Apa itu alokasi sumber daya? Pelajari cara mengalokasikan sumber daya

Saat memikirkan elemen terpenting dari perencanaan proyek, apa yang terlintas dalam benak Anda? Anda mungkin memikirkan tujuan utama proyek, linimasa untuk mencapai tujuan tersebut, dan ruang lingkup hal yang dapat dicapai dalam proyek. 

Namun, mencapai salah satu elemen ini bergantung pada satu hal: sumber daya yang tersedia untuk proyek Anda. 

Dalam manajemen proyek, alokasi sumber daya dapat membantu memastikan tim proyek memiliki aset—baik itu anggaran, alat, atau anggota tim—untuk mencapai tujuan proyek. Mengalokasikan sumber daya secara efektif dapat membantu Anda mencapai gol proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. 

Jika Anda belum pernah membuat rencana alokasi sumber daya, artikel ini cocok untuk Anda. Kami akan memandu Anda melalui lima langkah untuk mengalokasikan sumber daya secara efektif. Kemudian, dapatkan pratinjau tantangan umum alokasi sumber daya dan hal yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi tantangan tersebut.

Apa itu alokasi sumber daya? 

Alokasi sumber daya adalah proses mengidentifikasi dan menugaskan sumber daya yang tersedia untuk suatu inisiatif. Alokasi sumber daya yang efektif membantu memaksimalkan dampak sumber daya proyek sekaligus tetap mendukung gol tim Anda. Untuk membuat rencana alokasi sumber daya, identifikasi sumber daya yang tepat—termasuk anggota tim, alat, anggaran, dan lainnya—yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan hasil akhir proyek.

Apa itu sumber daya? 

Sumber daya adalah segala sesuatu yang membantu Anda menyelesaikan proyek. Ini dapat mencakup:

• Anggota tim

• Anggaran

• Linimasa proyek

• Ide, kekayaan intelektual, atau keahlian khusus

• Peralatan

• Alat atau perangkat lunak

• Proses otomatis yang mengurangi Kerja tentang kerja

Siapa yang bertanggung jawab untuk mengalokasikan sumber daya? 

Orang yang bertanggung jawab atas alokasi sumber daya bervariasi berdasarkan ukuran organisasi Anda, tetapi biasanya individu yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan proyek. Untuk perusahaan yang lebih kecil, manajer proyek atau pemimpin tim biasanya mengelola anggaran, penjadwalan sumber daya, dan pekerjaan proyek. 

Di sisi lain, di perusahaan yang lebih besar, manajer proyek dan pemilik anggaran proyek sering kali adalah orang yang berbeda. Akibatnya, Anda mungkin memerlukan persetujuan dari pemangku kepentingan proyek penting atau sponsor proyek sebelum mengalokasikan sumber daya. 

Jika Anda tidak yakin siapa yang harus mengalokasikan sumber daya, tanyakan pada diri sendiri dua pertanyaan ini dan identifikasi siapa yang paling siap untuk menjawabnya:

• Berapa anggarannya, dan siapa yang menyetujuinya? Anda memerlukan anggaran untuk alat, teknologi, pekerja lepas, dan peralatan. 

• Apa prioritas tim, dan siapa yang punya waktu untuk mengerjakan inisiatif ini? Sebelum mengalokasikan sumber daya manusia, pikirkan kapasitas dan prioritas setiap anggota tim. Bagaimana Anda dapat membantu anggota tim melakukan pekerjaan terbaik mereka dan memiliki dampak tertinggi?

Jika Anda tidak yakin dengan beban kerja semua orang, gunakan alat manajemen beban kerja untuk melihat kapasitas anggota tim, mempersiapkan proyek mendatang, dan mengidentifikasi burnout sebelum terjadi. 

Manfaat alokasi sumber daya

Alokasi sumber daya yang efektif lebih dari sekadar tugas; ini adalah pendekatan strategis yang dapat meningkatkan manajemen proyek dengan memastikan sumber daya digunakan secara efisien dan bijaksana. Ini menghasilkan penyelarasan tugas yang lebih baik dengan sumber daya yang tersedia, alur kerja yang lebih lancar, dan penanganan kendala proyek yang lebih efektif. 

Hasilnya, proyek lebih mungkin selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan standar kualitas yang diinginkan, yang secara langsung berkontribusi pada keberhasilan proyek secara keseluruhan.

• Alur Kerja yang efisien: Alokasi sumber daya yang tepat menghasilkan alur kerja yang lebih efisien. Ini memastikan setiap fase proyek selaras dengan persyaratan proyek yang diperlukan, mengurangi penundaan, dan meningkatkan efisiensi.

• Mitigasi kemacetan: Dengan mengantisipasi dan merencanakan penggunaan sumber daya, kemacetan dapat diidentifikasi dan dimitigasi sebelum memengaruhi linimasa proyek. Pendekatan proaktif ini menjaga proyek tetap sesuai rencana, meningkatkan kepuasan klien.

• Manajemen proyek yang disederhanakan: Menggabungkan penggunaan dasbor dengan automasi melampaui metode tradisional seperti spreadsheet. Dasbor memberikan ikhtisar visual dan intuitif tentang distribusi dan pemanfaatan sumber daya, sementara automasi menyederhanakan proses pelacakan dan alokasi. Kombinasi ini meningkatkan efisiensi manajemen proyek secara keseluruhan, memungkinkan penyesuaian real-time dan pengambilan keputusan yang lebih matang.

• Optimalisasi sumber daya: Strategi alokasi sumber daya yang dibuat dengan baik adalah kunci keberhasilan proyek. Ini memastikan sumber daya terbaik digunakan di tempat yang paling dibutuhkan, selaras dengan gol dan linimasa proyek. Dengan menggunakan sumber daya fisik dan manusia secara optimal, proyek lebih mungkin mencapai tujuan dan memenuhi ekspektasi klien.

Cara mengalokasikan sumber daya secara efektif

Strategi alokasi yang efektif mengidentifikasi gol dan prioritas proyek serta mengumpulkan sumber daya agar sesuai dengan kebutuhan Anda di sepanjang siklus proyek. Alokasi sumber daya harus menjadi pertimbangan awal proyek—idealnya, alokasikan sumber daya selama fase perencanaan proyek. 

1. Mulai dengan memikirkan tujuan akhir

Untuk memahami prioritas proyek, tingkat kepentingannya, dan cara mengalokasikan sumber daya, Anda harus terlebih dahulu menguraikan tujuan proyek. Ini adalah langkah pertama untuk proyek apa pun. Tujuan proyek adalah gol spesifik, terikat waktu, dan dapat dicapai yang Anda rencanakan untuk dicapai pada akhir proyek.

Jika belum, selaraskan dengan:

• Gol dan tujuan utama proyek

• Hasil akhir utama proyek

• Milestone yang relevan

• Linimasa umum atau peta jalan proyek

2. Identifikasi sumber daya yang tersedia

Dalam alokasi sumber daya, sumber daya adalah segala sesuatu yang membantu Anda mencapai tujuan proyek. Tergantung kebutuhan proyek, ini termasuk tim proyek dan alat, anggaran, peralatan, atau keterampilan yang dibutuhkan untuk mencapai hasil akhir proyek. 

Sebelum benar-benar mengalokasikan sumber daya, pahami apa yang tersedia. Ada beberapa dependensi yang harus diperhatikan, termasuk:

• Apa tingkat prioritas proyek ini? Ini memengaruhi cara sumber daya harus dialokasikan. Apakah ini proyek yang membutuhkan semua orang untuk berkontribusi pada OKR perusahaan, atau ini adalah inisiatif dengan prioritas lebih rendah? Buat sistem tingkat internal untuk prioritas proyek guna memandu cara Anda mengalokasikan staf untuk setiap proyek. 

• Siapa yang siap mengerjakan proyek ini? Lihat kapasitas tim untuk memahami pekerjaan yang sedang mereka kerjakan. Jika proyek ini lebih penting daripada pekerjaan mereka saat ini, coba penataan sumber daya. Lihat apakah ada hal yang dapat Anda deprioritaskan atau jadwalkan ulang untuk mengakomodasi pekerjaan baru ini. 

• Berapa anggaran atau alat apa yang tersedia? Apakah proyek ini memiliki anggaran? Apakah ada alat tambahan yang perlu Anda investasikan atau kembangkan untuk menyelesaikan pekerjaan ini? 

• Sumber daya tambahan apa yang dibutuhkan? Apakah Anda memerlukan anggota tim lintas fungsi untuk mengerjakan proyek ini? Selain itu, apakah ada sumber daya nonkonvensional, seperti keahlian yang sangat unik atau peralatan baru, yang Anda butuhkan agar proyek ini berhasil?

• Siapa yang perlu menyetujui rencana alokasi sumber daya ini? Jika orang lain selain Anda bertanggung jawab atas anggaran, alat, atau beban kerja tim, hubungi mereka untuk memastikan rencana alokasi sumber daya ini terlihat bagus. Adakah pemangku kepentingan proyek tambahan yang perlu diberi tahu selama proses alokasi sumber daya? 

3. Tentukan ruang lingkup proyek

Untuk menentukan ruang lingkup proyek baru, Anda harus terlebih dahulu memahami gol, batas waktu, dan hasil akhir proyek. Ini membantu Anda memahami kebutuhan proyek sehingga Anda dapat mencapai gol tepat waktu dan sesuai anggaran. 

Ruang lingkup proyek yang jelas juga membantu Anda menghindari scope creep, yang terjadi ketika permintaan dan hasil akhir melebihi ruang lingkup proyek yang telah ditetapkan.

4. Buat dan bagikan rencana proyek

Setelah Anda memahami sumber daya yang tersedia, tampilkan informasi itu ke tim yang lebih besar. Undang tim proyek Anda ke rapat perdana proyek, dan bagikan:

• Rencana proyek Anda

• Milestone proyek yang relevan

• Jadwal proyek

• Dependensi tugas yang perlu dipantau

Lacak semua pekerjaan ini dengan perangkat lunak Manajemen Kerja. Tim proyek Anda perlu mengetahui sumber daya yang tersedia untuk proyek ini—dan juga memiliki sumber informasi terpusat untuk informasi ini jika ada perubahan. Dengan sistem manajemen kerja terpusat, Anda dapat memperjelas prioritas proyek sehingga semua orang memahami konteks pekerjaan. Dengan begitu, jika ada perubahan, Anda dapat memprioritaskan ulang berdasarkan pekerjaan berdampak tinggi. 

5. Memantau progres proyek

Setelah proyek berjalan, pantau progres proyek jika ada perkembangan alokasi sumber daya yang tidak terduga. Terlepas dari seberapa baik proyek Anda direncanakan, segalanya dapat berubah. Anggota tim pergi berlibur, klien mungkin terlambat menghubungi Anda kembali, atau gol bisnis Anda mungkin berubah. Lacak progres proyek secara real time sehingga Anda dapat menyesuaikan jika perlu.

Tantangan umum alokasi sumber daya

Jika dilakukan dengan benar, alokasi sumber daya dapat membantu Anda mencapai gol, meningkatkan dampak, dan memaksimalkan pemanfaatan sumber daya. Anda akan menjadi lebih baik dalam mengalokasikan sumber daya seiring berjalannya waktu, tetapi jika baru memulai, berikut beberapa tantangan umum—dan cara menghindarinya. 

Burnout dan alokasi berlebihan

Salah satu tantangan terbesar dalam proses alokasi sumber daya adalah menghindari kerja berlebihan dan burnout. Tanpa visibilitas yang jelas ke dalam beban kerja—terutama di beberapa proyek —sangat mudah untuk secara tidak sengaja mengalokasikan sumber daya secara berlebihan ke proyek tertentu. Kerja berlebihan yang berkepanjangan dapat mengakibatkan penurunan produktivitas, keterlibatan, dan kinerja proyek secara keseluruhan.

Untuk mencegah burnout, coba perencanaan kapasitas untuk menilai distribusi beban kerja dan memastikan sumber daya dialokasikan secara efisien untuk memenuhi tuntutan proyek. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya untuk menjaga keseimbangan beban kerja dan memastikan anggota tim tidak kewalahan. Dengan 71% pekerja intelektual mengalami burnout pada 2020, memantau beban kerja secara efektif sangat penting untuk kesuksesan proyek jangka panjang.

Dependensi sumber daya

Keberhasilan proyek sering bergantung pada beberapa komponen yang bergerak, tetapi perubahan tak terduga dapat mengganggu rencana terbaik sekalipun. Jika tugas utama tertunda, hal itu dapat menyebabkan kemacetan dan memengaruhi pekerjaan terkait.

Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek memungkinkan Anda melacak dependensi secara real-time, menemukan potensi kekurangan dan penundaan sejak dini, serta menyesuaikan sumber daya sesuai kebutuhan. Jenis automasi ini membantu menghindari kejutan di menit terakhir dan menjaga proyek tetap sesuai rencana.

Pemanfaatan sumber daya yang buruk

Banyak anggota tim menghabiskan sebagian besar hari mereka untuk tugas administratif—mencari file, mengejar persetujuan, dan beralih antar-alat—meninggalkan sedikit waktu untuk perencanaan strategis. Pemanfaatan sumber daya mengukur seberapa efektif waktu tim dihabiskan untuk pekerjaan yang mendorong profitabilitas.

Memaksimalkan sumber daya bukan berarti bekerja lebih keras, melainkan lebih cerdas. Memprioritaskan tugas berdampak tinggi dan mengurangi pekerjaan administratif yang tidak perlu memungkinkan anggota tim untuk berfokus pada hal yang benar-benar penting. Memanfaatkan alat manajemen sumber daya dapat membantu menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan efisiensi.

Kiat alokasi sumber daya yang efektif

Banyak tim yang baru dalam membuat keputusan alokasi sumber daya sering berjuang untuk mengidentifikasi dan menyebarkan sumber daya terbaik dengan cara yang menyederhanakan operasi dan menjaga proyek tetap pada jalur kritisnya. Hal ini dapat menyebabkan kemacetan dan hambatan, yang berpotensi membahayakan keberhasilan proyek.

Ikuti strategi utama ini untuk menyederhanakan operasi dan mengoptimalkan proses alokasi sumber daya Anda:

1. Selaraskan lokasi dengan ketersediaan sumber daya

• Pilih lokasi proyek dengan bijaksana dengan mempertimbangkan kebutuhan geografis dan ketersediaan sumber daya untuk menyiapkan Tim Anda meraih kesuksesan.

• Sederhanakan logistik dengan mencari bahan secara lokal, yang membantu memangkas waktu transit dan menurunkan biaya.

• Pantau dinamika rantai pasokan untuk menyempurnakan strategi alokasi sumber daya dan tetap terdepan dalam menghadapi potensi tantangan.

2. Manfaatkan automasi dan alat manajemen proyek

• Izinkan perangkat lunak manajemen sumber daya melakukan pekerjaan berat dengan mengotomatiskan penugasan tugas berdasarkan beban kerja dan keahlian tim Anda.

• Manfaatkan alat yang tepat untuk penjadwalan dan peningkatan sumber daya agar semuanya berjalan lancar. Dengan pembaruan real-time tentang ketersediaan material, Anda akan selalu tahu apa yang tersedia dan menghindari kekurangan yang tidak terduga.

• Gunakan lebih banyak waktu untuk hal yang benar-benar penting—keberhasilan proyek dan kepuasan klien—dengan mengotomatiskan proses rutin yang dapat memperlambat Anda.

3. Gunakan data real-time untuk mendorong keputusan

• Gunakan dasbor dan perangkat lunak manajemen proyek untuk memantau metrik utama dan membuat penyesuaian real-time pada strategi alokasi sumber daya Anda.

• Manfaatkan wawasan dari struktur perincian kerja untuk tetap terdepan dalam menghadapi penundaan dan mengalihkan sumber daya ke tempat yang paling membutuhkan.

• Dapatkan hasil maksimal dari sumber daya Anda dengan menyesuaikan rencana saat kebutuhan proyek berkembang, yang akan membantu Anda tetap fleksibel dan efisien.

Alokasi sumber daya yang efektif menghasilkan proyek yang lebih baik

Alokasi sumber daya dapat membantu Anda menyiapkan proyek untuk meraih kesuksesan sejak hari pertama. Kelola ketersediaan sumber daya sejak awal selama proses perencanaan sumber daya untuk mengetahui hal yang dapat Anda dukung dan cara mencapai gol proyek.  

Pertanyaan umum tentang makna dan definisi alokasi sumber daya