Templat evaluasi kinerja beserta contoh dan kiat

Evaluasi kinerja dapat membangkitkan kenangan saat Anda masih menjadi anggota tim baru yang berada di posisi sulit. Antisipasi sebelum setiap rapat 1:1 mungkin membuat stres jika Anda tidak tahu seperti apa formatnya atau apa yang akan Anda bicarakan. Namun, sekarang Anda seorang manajer, Anda dapat melihat berbagai hal dari perspektif yang berbeda dan menciptakan pengalaman yang lebih positif. 

Evaluasi kinerja adalah alat yang berharga karena membantu memberikan struktur dan kejelasan pada proses umpan balik. Ini juga merupakan cara terbaik untuk memfokuskan kembali pengalaman penilaian pada gol mendatang, bukan kesalahan di masa lalu. Dalam artikel ini, Anda akan belajar cara membuat templat evaluasi kinerja, yang dapat dipasangkan dengan perangkat lunak penetapan gol untuk mendukung tim Anda saat mereka berkembang.

Apa itu evaluasi kinerja?

Evaluasi kinerja adalah proses check-in formal yang digunakan untuk mengevaluasi anggota tim berdasarkan pekerjaan mereka sebelumnya dan untuk memberikan umpan balik untuk kesuksesan di masa mendatang. Terkadang disebut tinjauan kinerja, evaluasi kinerja biasanya dilakukan dalam siklus triwulanan, dua tahunan, atau tahunan. 

Selama evaluasi kinerja, Anda akan meninjau kinerja keseluruhan setiap anggota tim dan menguraikan kompetensi yang ingin mereka kuasai. Anda dan pegawai akan membahas contoh spesifik hal-hal yang dilakukan anggota tim dengan baik dan aspek yang dapat ditingkatkan. Beberapa perusahaan menggunakan perangkat lunak evaluasi kinerja virtual, tetapi Anda juga dapat menjalani proses ini tanpa menggunakan alat manajemen SDM khusus.

Evaluasi kinerja sebagai penilaian mandiri

Evaluasi kinerja adalah kesempatan untuk berkembang. Ini adalah kesempatan untuk melakukan percakapan tentang dampak setiap anggota tim dan cara mereka dapat berkembang dalam perannya. 

Sering kali, templat evaluasi kinerja akan memiliki komponen penilaian mandiri. Ini memberi anggota tim kesempatan untuk mengembangkan kariernya sendiri dengan membagikan keberhasilan dan gol mendatangnya. Selanjutnya, Anda dapat memulai percakapan evaluasi kinerja dengan meminta anggota tim untuk menyampaikan hal-hal yang menurutnya sudah dilakukan dengan baik dan aspek-aspek yang menurutnya perlu ditingkatkan. Ini dapat membuat evaluasi terasa tidak terlalu mengevaluasi dan lebih seperti dialog.

Bagaimana cara membuat evaluasi kinerja?

Templat evaluasi kinerja dapat membantu Anda mempersiapkan proses evaluasi dengan memberi Anda format standar untuk diikuti. Meskipun Anda harus menyesuaikan templat ini dengan gol tim, pastikan anggota tim melihat templat terlebih dahulu sehingga mereka tahu apa yang akan dibahas dalam percakapan. Ini memungkinkan mereka untuk mempersiapkan dan mendorong dialog tentang cara bergerak maju. Telusuri templat peninjauan kinerja pegawai kami untuk kerangka kerja yang membantu memandu diskusi yang adil dan produktif.

1. Identifikasi kompetensi inti

Meskipun Anda ingin templat evaluasi kinerja Anda memenuhi kebutuhan anggota tim, Anda juga perlu menstandarkan templat untuk memberikan penilaian yang adil di semua papan. Ini berarti mempertimbangkan kompetensi yang paling masuk akal untuk seluruh bagian. 

Kompetensi inti yang dapat mengukur kinerja dalam berbagai peran tim meliputi:

• Pengetahuan tentang keterampilan kerja

• Kualitas/kuantitas pekerjaan

• Keterampilan layanan pelanggan

• Kehadiran

• Inisiatif

• Inklusivitas

Selain kategori ini, Anda dapat menyertakan area dalam formulir evaluasi untuk penetapan gol tertentu dan diskusi lebih lanjut. Dengan begitu, Anda akan dapat lebih akrab dengan setiap anggota tim saat bertemu dengan mereka secara individual. 

Kiat: Anda dapat menambahkan sub-kompetensi di bawah setiap kategori untuk membuat evaluasi kinerja lebih mendetail. Misalnya, di bawah kompetensi "kualitas/kuantitas pekerjaan", tambahkan hal-hal seperti: mencari cara untuk meningkatkan kualitas; melakukan berbagai tugas; mencapai gol; dan memenuhi batas waktu. 

2. Pilih skala penilaian

Setelah memilih kompetensi untuk templat evaluasi kinerja, tentukan cara Anda ingin menilai anggota tim. Ada dua nilai utama dari skala penilaian:

1. Menyediakan bahasa bersama untuk membahas keberhasilan dan kekuatan versus area peluang.

2. Memberikan sesuatu untuk dilihat kembali dan melihat pertumbuhan karier anggota tim.

Namun, hindari skala numerik jika memungkinkan. Dengan begitu, anggota tim tidak terlalu berfokus pada "nilai" mereka dan lebih berfokus pada kompetensi mereka. Kunci skala penilaian Anda adalah memastikan skala tersebut jelas bagi semua orang.

Contoh skala penilaian:

• Melebihi ekspektasi

• Sering melebihi ekspektasi

• Secara konsisten memenuhi ekspektasi

• Perlu pengembangan

Pastikan Anda menyelaraskan tim dengan makna skala penilaian. Misalnya, dua orang mungkin secara mental mendefinisikan "secara konsisten memenuhi ekspektasi" secara berbeda, jadi menjaga semua orang tetap memiliki pemahaman yang sama dapat menetapkan tahap untuk percakapan evaluasi yang sehat dan produktif.

3. Tetapkan siklus evaluasi

Dengan menetapkan siklus evaluasi, Anda dan anggota tim akan mengetahui waktu yang harus dipersiapkan di antara sesi. Siklus peninjauan umum adalah triwulanan, dua tahunan, dan tahunan, dan perusahaan Anda dapat menentukan ini sebelumnya. Namun, jika Anda memiliki pilihan, Anda dapat memilih berdasarkan sifat Tempat Kerja Anda. Misalnya, jika budaya kerja Anda bersifat non-intervensi, Anda dapat mengadakan evaluasi kinerja bulanan untuk memastikan anggota tim mendapatkan umpan balik secara berkala. Jika budaya kerja Anda sangat kolaboratif, tim Anda mungkin tidak memerlukan peninjauan yang sering.  

Beberapa periode peninjauan lebih cocok untuk gol jangka pendek, sementara yang lain berfokus pada gol jangka panjang. Misalnya, periode peninjauan triwulanan memberikan cukup waktu di antara evaluasi bagi anggota tim untuk mempertimbangkan umpan balik sebelumnya dan mengerjakan gol yang telah Anda tetapkan bersama. Setelah menetapkan siklus evaluasi, Anda harus mematuhinya agar semua orang tahu apa yang diharapkan selanjutnya. 

Kiat: Anda juga dapat memanfaatkan waktu yang Anda miliki di antara siklus evaluasi untuk mengamati kinerja pekerjaan secara langsung dan menawarkan peluang untuk pengembangan profesional. Membantu anggota tim mencapai gol kinerja mereka akan bermanfaat bagi seluruh tim.

4. Siapkan daftar pertanyaan

Setelah menentukan dasar-dasar templat evaluasi kinerja, Anda dapat mempersiapkan rapat individual yang akan diadakan dengan anggota tim. Dalam rapat ini, Anda perlu menyiapkan daftar pertanyaan yang dapat memajukan percakapan. Beberapa pertanyaan yang dapat Anda ajukan meliputi:

• Apa hal dari kuartal ini yang Anda banggakan?

• Gol apa yang telah Anda capai? Gol apa yang gagal tercapai?

• Apa dua atau tiga hal yang dapat Anda fokuskan pada kuartal berikutnya untuk membantu Anda berkembang secara profesional?

Untuk meringankan tekanan rapat evaluasi, standarkan pertanyaan ini untuk semua anggota tim.

Kiat: Pastikan Anda memilih pertanyaan yang membuat anggota tim memikirkan progres dan gol pekerjaan mereka. Meskipun sistem penilaian pada evaluasi kinerja berguna untuk perbandingan jangka panjang, percakapan adalah tempat anggota tim dapat menyampaikan masalah dan merasa senang dengan pencapaian mereka.

5. Bagikan pertanyaan sebelumnya

Hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk mempersiapkan anggota tim menghadapi rapat evaluasi kinerja adalah memberi tahu mereka sejak awal bahwa rapat akan diadakan dan hal yang dapat mereka harapkan. Membagikan pertanyaan yang telah Anda siapkan sebelumnya dapat memberi semua orang waktu untuk memikirkannya dan memprosesnya. Ini mengurangi rasa gugup dan membuat percakapan menjadi lebih kolaboratif dan konstruktif.

Anda juga dapat membagikan format peninjauan kepada mereka sehingga mereka dapat mengetahui bagaimana percakapan akan berlangsung. Misalnya, apakah Anda mengharapkan mereka berbagi terlebih dahulu, atau apakah Anda akan memimpin?

Kiat: Selain membagikan pertanyaan kepada anggota tim, Anda dapat memberi tahu mereka tentang hal yang akan dibahas dengan menanyakan pencapaian mereka selama periode antara siklus evaluasi.

6. Lakukan percakapan

Sisihkan waktu khusus di luar rapat biasa untuk mengadakan rapat evaluasi kinerja. Rencanakan untuk bertemu secara individual dengan setiap anggota tim selama 30 hingga 45 menit. Jika memungkinkan, beri tahu anggota tim sekitar seminggu sebelumnya agar mereka dapat membuat rencana.

Kiat: Jangan lupa meminta pendapat anggota tim selama percakapan. Selain pertanyaan standar tentang kinerja sebelumnya dan gol mendatang, mintalah umpan balik tentang gaya manajemen Anda atau budaya perusahaan. Anda juga dapat menanyakan posisi atau apakah mereka berharap untuk berkembang di perusahaan dalam jangka panjang.

7. Buat Kerangka Kerja penetapan gol

Pertanyaan yang Anda ajukan kepada anggota tim selama evaluasi harus mengalir ke sesi penetapan gol. Saat Anda mengakhiri proses peninjauan kinerja dengan gol yang ditetapkan, anggota tim memiliki gagasan yang jelas tentang hal yang perlu dikerjakan di antara evaluasi. Dua opsi penetapan gol mencakup gol SMART dan OKR:

Gol SMART:

• Specific (Spesifik)

• Measurable (Terukur)

• Achievable (Dapat dicapai)

• Realistic (Realistis)

• Terikat waktu

OKR:

Tujuan 1

• Hasil kunci 1

• Hasil kunci 2

• Hasil kunci 3

Setelah Anda memberi anggota tim kerangka kerja untuk diikuti, biarkan mereka menjadi visioner gol mereka saat Anda memfasilitasi. 

Kiat: Jika Anda tidak terlalu terlibat dalam proses penetapan gol, anggota tim akan merasa lebih memegang kendali atas pertumbuhan mereka di masa depan. Hal ini juga dapat membuat evaluasi lebih menyenangkan karena menjadi kurang membutuhkan banyak birokrasi. 

8. Terbuka terhadap umpan balik

Anda harus selalu bertanya kepada anggota tim tentang kinerja Anda sebagai manajer sehingga Anda dapat terus memenuhi kebutuhan mereka. Terkadang, anggota tim tidak akan merasa nyaman memberikan umpan balik yang jujur dalam rapat 1:1. Jadi, jika Anda menginginkan tanggapan yang tulus, pertimbangkan untuk meminta umpan balik secara anonim. Anda dapat:

• Mengirim survei anonim

• Menyediakan kotak komentar fisik atau virtual 

• Adakan rapat umpan balik tim

Tekankan bahwa Anda terbuka terhadap umpan balik apa pun yang diberikan anggota tim untuk Anda, baik positif maupun konstruktif. Anda dapat menggunakan umpan balik mereka untuk menjadi manajer yang lebih baik dan meningkatkan evaluasi kinerja Anda di masa mendatang. 

Kiat: Jika Anda kesulitan memikirkan cara untuk mendapatkan umpan balik tim, tanyakan kepada rekan kerja metode yang mereka gunakan. Manajer lain mungkin memiliki strategi untuk berbagi dan ide untuk templat evaluasi juga. Jika Anda melihat area yang tumpang tindih di antara bagian-bagian Anda, Anda dapat meminjam ide untuk formulir tinjauan kinerja Anda.

Templat dan contoh evaluasi kinerja

Di bawah ini, Anda akan melihat contoh lengkap tampilan templat evaluasi kinerja. Anda dapat menawarkan templat ini sebagai penilaian mandiri untuk anggota tim, yang akan memicu diskusi yang berarti tentang progres pekerjaan dan gol mereka di masa mendatang. 

Anda dapat mengunduh versi kosong dari templat evaluasi kinerja ini di bawah ini untuk menyesuaikannya dengan perusahaan dan bagian Anda.

Anda dapat mengunduh versi kosong dari templat evaluasi kinerja ini di bawah ini untuk disesuaikan dengan perusahaan dan Bagian Anda.

Jenis templat peninjauan kinerja pegawai

Proses melakukan tinjauan kinerja pegawai sangat penting untuk pertumbuhan pegawai dan peningkatan berkelanjutan organisasi Anda. Dengan menggunakan berbagai templat evaluasi kinerja pegawai, Anda dapat memastikan bahwa penilaian ini komprehensif dan praktis.

Di bawah ini, kita akan meninjau berbagai jenis evaluasi kinerja pegawai yang membantu bagian sumber daya manusia memberikan umpan balik yang konstruktif, meningkatkan kinerja tim, dan meningkatkan keterlibatan pegawai.

Templat peninjauan kinerja sederhana

Tinjauan kinerja sederhana adalah alat penting bagi setiap profesional sumber daya manusia atau pemimpin tim. Ini dirancang untuk menyederhanakan proses evaluasi dengan berfokus pada indikator kinerja utama (IKU) dan kompetensi inti.

Templat ini berguna untuk penilaian rutin dan merupakan titik awal yang bagus bagi mereka yang baru dalam evaluasi kinerja. Ini menyederhanakan cara melakukan tinjauan kinerja dengan memberikan Kerangka Kerja yang jelas dan ringkas untuk umpan balik.

Contoh: Misalnya, seorang rekan penjualan mungkin dievaluasi berdasarkan KPI tertentu, seperti volume penjualan dan kepuasan pelanggan, dengan memberikan metrik yang jelas untuk penilaian dan diskusi.

Formulir evaluasi mandiri

Formulir evaluasi mandiri, yang mendorong pegawai untuk melakukan refleksi diri, merupakan bagian penting dari proses peninjauan kinerja. Formulir ini memungkinkan individu untuk menilai kinerjanya sendiri, menyoroti pencapaiannya, dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Contoh: Pengembang perangkat lunak dapat menggunakan formulir untuk merefleksikan proyek yang telah selesai, peningkatan kemahiran pengodean, dan kontribusi kerja tim. Ini membantu anggota tim mengidentifikasi kekuatan dan aspek-aspek yang memerlukan pengembangan profesional lebih lanjut.

Dengan mengintegrasikan penilaian mandiri ke dalam formulir evaluasi kinerja, Anda dapat menumbuhkan budaya kesadaran diri dan pengembangan berkelanjutan.

Templat tinjauan rekan

Templat tinjauan rekan kerja mendorong proses tinjauan kolaboratif di mana pegawai dapat memberikan umpan balik tentang kinerja rekan kerja mereka. Tinjauan rekan melengkapi formulir evaluasi kinerja tradisional dengan menambahkan kedalaman pemahaman tentang dampak pegawai dalam tim.

Formulir ini memberikan perspektif menyeluruh yang mungkin tidak terlihat oleh pengawas saja dan membantu dalam memahami cara rekan kerja memandang progres pegawai.

Contoh: Misalnya, seorang desainer grafis mungkin menerima umpan balik dari rekan-rekannya tentang kreativitas, kemampuan untuk memenuhi batas waktu, dan kolaborasi pada proyek tim. Umpan balik ini menawarkan pandangan komprehensif tentang kinerjanya dari mereka yang bekerja sama dengan desainer grafis tersebut.

Templat peninjauan 30-60-90

Dirancang untuk pegawai baru, templat tinjauan 30-60-90 menetapkan milestone yang jelas untuk 90 hari pertama masa kerja. Ini adalah alat dinamis yang membantu manajer dan pegawai menetapkan ekspektasi dan gol kinerja bersama, membuat orientasi pegawai baru menjadi sukses.

Contoh: Pertimbangkan spesialis pemasaran baru yang diharapkan mempelajari strategi pemasaran perusahaan dalam 30 hari pertama, berkontribusi pada kampanye pada hari ke-60, dan memimpin proyek kecil pada hari ke-90.

Tinjauan 30-60-90 berfokus pada kualitas pekerjaan dan keselarasan dengan deskripsi pekerjaan dan menggabungkan rencana pengembangan karier yang mencakup pendampingan. Ini memastikan pegawai baru secara efektif terintegrasi ke dalam tim, dengan ekspektasi yang jelas untuk bulan-bulan awal mereka.

Templat umpan balik 360 derajat

Templat umpan balik 360 derajat adalah pendekatan komprehensif untuk evaluasi kinerja, yang menggabungkan umpan balik dari supervisor, rekan kerja, bawahan, dan bahkan terkadang klien.

Pandangan holistik ini memberikan perspektif yang menyeluruh tentang kekuatan pegawai dan aspek yang perlu ditingkatkan.

Contoh: Pertimbangkan pemimpin tim yang umpan balik 360 derajatnya menunjukkan peringkat kinerja yang lebih rendah dalam keterampilan komunikasi dibandingkan dengan area lain. Berdasarkan umpan balik ini, pemimpin ditempatkan pada rencana peningkatan kinerja yang dirancang khusus untuk meningkatkan keterampilan Komunikasi mereka. Rencana ini mencakup lokakarya tertarget, sesi pendampingan dengan pembimbing komunikasi, dan sesi umpan balik rutin untuk memantau progres. Pendekatan ini memastikan bahwa pemimpin menerima dukungan yang diperlukan untuk mengembangkan kemampuan mereka dan berdampak positif pada kinerja tim.

Rapat one-on-one

Templat evaluasi kinerja dapat membantu untuk membuat catatan selama pertemuan tatap muka, tetapi karena banyak tim beralih ke pekerjaan jarak jauh, perangkat lunak online kini lebih berguna dari sebelumnya. Agenda rapat virtual tatap muka menjelaskan bahwa Anda siap membantu anggota tim dan selalu bersedia mengobrol. Ini adalah tempat yang bagus untuk umpan balik santai dan untuk membangun keamanan dan kepercayaan psikologis. Dengan mengembangkan hubungan ini dengan bawahan langsung, Anda dapat mempersiapkan diri untuk sukses saat melakukan percakapan tinjauan kinerja yang lebih besar.

Meskipun Anda bekerja secara langsung, Anda dapat menggunakan agenda rapat one-on-one untuk tetap terhubung dengan anggota tim sepanjang tahun.

Proyek one-on-one juga memberi anggota tim kesempatan untuk memilih hal yang ingin mereka bicarakan dengan Anda. Anggap pertemuan one-on-one sebagai waktu mereka. Anda telah menyediakan 30 menit untuk mereka gunakan dengan cara apa pun yang paling bermanfaat bagi mereka. Terkadang, mereka mungkin ingin berbicara tentang acara TV favorit karena mereka perlu waktu untuk bersantai. Di lain waktu, Anda mungkin terlibat dalam curah pendapat atau pemecahan masalah serius bersama-sama.

Templat tinjauan kinerja per kuartal

Berfokus pada gol dan pencapaian jangka pendek, templat tinjauan kinerja triwulanan memungkinkan penilaian progres pegawai yang lebih sering. Penilaian kinerja ini bermanfaat untuk melacak progres menuju gol tahunan dan menyesuaikan tujuan sesuai kebutuhan. Tinjauan triwulanan adalah cara terbaik untuk menjaga pegawai tetap termotivasi dan selaras dengan arah strategis perusahaan.

Contoh: Misalnya, manajer proyek mungkin ditinjau terkait kemampuannya untuk memenuhi milestone proyek, dengan penyesuaian yang dilakukan pada gol kuartal berikutnya berdasarkan hasil dan umpan balik proyek terbaru.

Templat tinjauan kinerja tahunan

Templat tinjauan kinerja tahunan memberikan ikhtisar komprehensif tentang kinerja pegawai sepanjang tahun. Ini adalah kesempatan untuk merefleksikan pencapaian jangka panjang, menetapkan gol masa depan, dan membahas peluang pengembangan karier.

Memasukkan umpan balik dari templat ini ke dalam tinjauan kinerja berikutnya memastikan peningkatan berkelanjutan dan manajemen kinerja yang efektif. Selain itu, ini menetapkan tahap untuk diskusi one-on-one yang berarti, memungkinkan manajer dan pegawai untuk menindaklanjuti progres dan merayakan kemenangan.

Contoh: Misalnya, bayangkan seorang pegawai yang secara konsisten memenuhi target penjualannya sepanjang tahun. Tinjauan tahunan tidak hanya mengakui pencapaian ini, tetapi juga mengeksplorasi area untuk pertumbuhan lebih lanjut. Ini mungkin melibatkan penetapan target yang lebih tinggi untuk tahun mendatang, membahas tanggung jawab baru, atau mengidentifikasi peluang pelatihan.

Alasan evaluasi kinerja itu penting

Evaluasi kinerja penting bagi manajer dan anggota tim karena, saat pekerjaan menjadi sibuk, komunikasi dapat terganggu. Ucapan "Kerja bagus" sesekali bisa sangat membantu, tetapi anggota tim membutuhkan waktu tatap muka terjadwal untuk umpan balik individu agar tetap bekerja sesuai rencana dan berkembang.

Evaluasi kinerja dapat memberikan manfaat berikut:

Untuk manajer:

• Memberi tahu praktik perekrutan

• Memberikan umpan balik tentang gaya manajemen

• Memberikan pembaruan tentang kesejahteraan anggota tim

Untuk anggota tim:

• Meningkatkan komunikasi dengan kepemimpinan

• Menyediakan ruang yang aman untuk mengatasi kekhawatiran

• Menawarkan umpan balik tentang kinerja individu

Meskipun evaluasi kinerja dapat terasa menegangkan, evaluasi ini juga memotivasi dan memberi kejelasan kepada anggota tim tentang cara meningkatkan kinerja. Seiring berjalannya waktu, evaluasi kinerja yang matang akan membangun kepercayaan dan menunjukkan kepada anggota tim bahwa Anda mendukung mereka dan jalur karier mereka.

Tingkatkan evaluasi kinerja dengan perangkat lunak penetapan gol

Dengan perangkat lunak penetapan gol Asana, tim Anda dapat menerima pembaruan yang lebih sering tentang kinerja mereka, yang mengurangi tekanan pada semua orang saat evaluasi kinerja dilakukan. 

Penentuan gol meningkatkan proses evaluasi kinerja dengan lebih berfokus pada progres di masa mendatang. Ketika tim dapat melihat progres mereka, mereka akan merasa lebih termotivasi untuk melakukan pekerjaan terbaik.