memahami definisi milestone dan hal yang bukan milestone. 

Gol cenderung lebih penting daripada milestone. Gol harus menguraikan hal yang terjadi setelah proyek berhasil dan keselarasan proyek dengan keseluruhan tujuan bisnis. Milestone memungkinkan Anda untuk melihat ke depan ke titik yang akan datang dalam proyek atau kembali ke hal yang telah dicapai. 

Milestone juga mudah disalahartikan sebagai hasil akhir—namun, perbedaannya sedikit lebih jelas di sini. Hasil akhir adalah sesuatu yang berwujud, seperti laporan atau produk. Milestone lebih konseptual dan menandai checkpoint yang dapat dicapai tim. 

Anda dapat mengidentifikasi apakah sesuatu memenuhi syarat sebagai milestone dengan mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah tugas ini memengaruhi batas waktu Anda?

• Apakah ini poin penting dalam proyek Anda yang menunjukkan progres?

• Haruskah tugas ini ditinjau oleh pemangku kepentingan Anda?

• Bisakah proyek tetap selesai tanpa tugas ini?

Jika jawabannya ya untuk semua pertanyaan kecuali pertanyaan terakhir, Anda telah berhasil mengidentifikasi milestone.

Contoh: Untuk membangun proyek penggabungan dan daftar tugas, Anda harus mengategorikan setiap inisiatif terlebih dahulu:

• Membuat buletin internal untuk mengumumkan merger adalah tugas. 

• Mengirimkan buletin adalah hasil akhir proyek. 

• Mengumumkan penggabungan ke perusahaan (penyelesaian dua tugas di atas) adalah milestone.

Langkah 4: Buat linimasa Anda

Sekarang saatnya menyusun puzzle dan mengubah tugas, gol, fase, hasil akhir, dan milestone menjadi linimasa. Lihat kembali kerangka waktu yang Anda tambahkan ke hasil akhir proyek dan verifikasi apakah fase-fase tersebut cukup panjang. Ini juga kesempatan yang baik untuk memeriksa apakah ada dependensi yang dapat menyebabkan kemacetan.

Tambahkan semua tugas dan fase proyek ke alat linimasa, tentukan dependensi, sesuaikan fase jika perlu, lalu tentukan daftar tugas, hasil akhir, dan milestone utama. Setelah menyelesaikan linimasa proyek, Anda harus memiliki visualisasi yang jelas tentang seluruh rencana proyek.

Contoh: Proyek seukuran merger perusahaan biasanya memiliki beberapa tugas atau fase yang tidak dapat dimulai sebelum tugas atau fase lainnya selesai. Misalnya, Anda memerlukan logo terbaru dari tim pemasaran sebelum dapat mengirim siaran pers yang mengumumkan merger itu sendiri. Agar proyek Anda tetap berjalan lancar, visualisasikan dependensi ini di linimasa Anda.

Langkah 5: Bagikan linimasa

Setelah linimasa selesai, Anda perlu membagikannya kepada tim langsung untuk memastikan tidak ada yang luput. Tim Anda dapat memverifikasi bahwa semua dependensi telah ditetapkan, semua milestone ditambahkan ke linimasa, dan semua fase proyek cukup panjang untuk menghindari kemacetan atau masalah proyek lainnya.

Setelah tim langsung memverifikasi bahwa linimasa sudah siap digunakan, bagikan kepada tim yang lebih luas. Ini akan memberi semua orang ikhtisar yang lebih baik tentang tugas dan fase yang harus mereka selesaikan untuk mencapai milestone proyek dan pada akhirnya menyelesaikan proyek dengan sukses.

Contoh: Empat mata lebih baik daripada dua. Setelah membagikan bagan milestone Anda kepada manajer komunikasi, mereka menemukan bahwa Anda tidak mengalokasikan cukup waktu untuk menyiapkan sesi Tanya Jawab internal untuk pegawai. Ini akan menyebabkan banyak tekanan pada tim komunikasi dan berpotensi memengaruhi secara negatif perasaan seluruh perusahaan tentang merger. Dengan menyesuaikan linimasa, Anda dapat memberi tim waktu yang cukup untuk mempersiapkan fase proyek ini.

Langkah 6: Tambahkan dokumentasi

Sepanjang siklus proyek, Anda perlu menambahkan dokumen, catatan, dan komunikasi relevan yang terkait dengan proyek ke tugas, fase, atau milestone masing-masing. Bagan milestone tidak pernah final—ini adalah alat manajemen proyek yang terus berkembang dan perlu dimodifikasi serta ditambahkan agar selalu sinkron dengan proyek Anda.

Menghubungkan informasi yang relevan dengan linimasa akan membantu tim Anda mempertahankan ikhtisar tentang hal yang telah diselesaikan, yang sedang berlangsung, dan yang masih ada dalam daftar tugas. 

Contoh: Setelah tim pemasaran membagikan logo baru, tautkan file ke tugas masing-masing di linimasa. Ini memungkinkan semua orang yang mengerjakan proyek untuk menemukan dan menggunakan desain dengan mudah saat dibutuhkan.

Langkah 7: Rayakan milestone

Saat Anda mencapai milestone, rayakan! Tergantung pada pencapaian milestone, Anda dapat memesan pizza ke kantor, mengizinkan tim pulang lebih awal pada Jumat sore, atau mengirimkan kartu hadiah kedai kopi lokal kepada semua orang. Mengakui kerja keras tim dengan merayakan milestone akan meningkatkan semangat kerja dan meningkatkan keterlibatan tim.

Setiap kali tim Anda mencapai milestone, Anda selangkah lebih dekat untuk menyelesaikan proyek. Terus lacak progres proyek dengan linimasa dan bagikan milestone kepada pemangku kepentingan—mereka juga akan senang mengetahui bahwa banyak hal sedang berjalan.

Contoh: Tim Anda telah bekerja tanpa lelah untuk menyelenggarakan acara perusahaan global paling menakjubkan yang menandai penggabungan resmi kedua perusahaan. Semua orang menikmati acara tersebut dan CEO Anda bahkan menyebutkan betapa bahagianya mereka dengan hasil acara tersebut. Anda dapat merayakan milestone ini dengan memberikan seluruh tim Anda hari Senin berikutnya untuk beristirahat sebelum evaluasi proyek.

Cara lain merencanakan milestone

Meskipun linimasa adalah cara terbaik untuk menguraikan pekerjaan dan mendapatkan ikhtisar luas tentang tugas, hasil akhir, dan batas waktu, ada cara lain untuk memvisualisasikan dan merencanakan milestone.

Meskipun visualisasi ini mungkin bukan alat manajemen proyek terbaik, visualisasi ini sangat cocok untuk presentasi atau curah pendapat. 

Dalam contoh penggabungan perusahaan, tim komunikasi Anda mungkin ingin membagikan versi linimasa yang disederhanakan kepada seluruh perusahaan saat mengumumkan penggabungan melalui buletin internal. Membagikan linimasa Anda kepada ratusan atau bahkan ribuan orang tidak hanya tidak perlu, tetapi juga berisiko.

Sebagai gantinya, buat visual yang disederhanakan yang hanya menyoroti milestone atau versi Papan Kanban yang dimodifikasi sehingga pegawai perusahaan lebih memahami siapa yang berkontribusi pada apa.

Ucapkan selamat tinggal pada sakit kepala karena spreadsheet

Jika Anda siap untuk membuang Bagan Gantt dan mencoba linimasa, lihat alat Linimasa Asana. Gunakan salah satu templat bagan milestone Asana yang ada atau buat sendiri dengan alat Linimasa.

Dan jangan khawatir: jika Anda sudah membuat bagan milestone di Excel, Anda dapat mengimpor file CSV langsung ke Asana. Ucapkan selamat tinggal pada sakit kepala yang disebabkan spreadsheet dan sambut perencanaan proyek yang disederhanakan.