Cara melakukan analisis proyek

Saat menemukan bola lampu, Thomas Edison terkenal dengan pernyataan, "Saya tidak gagal, saya baru saja menemukan 10.000 cara yang tidak akan berhasil." Setiap kali dia membuat bola lampu yang gagal, Edison belajar hal-hal baru tentang hal yang tidak berhasil dan hal yang harus dia coba selanjutnya. 

Memahami hal yang tidak berfungsi—dan mencoba sesuatu yang baru—adalah cara terbaik untuk melakukan iterasi dan meningkatkan proses Anda. Itulah yang dilakukan oleh analisis proyek. Sebelum memulai proyek, jalankan analisis premortem bersama Tim untuk membayangkan hal yang tidak diinginkan. Kemudian, saat beralih ke eksekusi proyek, Anda lebih siap dengan pengetahuan tentang hal yang tidak akan berhasil—dan yang akan berhasil. 

Apa itu analisis proyek?

Selama premortem (bahkan sebelum Anda memulai proyek), tim proyek Anda melihat ke depan hingga akhir proyek dan membayangkan proyek itu gagal. Dengan bekerja mundur dari titik kegagalan, tim Anda dapat lebih memahami risiko proyek dan cara menghindarinya saat proyek berjalan. 

Premortem dipimpin oleh manajer proyek atau Scrum master, tetapi seluruh tim proyek berpartisipasi selama prosesnya. Semakin beragam perspektif yang Anda miliki selama premortem, semakin besar kemungkinan Anda dapat mengidentifikasi potensi risiko di masa depan dan mencegah terjadinya risiko tersebut.

Jika belum pernah mendengar tentang analisis sebelum kejadian, Anda tidak sendirian. Banyak tim proyek merencanakan post-mortem di akhir proyek, untuk melakukan tanya jawab dengan tim atau memahami hal yang salah—tetapi sering kali post-mortem itu terlalu sedikit, terlambat. Sebaliknya, premortem secara proaktif mengidentifikasi risiko proyek dan mengatasinya sebelum terjadi. 

Premortem vs. postmortem

Sesuai namanya, premortem dan postmortem terjadi pada tahap yang berbeda dalam linimasa proyek. Premortem berlangsung sebelum proyek dimulai. Sesi analisis ini berfungsi sebagai penilaian risiko proaktif terhadap potensi kegagalan proyek. 

Di sisi lain, postmortem adalah analisis proyek setelah proyek selesai. Anda mungkin juga pernah mendengar postmortem disebut retrospektif, terutama oleh tim yang menjalankan Scrum. Tidak seperti premortem, postmortem tidak selalu tentang kegagalan proyek. Sesi ini paling sering diadakan setelah proyek gagal, tetapi Anda juga dapat menjalankan postmortem proyek untuk mengekstrak pembelajaran yang ingin dibagikan oleh tim proyek. 

Premortem vs. manajemen risiko proyek

Premortem memiliki tujuan yang mirip dengan proses manajemen risiko proyek. Kedua proses ini membantu Anda mengidentifikasi dan mencegah risiko proyek secara proaktif. Perbedaan utama antara keduanya adalah cara Anda melakukan pendekatan untuk mengidentifikasi risiko. 

Selama proses manajemen risiko proyek, tim Anda mengidentifikasi dan memantau potensi risiko proyek melalui daftar risiko. Jika risiko yang teridentifikasi menjadi kenyataan, tim Anda sudah memiliki rencana untuk mengatasinya secara efisien dan efektif. 

Selain itu, selama premortem, tim Anda membayangkan bahwa proyek telah gagal. Premortem tidak terlalu tentang mengidentifikasi dan mengelola risiko, melainkan lebih tentang memvisualisasikan risiko yang benar-benar terjadi. Ini adalah struktur mental yang berguna bagi beberapa anggota tim. Berhenti membicarakan "bagaimana jika" itu membebaskan. Pemimpin proyek kemudian mengambil informasi ini dan menggunakannya untuk mengurangi risiko atau, dalam beberapa kasus, membuat rencana manajemen risiko proyek.

Manfaat premortem

Seperti rencana manajemen risiko lainnya, analisis premortem membantu Anda dan tim mencegah kegagalan proyek. Namun, kerangka kerja spesifik dari analisis ini—di mana tim membayangkan kegagalan telah terjadi dan bekerja mundur dari sana—memiliki beberapa manfaat berbeda. 

Dengan analisis proyek, Anda:

• Mendapatkan prospek yang terlambat. Prospective hindsight adalah ketika Anda membayangkan sesuatu telah terjadi. Menurut penelitian, prospek tinjauan ke belakang meningkatkan kemampuan untuk mengidentifikasi alasan hasil di masa depan secara benar sebesar 30%. 

• Mengurangi rasa terlalu percaya diri. Terkadang, Anda sangat menginginkan proyek yang Anda rencanakan untuk berhasil sehingga Anda secara tidak sadar membiarkan bias mengambil alih dan mengabaikan risiko. Ini dapat terjadi pada siapa saja, bahkan jika Anda menjalankan analisis risiko proyek. Premortem membayangkan proyek telah gagal, sehingga memungkinkan Anda bertukar pikiran tanpa keyakinan berlebihan yang mengaburkan kebenaran. 

• Melibatkan tim lintas fungsi. Karena premortem melibatkan berbagai pemangku kepentingan—bukan hanya tim proyek inti—analisis ini menghadirkan perspektif baru dan memberikan wawasan berharga tentang potensi risiko proyek yang tidak akan teridentifikasi. 

• Menyelaraskan risiko proyek. Seperti kebanyakan rencana manajemen risiko, analisis akar masalah menandai potensi risiko proyek. Kemudian, saat mengerjakan proyek, Anda dan Tim lebih sadar akan hambatan, dan Anda dapat mengidentifikasi risiko tersebut lebih cepat jika benar-benar terjadi.

6 langkah menggunakan analisis akar masalah

Untuk menggunakan teknik analisis akar penyebab, mulai dari titik kegagalan untuk mengidentifikasi potensi risiko dengan rencana proyek Anda. Setelah mengidentifikasi risiko, lakukan curah pendapat tentang kemungkinan dan tingkat keparahan risiko tersebut. Langkah terakhir adalah mencegah terjadinya risiko yang mungkin atau parah.

1. Buat rencana proyek

Sebelum membayangkan hal yang tidak berjalan sesuai rencana, Anda harus terlebih dahulu memahami secara umum hal yang akan terjadi. Di sinilah peran rencana proyek. Rencana proyek adalah cetak biru elemen utama yang akan dicapai tim selama proyek. 

Ada tujuh bagian dalam rencana proyek:

1. Gol

2. Metrik keberhasilan

3. Pemangku kepentingan dan peran

4. Ruang lingkup dan anggaran

5. Milestone dan hasil akhir

6. Linimasa dan jadwal

7. Rencana komunikasi

Buat dan bagikan rencana proyek Anda sebelum melakukan evaluasi. Tim Anda perlu memahami rencana proyek secara tepat untuk memikirkan kemungkinan masalah yang dapat terjadi. Tergantung pada kompleksitas inisiatif, Anda juga dapat membagikan peta jalan proyek, piagam proyek, atau kasus bisnis.

Contohnya, berikut rencana proyek untuk kampanye pemasaran di Asana:

2. Undang pemangku kepentingan

Saat merencanakan premortem, undang siapa saja yang memiliki wawasan tentang alasan proyek dapat gagal. Ini termasuk tim proyek inti serta mitra kerja lintas fungsi. Mengundang sponsor proyek atau pemangku kepentingan eksekutif kurang penting karena mereka tidak begitu memahami pekerjaan proyek sehari-hari. Untuk membantu mengidentifikasi orang yang akan diundang, buat Diagram RACI. 

Untuk melanjutkan contoh rencana kampanye pemasaran, pemangku kepentingan yang relevan meliputi:

• Daniela, pemimpin kampanye pemasaran dan manajer pemasaran email

• Kabir, copywriter kampanye

• Avery, pemimpin desain untuk kampanye

• Blake, manajer media sosial yang mendukung kampanye

• Kat, manajer video

3. Identifikasi potensi kegagalan proyek

Setelah membagikan rencana proyek dan mengidentifikasi pemangku kepentingan, saatnya menjalankan premortem. Langkah pertama dari rapat premortem adalah sesi curah pendapat, yang dibagi menjadi dua bagian. 

Untuk memulai, setiap anggota tim harus melakukan curah pendapat secara mandiri terkait potensi risiko proyek. Anda dapat melakukan ini secara langsung jika tim Anda suka bertukar pikiran di ruangan yang sama, atau mencoba bertukar pikiran secara asinkron pada hari-hari menjelang rapat. Pastikan anggota tim Anda melakukan ini sendiri, jadi mereka tidak bias oleh ide anggota tim lainnya. Tim Anda akan memiliki waktu untuk membandingkan dan membagikan ide nanti.

Sebagai pemimpin proyek, pastikan tim Anda merasa nyaman membagikan semua pemikirannya. Beberapa risiko proyek bersifat lebih pribadi daripada yang lain, tetapi mengabaikan risiko tersebut dapat berdampak negatif pada keberhasilan proyek. Pertimbangkan untuk menetapkan norma kelompok sebelum semua orang mulai membagikan ide, jadi semua orang merasa nyaman membagikan semua pemikirannya.

Misalnya, tim kampanye pemasaran mengidentifikasi alasan berikut yang dapat menyebabkan kegagalan kampanye: 

• Hasil akhir proyek tidak keluar tepat waktu.

• Hasil akhir proyek dirilis tepat waktu dengan kesalahan ejaan dan grafis.

• Proyek melebihi anggaran.

• Ada umpan balik negatif dari pelanggan terhadap pesan kampanye, yang menyebabkan publisitas yang buruk.

• Halaman arahan kampanye terkait mengalami crash dan tidak tersedia pada minggu peluncuran.

• Gaya desain kampanye merek disalin oleh pesaing.

• Pemotongan anggaran pemasaran berdampak pada hasil akhir dan linimasa kampanye merek.

• Strategi kreatif tidak beresonansi dengan pelanggan, yang menyebabkan kehilangan pasar serta penurunan persepsi dan nilai merek.

• Pemangku kepentingan tidak selaras terkait hasil akhir, yang menyebabkan frustrasi selama proses proyek. 

4. Bagikan risiko

Setelah anggota tim menuliskan ide mereka secara individual, saatnya berbagi dengan grup. Pastikan Anda atau fasilitator tim lainnya mendokumentasikan semua ide dalam sumber informasi terpusat. Idealnya, proses ini harus visual sehingga anggota tim dapat mendiskusikan potensi kegagalan dan mengatasinya jika memungkinkan. Coba gunakan papan tulis atau alat curah pendapat kolaboratif untuk mencatat ide semua orang.

Saat semua orang siap berbagi, kelilingi ruangan (atau Zoom) dan minta setiap anggota tim membagikan satu ide pada satu waktu. Alih-alih membiarkan satu anggota tim membaca semua kegagalan proyeknya, dorong mereka untuk membagikan salah satu ide mereka dan kemudian lanjutkan ke orang berikutnya, dan seterusnya. Dengan begitu, semua orang berkesempatan untuk berbicara. Dorong anggota tim untuk tidak mengulangi alasan, kecuali mereka memiliki sesuatu yang penting untuk ditambahkan. 

5. Identifikasi risiko dengan kemungkinan atau tingkat keparahan tinggi 

Tidak semua kegagalan proyek yang dicantumkan tim selama sesi curah pendapat premortem mungkin terjadi. Meskipun terjadi, itu mungkin tidak cukup parah untuk memengaruhi tujuan proyek. Beberapa kegagalan proyek mungkin terlalu kecil kemungkinannya, sementara yang lain mungkin tidak cukup besar untuk memengaruhi proyek dan menyebabkan kegagalan total. Sebagai tim, telusuri daftar dan identifikasi kegagalan proyek yang berpotensi tinggi atau tingkat keparahannya tinggi. 

Jumlah risiko yang Anda dapatkan tergantung pada ruang lingkup dan dampak proyek. Secara umum, sepuluh adalah angka yang bagus, tetapi Anda dapat memiliki lebih sedikit atau lebih banyak tergantung situasi spesifik Anda. 

Misalnya, selama premortem kampanye pemasaran, tim mengidentifikasi lima risiko yang harus ditangani:

• Kemungkinan tinggi: Hasil akhir proyek tidak keluar tepat waktu.

• Probabilitas tinggi: Proyek melebihi anggaran.

• Tingkat keparahan tinggi: Halaman arahan kampanye terkait mengalami crash dan tidak tersedia pada minggu peluncuran.

• Tingkat keparahan tinggi: Strategi kreatif tidak sesuai dengan pelanggan, yang menyebabkan kehilangan pasar serta penurunan persepsi dan nilai merek.

• Mudah dipecahkan: Pemangku kepentingan tidak selaras terkait hasil akhir, yang menyebabkan frustrasi selama fase pelaksanaan proyek.

6. Tinjau dan revisi rencana proyek

Setelah rapat premortem selesai, ambil ide yang dihasilkan dari curah pendapat tim dan terapkan ke rencana proyek. Cari titik lemah dalam rencana proyek yang dapat Anda perkuat untuk mencegah beberapa skenario kegagalan yang diidentifikasi anggota Tim Anda. Ini kesempatan Anda untuk mengurangi risiko dan meningkatkan hasil di masa mendatang—bahkan sebelum proyek dimulai. 

Jika Anda mengerjakan inisiatif besar, ubah beberapa item tindakan dengan kemungkinan atau tingkat keparahan yang lebih tinggi menjadi daftar risiko. Lalu, jika Anda membuat perubahan substansial atau memperkenalkan alat baru untuk mengurangi risiko, presentasikan perubahan dalam rencana proyek kepada tim, kolaborator lintas fungsi, dan pemangku kepentingan eksekutif atau sponsor proyek.

Misalnya, setelah premortem kampanye pemasaran, berikut cara mengatasi setiap risiko:

• Ada kemungkinan besar hasil akhir proyek tidak keluar tepat waktu. Untuk mencegah risiko ini, lihat pekerjaan Anda dalam alat seperti bagan Gantt untuk memvisualisasikan tugas pada linimasa dan mendapatkan gambaran yang jelas tentang hasil akhir atau hambatan. Agar pemangku kepentingan eksekutif terus mendapatkan informasi, kirimkan laporan status proyek mingguan agar semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang progres proyek. 

• Ada kemungkinan besar proyek melebihi anggaran. Untuk mencegah risiko ini, sertakan pembaruan anggaran dalam laporan status proyek bulanan dan pastikan sponsor proyek Anda terus diberi tahu tentang semua pembaruan anggaran. Sebelum memulai proyek, atur ulang anggaran untuk memastikan Anda memiliki cadangan, jika ada hal yang tidak terduga.

• Halaman arahan kampanye yang macet berdampak serius pada keberhasilan kampanye merek. Untuk mencegah risiko ini, luncurkan halaman di lingkungan staging seminggu sebelumnya untuk memastikan halaman berfungsi dengan baik sebelum membagikannya kepada publik. 

• Strategi kreatif yang tidak selaras dengan pelanggan berdampak serius pada kesuksesan kampanye merek karena mengakibatkan kehilangan pasar serta penurunan persepsi dan nilai merek. Untuk mencegah risiko ini, sertakan riset persona dari tim pemasaran produk dalam rencana proyek dan brief proyek sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama. 

• Pemangku kepentingan proyek dapat menjadi frustrasi selama proyek jika mereka tidak selaras dengan hasil akhir. Risiko ini dapat diatasi dengan mudah melalui rencana komunikasi dan sumber informasi terpusat untuk semua informasi proyek, seperti alat manajemen kerja. 

Setelah premortem: Apa yang terjadi selanjutnya? 

Analisis sebelum kejadian membantu Anda memahami alasan proyek dapat gagal dan mencegah risiko tersebut muncul. Setelah Anda menyelesaikan premortem, yang tersisa hanyalah menjalankan proyek. Untuk bantuan memulai, serta praktik terbaik manajemen proyek, lihat pusat sumber daya manajemen proyek kami.