39 istilah manajemen proyek yang perlu diketahui

Baik Anda baru saja diperkenalkan dengan semua hal tentang manajemen proyek atau mencari penyegaran terkait istilah-istilah penting, kami telah menyusun daftar istilah umum manajemen proyek yang mungkin Anda temui saat mengelola proyek.

Saat Anda terbiasa dengan istilah-istilah ini, Anda akan melihat bahwa berbagi bahasa yang sama dengan anggota tim dapat membantu proyek Anda berkembang lebih lancar. Tim akan lebih tertata, memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang hal yang perlu dilakukan, dan memiliki peta jalan yang lebih jelas tentang cara mencapai gol.

Istilah dasar manajemen proyek

Manajemen proyek dapat mencakup berbagai topik, tetapi berikut beberapa istilah umum untuk manajemen proyek, apa pun industrinya: 

1. Perangkat lunak manajemen proyek 

Perangkat lunak manajemen proyek adalah jenis perangkat lunak khusus yang Anda gunakan untuk mengelola proyek. Beberapa manajer proyek menggunakan perangkat lunak manajemen proyek tertentu dalam proses manajemen proyek mereka, seperti Asana, dan yang lain menggunakan perangkat lunak yang lebih umum untuk perencanaan mereka, seperti Excel. Meskipun penggunaan perangkat lunak manajemen proyek tidak diwajibkan saat mengelola proyek, perangkat ini dapat membantu menyelaraskan tim agar lebih efisien dengan menghemat waktu, menata aset, dan melacak milestone seiring progres proyek.

2. Manajer proyek

Manajer proyek adalah peran yang dijalankan seseorang untuk memastikan kelancaran proyek dari awal hingga akhir. Sebuah proyek mungkin memiliki manajer proyek khusus, meskipun dalam beberapa kasus orang yang berperan sebagai manajer proyek mungkin memiliki jabatan yang sama sekali berbeda. Manajer proyek bertanggung jawab atas setiap langkah proyek—dari pembuatan ide hingga penyelesaian—serta alur kerja utama di seluruh proses.

3. Pemangku kepentingan

Pemangku kepentingan proyek adalah orang-orang yang terkena dampak langsung dari proyek yang sedang Anda kerjakan. Ini bisa berarti tim yang secara langsung mengerjakannya, tim tersier yang perlu mempelajari proses baru, atau CEO perusahaan untuk memastikan bahwa bisnis terus berjalan lancar.

4. Hasil akhir

Hasil akhir adalah produk dari hal yang diharapkan di akhir proyek. Hasil akhir dapat berupa berbagai aset, baik yang dihadapkan secara internal kepada anggota tim atau secara eksternal kepada pelanggan. Beberapa contoh hasil akhir termasuk produk yang sepenuhnya baru, dek penjualan, peningkatan lalu lintas, atau pembaruan fitur. 

5. Linimasa proyek 

Linimasa proyek adalah alat manajemen proyek yang membantu Anda memvisualisasikan bagaimana semua bagian dari rencana Anda cocok satu sama lain. Linimasa proyek dapat membantu Anda membuat daftar dependensi spesifik selama proses perencanaan proyek.

6. Dependensi

Dependensi adalah tugas yang bergantung pada penyelesaian tugas lain sebelum dapat dilakukan. Contoh yang bagus untuk hal ini adalah tinjauan hukum. Tugas tertentu—seperti mempresentasikan slide penjualan—tidak dapat berlanjut hingga mendapatkan persetujuan dari tim hukum. Artinya, tugas presentasi dek penjualan bergantung pada persetujuan tim hukum. 

7. Bagan Gantt

Bagan Gantt adalah jenis manajemen proyek visual yang menampilkan proyek dalam bentuk linimasa. Ini adalah cara mudah untuk melacak siklus proyek dan memperkirakan tanggal akhir untuk aktivitas proyek tertentu.

Bagan Gantt memungkinkan manajer proyek untuk dengan mudah melihat pekerjaan yang perlu diselesaikan, siapa yang melakukannya, dan kapan. Tugas direpresentasikan oleh bilah horizontal yang menunjukkan durasi inisiatif spesifik tersebut.

8. Manajemen sumber daya

Manajemen sumber daya adalah proses perencanaan dan penjadwalan sumber daya yang perlu Anda gunakan untuk proyek tertentu. Ini berbeda dengan alokasi sumber daya, karena Anda secara aktif merencanakan tempat dan waktu penggunaan sumber daya yang telah diatur dan Anda anggarkan untuk proyek.

Istilah perencanaan manajemen proyek

Anda akan menemukan berbagai istilah selama proses perencanaan proyek. Berikut hal terpenting yang perlu diketahui:

9. Anggaran proyek

Anggaran proyek adalah jumlah sumber daya yang dapat digunakan untuk proyek tertentu. Anggaran proyek dapat ditetapkan dalam jam, seperti di dunia agensi, atau dalam jumlah dolar. 

10. Rencana proyek

Rencana proyek (atau rencana manajemen proyek) adalah peta terperinci dari semua elemen yang perlu dicapai tim untuk meraih gol proyek. Rencana proyek itu penting karena menetapkan tahapan untuk seluruh proyek. Rencana manajemen proyek ini memberikan arahan kepada setiap orang yang bekerja dalam tim untuk membantu menjaga akuntabilitas. Rencana proyek adalah sumber informasi utama bagi setiap anggota tim yang terlibat. Jika ada pertanyaan, rencana proyek adalah sumber informasi yang dapat diakses.

11. Tujuan proyek 

Tujuan proyek adalah gol yang Anda tetapkan untuk dicapai pada akhir proyek tertentu. Ini alasan utama proyek berjalan. Tujuan proyek dapat berupa aset jadi yang berwujud, seperti produk baru, atau gol spesifik yang ingin dicapai, seperti meningkatkan jumlah pengikut media sosial sebesar 300%. 

12. Indikator kinerja utama (IKU)

Indikator kinerja utama (IKU) adalah metrik yang menunjukkan progres tim Anda menuju gol atau tujuan proyek tertentu. 

KPI adalah cara mudah untuk melacak kinerja proyek. Pemasar email mungkin memiliki gol yang ditetapkan untuk meningkatkan tingkat pembukaan email, dan IKU yang mereka lacak adalah persentase tingkat pembukaan rata-rata dari semua email pemasaran yang dikirim pada kuartal tersebut. 

13. Ruang lingkup proyek 

Ruang lingkup proyek secara jelas menentukan gol, batas waktu, dan hasil akhir yang harus diselesaikan proyek dalam jangka waktu tertentu. Menetapkan ruang lingkup proyek sebelumnya dapat membantu anggota tim mengelola waktu mereka secara individual dan pemangku kepentingan akan tahu kapan harus mengharapkan perubahan seiring progres proyek. 

14. Scope creep

Scope creep adalah hal yang terjadi saat tugas dan hasil akhir proyek mulai melampaui ruang lingkup proyek yang telah ditetapkan manajer proyek. Meskipun scope creep tidak selalu buruk, hal ini dapat secara drastis mengubah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek jika tidak dipantau dan dikelola dengan cermat. 

15. Kasus bisnis

Kasus bisnis adalah jenis dokumen yang menyoroti manfaat yang akan didapatkan perusahaan jika Anda mengejar inisiatif bisnis tertentu. Contoh, Anda dapat membuat kasus bisnis untuk menambah jumlah pegawai di tim atau untuk memilih perangkat lunak manajemen kerja baru.

16. Piagam proyek 

Piagam proyek adalah dokumen yang menyoroti tujuan utama, ruang lingkup, dan tanggung jawab utama proyek Anda. Piagam proyek adalah cara bagi pemangku kepentingan utama untuk mendapatkan ikhtisar umum pekerjaan yang akan dilakukan sebelum menyetujui proyek. Piagam proyek sering digunakan untuk meyakinkan pemangku kepentingan utama agar menyetujui proyek.

17. Rapat pembuka

Rapat perdana adalah kesempatan bagi Anda untuk berkumpul dengan semua pemangku kepentingan dari proyek tertentu untuk memastikan semua orang selaras dengan rencana proyek. Ini memungkinkan anggota tim untuk mengajukan pertanyaan dan memastikan bahwa setiap orang yang memiliki kepentingan dalam proyek memiliki kesempatan untuk menyuarakan pendapat. 

18. Alokasi sumber daya

Alokasi sumber daya adalah proses mengidentifikasi secara tepat jumlah sumber daya yang dapat Anda gunakan untuk proyek tertentu. Sumber daya dapat berupa:

• Waktu

• Anggaran

• Anggota tim

• Peralatan

• Perangkat lunak

19. Rencana kontingensi

Rencana kontingensi adalah rencana yang ditetapkan jika rencana awal Anda tidak berjalan dengan baik. Rencana kontingensi adalah Rencana B yang telah ditetapkan sebelumnya dalam manajemen proyek. Rencana kontingensi sering digunakan untuk proyek dan inisiatif yang lebih besar dan kompleks guna memastikan semuanya berjalan lancar - bahkan jika ada hambatan kecil dalam proses pelaksanaan. 

Istilah metodologi manajemen proyek

Proses manajemen proyek dapat bervariasi tergantung industri tempat Anda berada atau ukuran tim Anda. Tidak ada proyek yang sama, itulah sebabnya ada berbagai jenis proses manajemen proyek. Metodologi manajemen proyek yang paling umum meliputi:

20. Agile

Metodologi Agile adalah formulir manajemen proyek yang iteratif. Tim pengembangan perangkat lunak sering menjalankan Agile karena kebutuhan proyek mereka dapat berubah dengan sangat cepat. Alih-alih mengerjakan satu bagian besar, Agile berfokus pada peningkatan yang lebih kecil sehingga pekerjaan dapat dengan cepat beralih ke strategi yang berbeda jika diperlukan. Ini memastikan bahwa perubahan yang dibuat pada produk difokuskan pada hal terbaik untuk pengguna akhir.

21. Model Waterfall

Manajemen proyek Waterfall adalah formulir linier dari manajemen proyek di mana setiap langkah proyek bergantung pada langkah sebelumnya. Model waterfall sering kali melibatkan banyak perencanaan sebelum eksekusi dimulai untuk memastikan bahwa semua dependensi diperhitungkan. Model waterfall sering divisualisasikan dalam Bagan Gantt.

22. Kanban 

Kanban adalah bentuk manajemen proyek visual yang sering kali direpresentasikan oleh Papan Kanban. Di papan Kanban, pekerjaan ditampilkan di papan proyek yang diatur menurut kolom, dengan setiap tugas menjadi "kartu" di kolom yang sesuai. Kolom sering kali mewakili tahap pekerjaan, dan kartu "ditarik" dari backlog saat bergerak maju ke tahap proses berikutnya. 

23. Scrum

Scrum adalah bagian dari metodologi Agile di mana tim mempelajari pengalaman masa lalu untuk memengaruhi langkah-langkah berikutnya dari proyek mereka. Dalam tim Scrum, ada satu individu, yang dikenal sebagai master Scrum, yang membantu memandu tim melalui setiap tahap scrum. 

Ada empat tahap umum dalam metodologi Scrum:

• Perencanaan

• Eksekusi

• Tinjauan

• Retrospektif

24. Proses iteratif

Proses iteratif dalam manajemen proyek menjelaskan proses yang terus berubah seiring progres proyek. Proses iteratif, yang sering kali diatur menurut periode waktu atau sprint tertentu, melibatkan periode refleksi untuk melihat kembali hal yang telah dilakukan dan melihat hal yang dapat diubah untuk iterasi berikutnya.

25. Manajemen portofolio (PPM)

Manajemen portofolio proyek (PPM) adalah proses membuat portofolio terpusat dari berbagai proyek. Ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan lebih banyak wawasan di beberapa proyek berbeda sehingga Anda dapat melihat keterkaitan antara pekerjaan harian tim dengan gol Business.

26. Manajemen nilai yang diperoleh

Manajemen nilai yang diperoleh adalah cara manajer proyek melacak pekerjaan yang selesai terhadap rencana proyek yang dijadwalkan. Anda dapat menghitung nilai yang diperoleh dengan mengalikan persen proyek yang selesai dengan total biaya anggaran proyek untuk melihat berapa nilai yang diperoleh proyek Anda. Proses ini dapat membantu Anda melacak anggaran dan linimasa proyek.

27. Proyek di lingkungan terkontrol (PRINCE2)

PRINCE2 adalah metodologi manajemen proyek berbasis proses yang berfokus pada struktur tim manajemen proyek dan justifikasi business proyek. 

Ada tujuh langkah utama dalam proses PRINCE2:

1. Memulai proyek

2. Memulai proyek

3. Mengarahkan proyek

4. Mengontrol tahapan

5. Mengelola penyerahan produk

6. Mengelola batas tahap

7. Menyelesaikan proyek

Akronim umum manajemen proyek yang perlu diketahui

Saat Anda mendalami manajemen proyek, Anda akan menemukan berbagai akronim, termasuk: 

28. Profesional manajemen proyek (PMP)

Project management professional (PMP) adalah siapa saja yang bekerja di bidang manajemen proyek. Anda tidak perlu memiliki jabatan Manajer proyek untuk dianggap sebagai tenaga profesional manajemen proyek.

29. Project Management Institute (PMI)

Project Management Institute adalah organisasi profesional yang didedikasikan khusus untuk manajemen proyek. Project Management Institute menawarkan sertifikasi dan kelas kepada mereka yang tertarik untuk mengejar karir dalam manajemen proyek. 

30. Project Management Body of Knowledge (PMBOK®)

Project Management Body of Knowledge adalah serangkaian terminologi dan pedoman standar yang ditetapkan oleh Project Management Institute. Panduan PMBOK® mencakup metodologi manajemen proyek seperti metode jalur kritis (CPM) dan struktur perincian kerja (WBS). 

31. Certified associate in project management (CAPM)

Gelar CAPM adalah sertifikasi yang dapat Anda terima dari Project Management Institute. Ini adalah sertifikasi tingkat pemula yang dirancang untuk mereka yang memiliki sedikit pengalaman kerja.

32. Statement of work (SOW)

Statement of work adalah dokumen formal yang menjelaskan persyaratan proyek tertentu. Ini dengan jelas menguraikan aktivitas, hasil akhir, dan jadwal proyek. Ini sering digunakan saat agensi atau kontraktor menyediakan pekerjaan untuk klien guna memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang pekerjaan yang perlu diselesaikan.

33. Manajemen proses bisnis (BPM)

Manajemen proses bisnis (BPM) adalah praktik menggunakan berbagai metode untuk meningkatkan, mengoptimalkan, dan mengotomatiskan proses bisnis. Istilah ini mencakup berbagai strategi, tetapi paling umum digunakan saat menyederhanakan atau mengotomatiskan alur kerja. 

34. Metode jalur kritis (CPM)

Metode jalur kritis (CPM) adalah alat pemodelan manajemen proyek. Manajer proyek mencantumkan semua pekerjaan proyek yang perlu diselesaikan, perkiraan waktu, dan dependensi setiap tugas tersebut. Anda kemudian mengukur proyek dari awal hingga akhir untuk melihat seluruh proses proyek dalam satu linimasa besar. 

35. Teknik tinjauan evaluasi program (PERT)

Teknik peninjauan evaluasi program digunakan untuk mengidentifikasi dan menghitung jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas atau aktivitas tertentu. Bagan PERT adalah bagan alir yang merepresentasikan langkah-langkah yang perlu selesai dalam urutan yang diperlukan sesuai dengan kebutuhan waktu. Jika bagan PERT tidak tersedia, Bagan Gantt akan digunakan. 

36. Struktur perincian kerja (WBS)

Struktur perincian kerja (WBS) adalah rencana proyek ringkas yang ditata dalam hierarki visual. Ini berarti struktur ini menghubungkan elemen-elemen utama dari rencana proyek, seperti tujuan, hasil akhir, linimasa, dan pemangku kepentingan utama. Manajer proyek menggunakan struktur perincian kerja untuk memvisualisasikan proyek dan hasil akhir terkait dependensi. 

37. Analisis SWOT

Analisis SWOT adalah alat pengambilan keputusan yang dapat membantu Anda mengidentifikasi aspek utama proyek. SWOT adalah singkatan dari:

• Strengths (Kekuatan)

• Weaknesses (Kelemahan)

• Opportunities (Peluang)

• Threats (Ancaman)

38. RACI

Diagram RACI digunakan untuk mengidentifikasi peran dan tanggung jawab tim Anda untuk tugas, milestone, atau hasil akhir proyek apa pun. Diagram RACI juga dikenal sebagai matriks tanggung jawab. RACI adalah singkatan dari:

• Responsible

• Accountable

• Consulted

• Informed

39. Gol SMART

Gol SMART adalah akronim yang digunakan untuk membantu menetapkan gol yang jelas dan dapat dicapai. SMART adalah singkatan dari:

• Specific (Spesifik)

• Measurable (Terukur)

• Achievable (Dapat dicapai)

• Realistic (Realistis)

• Time-bound (Terikat waktu)

Bangun keterampilan manajemen proyek Anda

Ingin meningkatkan keterampilan manajemen proyek Anda? Dari pelacakan proyek hingga manajemen risiko, pelajari selengkapnya tentang manajemen proyek dari pustaka sumber daya manajemen proyek Asana.