Apa itu diagram SIPOC? 7 langkah untuk memetakan dan memahami proses bisnis

Sebelum dapat meningkatkan proses bisnis atau menjalankan analisis proses bisnis, Anda perlu memahaminya. Dan sering kali cara terbaik untuk memahami suatu proses adalah dengan menggambarkannya. Di situlah diagram SIPOC berperan. Meskipun proses bisnis bisa rumit, diagram SIPOC adalah cara sederhana untuk memvisualisasikan bagaimana setiap bagian dari proses tersebut saling berhubungan.

Apa itu diagram SIPOC? 

Diagram SIPOC memberikan tampilan umum suatu proses dengan mendokumentasikan pemasok, input, proses, output, dan pelanggannya. Diagram ini memvisualisasikan cara semua orang dalam proses menerima materi atau data dari satu sama lain, dan sering digunakan untuk meningkatkan atau memahami proses yang memengaruhi pengalaman pelanggan.

Diagram SIPOC tidak dimaksudkan untuk memberikan terlalu banyak detail. Sebaliknya, diagram ini memberi pemangku kepentingan peta proses umum untuk membantu mereka mengambil keputusan dan melakukan curah pendapat terkait ide peningkatan. Dengan demikian, diagram SIPOC hanyalah salah satu alat untuk manajemen proses bisnis (BPM). BPM adalah alat untuk peningkatan berkelanjutan proses bisnis. Ini meliputi menyelidiki proses, merencanakan cara meningkatkannya, dan menerapkan peningkatan tersebut dengan inisiatif strategis.

Apa saja elemen SIPOC?

SIPOC adalah akronim dari lima komponen berikut:

• Suppliers (Pemasok): Sumber input untuk proses

• Input: Sumber daya yang dibutuhkan agar proses dapat berfungsi

• Process (Proses): Langkah-langkah proses umum

• Output: Hasil dari proses

• Pelanggan: Orang-orang yang menerima output atau manfaat dari proses

Diagram SIPOC vs. diagram alur kerja

Diagram Alur Kerja menyediakan peta grafis dari proses atau proyek bisnis. Diagram SIPOC adalah jenis diagram Alur Kerja yang berfokus pada pihak yang membuat dan menerima materi atau data di seluruh proses bisnis. 

Beberapa diagram alur kerja ditata dengan setiap langkah proses yang dipetakan secara kronologis. Namun, diagram SIPOC tidak memetakan dependensi (yaitu, tugas yang perlu selesai sebelum tugas lainnya). Sebaliknya, diagram ini memvisualisasikan siapa yang membuat materi proses, cara materi tersebut masuk ke dalam proses, dan siapa yang menerima output proses. 

Apa kegunaan diagram SIPOC? 

Diagram SIPOC sering digunakan dalam manajemen proyek lean sebagai bagian dari metodologi peningkatan proses Six Sigma. Six Sigma bertujuan untuk meminimalkan cacat dan inkonsistensi dalam produk akhir—oleh karena itu, metode ini berfungsi dengan baik untuk meningkatkan manufaktur atau proses apa pun yang terkait dengan pengalaman pelanggan. Komponen inti dari lean Six Sigma adalah proses DMAIC, yang merupakan singkatan dari define (menentukan), measure (mengukur), analyze (menganalisis), improve (meningkatkan), dan control (mengontrol). Diagram SIPOC berperan selama fase "tentukan" dari proses DMAIC.

Namun, meskipun Anda tidak memimpin proyek Six Sigma atau menggunakan manajemen proyek lean, diagram SIPOC masih dapat berguna. Ini dapat membantu Anda: 

Menjelaskan proses bisnis 

Karena diagram SIPOC memberikan ikhtisar umum tanpa detail spesifik, diagram ini berguna bagi audiens yang tidak terbiasa dengan proses Business. Dengan begitu, ini adalah cara terbaik untuk memperkenalkan pegawai baru pada suatu proses atau mengomunikasikan detail proses utama yang berdampak langsung.

Menjaga keselarasan anggota tim

Diagram SIPOC mudah dibuat, jadi Anda dapat menggambarnya sebagai titik awal untuk curah pendapat peningkatan proses guna membingkai diskusi pemecahan masalah dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.

Memperjelas bagian-bagian proses

Saat membuat diagram SIPOC bersama tim, Anda diminta untuk mengidentifikasi informasi penting, seperti kontak pemasok, spesifikasi proyek, dan pelanggan target. Dengan begitu, tindakan membuat diagram SIPOC membantu Anda memahami proses, lalu meningkatkannya. 

Membuat diagram SIPOC bersama tim dapat membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut: 

• Bagaimana kita bisa mempermudah proses ini? 

• Apakah kita memberikan produk berkualitas kepada pelanggan? 

• Bisakah kita meningkatkan cara kita mengelola pemasok? 

• Apakah pemasok kita memberikan apa yang kita butuhkan? 

• Apakah kita tahu persona pelanggan kita dan demografi mereka?

• Adakah inefisiensi yang dapat kita tingkatkan saat membuat produk?   

Ingatlah bahwa diagram SIPOC hanyalah salah satu alat dalam kotak alat manajemen proses Anda. Saat Anda menyelidiki dan meningkatkan proses bisnis, Anda perlu membangun sistem yang lebih kuat agar tetap tertata. Sebelum mendalami peningkatan proses, pilih alat manajemen proyek yang memungkinkan Anda menetapkan pemilik dan batas waktu yang jelas, melihat dependensi, dan berkomunikasi dengan tim di satu lokasi terpusat. Dengan Asana, Anda bahkan dapat membuat diagram SIPOC sebagai Papan Kanban —lalu membagikan dan memperbarui diagram Anda secara real time. 

Cara membuat diagram SIPOC dalam 7 langkah

Menggunakan model SIPOC itu sederhana, tetapi sebenarnya praktik terbaiknya adalah tidak mengikuti akronim secara berurutan. Kami merekomendasikan untuk memulai dengan bagian "proses" karena itu sering kali merupakan tempat termudah untuk memulai, tetapi Anda juga dapat bekerja mundur dari "pelanggan" ke "pemasok". Karena itu, tim terkadang menyebut alat ini sebagai diagram COPIS. 

Berikut cara membuat diagram SIPOC: 

1. Pilih proses

Pilih proses yang ingin divisualisasikan dengan diagram SIPOC. Ini bisa berupa proses business baru yang ingin Anda terapkan atau proses yang sudah ada yang ingin Anda optimalkan. Membuat diagram SIPOC dapat membantu Anda memahami proses, melakukan curah pendapat ide untuk peningkatan, dan memberikan ikhtisar umum proses untuk membantu pemangku kepentingan mengambil keputusan. 

Contohnya, bayangkan Anda ingin meningkatkan pengiriman dan penyerahan produk. Diagram SIPOC dapat membantu mengidentifikasi inefisiensi, memastikan Anda mengelola pemasok dengan cara terbaik, dan menentukan apakah Anda memberikan produk berkualitas kepada pelanggan. 

2. Tentukan proses: P

Alih-alih menyelesaikan diagram SIPOC secara berurutan, biasanya lebih mudah untuk memulai dengan Bagian "P" dan menentukan proses terlebih dahulu. Bagilah proses menjadi 4-5 langkah umum, masing-masing dengan tindakan dan subjeknya sendiri. Jika mau, Anda dapat mengatur langkah-langkah ini sebagai diagram alir, dengan masing-masing langkah mengarah ke langkah lainnya. 

Untuk melanjutkan contoh pengiriman produk, prosesnya dapat dipecah menjadi langkah-langkah berikut: 

1. Pelanggan melakukan pembayaran

2. Faktur dikirim ke gudang

3. Tim gudang menyiapkan pengiriman

4. Perusahaan distribusi mengambil pengiriman

5. Perusahaan distribusi membawa pengiriman ke tujuan 

Jika proses Anda panjang dan berisi banyak langkah berbeda, coba kelompokkan langkah-langkah yang lebih kecil menjadi satu. Misalnya, Anda dapat menggunakan langkah yang lebih luas "Faktur dikirim ke gudang" untuk menggantikan semua detail tentang cara informasi ditransfer dari platform e-commerce Anda ke gudang pengiriman. Ingatlah bahwa tujuan diagram SIPOC adalah untuk memberikan ikhtisar umum, bukan tampilan terperinci. 

3. Buat daftar output: O

Identifikasi output dari proses. Ini membantu Anda memahami hal yang didapat dari sumber daya yang diinvestasikan dalam proses, dan hal yang sebenarnya diterima pelanggan. Output dapat berupa hal-hal seperti material, produk, layanan, atau informasi—pada dasarnya apa pun yang Anda, anggota tim internal, atau pelanggan dapatkan dari proses tersebut. Idealnya, hasil harus sesuai dengan kebutuhan pelanggan. 

Pada contoh SIPOC pengiriman produk di atas, hasilnya adalah: 

• Pelanggan mendapatkan produk dalam jangka waktu tertentu

• Perusahaan Anda menerima uang untuk produk tersebut

4. Mengidentifikasi pelanggan: C

Pelanggan adalah orang-orang yang menerima output atau manfaat dari proses. Ingatlah bahwa pelanggan tidak harus dari luar—mereka juga dapat mencakup rekan kerja dan pemangku kepentingan internal. Mari gunakan contoh lain selain skenario pengiriman. Katakanlah Anda sedang mempersiapkan retret tahunan perusahaan Anda. Dalam skenario ini, pelanggan dan pemangku kepentingan Anda adalah anggota tim yang menghadiri acara tersebut. 

Untuk contoh pengiriman, Anda dapat mencantumkan pelanggan berikut: pembeli online (yang menerima produk), dan perusahaan Anda (yang menerima uang untuk produk tersebut). 

5. Buat daftar input: I

Input adalah sumber daya yang Anda butuhkan agar proses berjalan dengan baik. Mirip dengan output, ini dapat berupa hal-hal seperti bahan, produk, layanan, atau informasi. Mencantumkan pemasok input membantu Anda memahami persyaratan sumber daya untuk proses dan menentukan apakah Anda mendapatkan bahan yang dibutuhkan dari pemasok.    

Untuk proses pengiriman produk, ini dapat mencakup informasi pengiriman dan pembayaran pelanggan, layanan pembayaran online, layanan pengemasan, bahan kemasan, ruang gudang, dan truk pengiriman. 

6. Mengidentifikasi pemasok: S

Pemasok adalah tempat Anda mendapatkan setiap input proses. Langkah ini membantu Anda memahami jumlah pemasok yang bekerja sama dengan Anda dan apakah Anda mengelolanya dengan cara yang paling efisien. 

Dalam contoh pengiriman produk kami, hal tersebut dapat mencakup hal berikut: 

• Pelanggan: Memberikan informasi pengiriman dan pembayaran

• Anggota tim gudang: Menawarkan layanan pengemasan

• Produsen kemasan: Membuat bahan kemasan

• Perusahaan penyewaan gudang: Menyediakan ruang gudang

• Layanan pengiriman: Menyediakan truk pengiriman

7. Bagikan diagram Anda

Diagram SIPOC dimaksudkan untuk dibagikan. Ini paling berharga sebagai alat untuk membantu Anda, tim, dan pemangku kepentingan memahami cara kerja proses Business. Artinya, untuk mendapatkan manfaat penuh dari peta SIPOC, Anda tidak hanya harus membagikannya, tetapi juga memastikan peta tersebut mudah diakses. 

Salah satu cara terbaik untuk membagikan informasi adalah dengan alat manajemen proyek, karena memungkinkan Anda mengatur informasi dan tugas proyek di satu tempat terpusat. Artinya, alih-alih mengirim belasan email terpisah, Anda dapat membagikan satu versi diagram kepada setiap pemangku kepentingan—lalu berkomunikasi dengan semua orang di satu utas. 

Jika ragu, gambarkan

Diagram SIPOC adalah templat yang berguna untuk disimpan di kotak alat peningkatan proses Anda. Diagram ini mudah dibuat, mudah dibagikan, dan memberikan informasi penting untuk membantu pengambil keputusan memahami proses bisnis pada tingkat tinggi. Selain itu, membuat diagram SIPOC bersama tim dapat membantu Anda memperjelas bagaimana setiap bagian proses saling berhubungan, dan cara Anda dapat menyederhanakan berbagai hal untuk menjadikan proses business Anda sebaik mungkin.