Kiat membuat dokumen dan templat permintaan informasi (RFI)

Permintaan informasi (RFI) adalah tempat yang sempurna untuk memulai saat mencari vendor untuk menangani proyek Anda berikutnya. Templat RFI tidak hanya membantu Anda menata pikiran, tetapi juga dapat memperoleh informasi dari vendor untuk membantu Anda menemukan konsultan terbaik untuk proyek Anda.

Panduan ini akan membahas tentang RFI, kapan Anda harus menggunakannya, dan langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk membuat dokumen ini. Kemudian, gunakan templat RFI gratis kami untuk memberi Anda awal yang baik dalam prosesnya.

Apa itu RFI?

Permintaan informasi (RFI) adalah dokumen yang dikirimkan manajer proyek kepada vendor potensial untuk mengumpulkan informasi tentang layanan dan produk yang tersedia. Tujuan pengiriman RFI adalah mendapatkan usulan solusi kontraktor untuk proyek bisnis Anda. Dengan demikian, Anda tidak perlu mengetahui jawaban atas masalah Anda saat memulai. RFI dapat menjadi bagian dari proses mencari tahu cara terbaik untuk memecahkan masalah Anda.

RFI mencakup:

• Detail proyek

• Kriteria evaluasi

• Kualifikasi

• Detail pengiriman

• Batas waktu tanggapan

• Informasi yang diminta

Perusahaan Anda dapat menyesuaikan formulir RFI untuk mengajukan pertanyaan spesifik kepada vendor tentang audiens target, proyek sebelumnya, dan karakteristik perusahaan. Ini bermanfaat karena mengajukan pertanyaan yang paling relevan kepada vendor akan membantu mereka menemukan solusi lebih cepat dan dengan cara yang lebih efektif.

RFI membantu tim mengurangi kesalahan di masa mendatang dengan meminta informasi terperinci dari pemasok. Anda dapat menggunakan kombinasi tanggapan dari dokumen RFI, RFP, dan RFQ untuk mengambil keputusan akhir tentang vendor yang akan dipilih.

RFI vs. RFP

Perbedaan utama antara proses RFI dan RFP adalah saat Anda menggunakannya. Anda harus mengirim permintaan informasi terlebih dahulu—ketika ingin mengetahui cara vendor potensial akan memecahkan masalah proyek. 

Dokumen permintaan proposal (RFP) memberikan informasi latar belakang, detail, dan anggaran proyek. Anda harus mengirimkan jenis templat ini ke vendor potensial dan meminta mereka untuk mengirimkan proposal. Gunakan permintaan proposal saat menanyakan langkah-langkah spesifik yang akan diambil vendor untuk menyelesaikan proyek—ini juga merupakan cara vendor mengajukan penawaran untuk pekerjaan mereka.

RFI vs. RFQ

Permintaan informasi mengumpulkan informasi umum tentang calon vendor. Permintaan penawaran (RFQ) adalah dokumen yang dikirimkan perusahaan kepada vendor untuk mengklarifikasi harga mereka. 

Biasanya, Anda mengirim RFI sebelum RFQ, tetapi Anda menggunakan keduanya untuk memutuskan vendor mana yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan yang ada. Permintaan informasi berfokus pada detail proyek dan gambaran besar, sementara permintaan penawaran harga berfokus terutama pada biaya layanan atau barang dari vendor.

Kapan Anda harus menggunakan RFI?

Anda harus menggunakan dokumen permintaan informasi sebagai langkah pertama dari tahap perencanaan proyek. 

Templat RFI sangat bermanfaat saat Anda memiliki masalah yang perlu dipecahkan, tetapi tidak yakin harus memulai dari mana atau cara mengatasi masalah tersebut. Mengirim deskripsi masalah kepada vendor akan membantu Anda menemukan solusi opsional. Contohnya, bayangkan skenario berikut:

• Jika Anda menginginkan pendapat tentang pemodelan ulang ruang kantor beranda, Anda dapat mengirim RFI ke desainer interior.

• Saat ingin mencegah banjir di ruang bawah tanah, Anda dapat mengirim permintaan dokumen informasi kepada beberapa kontraktor.

• Anda dapat mengirim email berisi templat RFI ke pakar SEO jika perlu menemukan strategi terbaik untuk meningkatkan lalu lintas situs web Anda.

Setelah meninjau dokumen RFI yang selesai, Anda dapat memutuskan vendor atau pemasok mana yang masih Anda minati. Selanjutnya, Anda dapat menggunakan daftar pilihan ini untuk mengetahui siapa yang akan dikirimi permintaan proposal untuk mendapatkan lebih banyak detail tentang cara mereka akan menyelesaikan proyek.

Cara membuat dokumen RFI

Setelah menentukan bahwa Anda memiliki masalah yang perlu dipecahkan atau proyek yang memerlukan dukungan kontraktor, saatnya mengirimkan dokumen RFI. Ingat, Anda tidak perlu memiliki solusi yang sudah sepenuhnya terpikirkan. 

Vendor akan menanggapi dengan cara mereka dapat membantu Anda dalam upaya Anda. Berikut empat langkah membuat dokumen RFI untuk membantu Anda menemukan kontraktor yang tepat untuk proyek Anda berikutnya.

1. Buat pernyataan kebutuhan

Sebelum melakukan hal lain, Anda harus mengisi pernyataan kebutuhan dalam dokumen RFI. Bagian ini harus secara singkat menguraikan masalah yang ingin Anda pecahkan dan kriteria vendor. Berikan informasi yang cukup agar pemasok dapat memahami masalahnya—bahkan tanpa pengetahuan latar belakang perusahaan Anda sebelumnya.

Contoh yang bagus adalah jika Anda menghubungi spesialis pemasaran untuk membantu rencana pemasaran label pakaian Anda.  Anda akan mengirimkan templat RFI yang mencakup pernyataan kebutuhan yang menjelaskan kebutuhan Anda untuk meningkatkan kesadaran merek dan pendapatan perusahaan. Spesialis pemasaran akan menanggapi di bagian "informasi yang diminta" pada dokumen dan menunjukkan cara mereka dapat memecahkan masalah.

2. Tambahkan informasi perusahaan Anda

Memberikan detail tambahan tentang model bisnis Anda dapat membantu vendor menemukan solusi untuk masalah Anda secara lebih efisien. Beri tahu mereka tentang industri, audiens target, dan nilai-nilai perusahaan Anda untuk membantu mereka menyesuaikan jawaban mereka guna memenuhi kebutuhan Anda. Memberikan informasi latar belakang penting ini juga akan membantu vendor memahami masalah spesifik yang Anda coba pecahkan secara lebih detail.

3. Sertakan detail penting proyek

Selanjutnya, tanyakan kepada diri Anda informasi terpenting yang harus disertakan dalam tanggapan RFI Anda. Pastikan untuk menyertakan informasi yang perlu diketahui vendor untuk menyelesaikan proyek Anda.

Berikut beberapa faktor yang harus disertakan saat membuat dokumen RFI:

• Gol proyek: Berikan detail dan tujuan proyek untuk membantu vendor memiliki informasi yang cukup guna menemukan solusi untuk masalah Anda.

• Detail pengiriman: Tambahkan email atau alamat surat Anda dengan dokumen untuk memastikan vendor tahu ke mana harus mengirimkan kembali RFI Anda.

• Batas waktu tanggapan: Dengan mencantumkan batas waktu dan kerangka waktu tanggapan langsung dalam dokumen RFI, Anda dapat memastikan semua peserta memahami kapan mereka perlu mengirimkan dokumen tepat waktu untuk dipertimbangkan.

• Kriteria evaluasi: Dengan memiliki persyaratan evaluasi yang jelas, kontraktor potensial akan tahu apakah mereka memenuhi kualifikasi minimum untuk dipilih menangani proyek Anda. 

Menyertakan semua detail proyek akan membantu Anda menemukan kontraktor yang dapat menyelesaikan proyek dan menemukan seseorang yang memiliki solusi untuk masalah Anda. Ini juga akan membantu kontraktor menyesuaikan tanggapan mereka dengan kebutuhan proyek Anda secara tepat. Dengan demikian, Anda dapat mengetahui seberapa cocok kontraktor tersebut untuk Anda

4. Lampirkan bagian tanggapan

Izinkan responden berkesempatan menjelaskan cara mereka akan menyelesaikan proyek. Ini sangat penting, karena Anda perlu mengevaluasi apakah itu solusi potensial yang baik atau tidak. Selain itu, minta mereka untuk menjelaskan alasan mereka adalah tim terbaik untuk pekerjaan tersebut. Ini akan memberi Anda wawasan tentang cara tim mereka dibentuk, cara mereka melakukan pekerjaan, dan etos kerja mereka. Jawaban ini akan membantu Anda menentukan vendor yang harus Anda lanjutkan dengan mengirimkan permintaan proposal (RFP).

Secara khusus, pastikan dokumen RFI Anda memiliki bagian untuk:

• Informasi yang diminta: Anda harus menyertakan Bagian yang harus diisi vendor untuk menjawab pertanyaan apa pun yang ingin diketahui perusahaan Anda terkait proyek.

• Kualifikasi: Buat bagian yang dapat diisi vendor dan sertakan kualifikasi mereka untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat tentang vendor terbaik untuk bekerja sama.  

Templat RFI

Gunakan templat RFI kami di bawah ini untuk membantu Anda menemukan vendor yang dapat membantu memecahkan masalah proyek Anda. Saat mengirimkan RFI, pastikan untuk mengisi informasi perusahaan, gol, tujuan, persyaratan bisnis, ruang lingkup pekerjaan, dan bagian informasi yang diminta. 

Seperti yang ditunjukkan dalam contoh dokumen permintaan informasi kami di bawah ini, kosongkan bagian tanggapan vendor sehingga kontraktor memiliki ruang untuk menjawab pertanyaan Anda.

Dari templat RFI hingga manajemen vendor

Menggunakan templat RFI yang terperinci akan membantu Anda menemukan solusi terbaik untuk menghadapi hambatan perusahaan. Dokumen permintaan informasi dapat membantu Anda membuat daftar pendek kontraktor potensial dan meletakkan dasar untuk ekspektasi pada hasil akhir proyek. 

Namun, RFI hanyalah permulaan. Untuk proyek Anda selanjutnya, coba gunakan Asana untuk melacak dokumen RFI, RFP, dan RFQ Anda di setiap langkah.