Sette attività di gestione delle operazioni e le competenze necessarie per svolgerle al meglio

La gestione operativa fa sì che i processi all'interno delle organizzazioni funzionino senza intoppi. Pensa alla tua azienda come a un aeroporto. Ogni team è un aereo che decolla in direzioni diverse con i propri progetti e le proprie idee. In qualità di responsabile delle operazioni, sei il controllore del traffico aereo che mantiene tutto e tutti in linea coi tempi previsti. 

Un controllore del traffico aereo monitora aspetti come le condizioni meteorologiche, il movimento dei voli e la comunicazione con i piloti. Allo stesso modo, ci sono sette funzioni di gestione delle operazioni. 

• Pianificazione operativa

• Contabilità 

• Progettazione del prodotto

• Controllo qualità

• Previsione

• Strategia

• Gestione della catena di approvvigionamento

Le operazioni sono coinvolte in quasi ogni aspetto di un’organizzazione. Per esempio, se un project manager vuole aggiungere un nuovo membro al team, il team operativo eseguirà prima un'analisi costi-benefici. Quando il team di produzione vuole creare un nuovo prodotto, il team operativo inizia valutando la domanda dei clienti. 

Potresti dedicare più tempo alla gestione di alcune funzioni rispetto ad altre. Ad esempio, se la tua azienda non fornisce un prodotto fisico, probabilmente non ti concentrerai molto sulla gestione della catena di approvvigionamento. Ma comprendere ogni funzione operativa è il modo migliore per prepararsi a lavorare in qualsiasi settore. 

1. Pianificazione operativa

La pianificazione operativa è la funzione fondamentale della gestione delle operazioni. I tuoi compiti all'interno di questa funzione possono includere:

• Monitoraggio della produzione giornaliera di beni

• Gestire e controllare l’inventario

• Monitoraggio delle prestazioni e del benessere dei membri del team

• Pianificazione della produzione

Il ruolo della gestione delle operazioni è quello di sostenere l’efficienza operativa. Cerca sempre nuovi progressi per rimuovere i colli di bottiglia e migliorare la tua strategia operativa.

Competenza richiesta: intraprendenza

Quando sei intraprendente, ti sarà più facile mantenere i processi aziendali. In qualità di responsabile delle operazioni, dovrai gestire il tuo team e tenere a mente il benessere dell’azienda. Per gestire questi cambiamenti, devi essere veloce. Nelle situazioni in cui non hai a disposizione gli strumenti di cui hai bisogno, è fondamentale pensare rapidamente e utilizzare ciò che hai per trovare soluzioni. 

2. Finanza

La finanza è una funzione essenziale e universale della gestione operativa, perché ogni azienda si impegna a ridurre i costi e aumentare i profitti. In qualità di responsabile delle operazioni, ti assicurerai che i leader aziendali tengano conto del budget quando prendono decisioni importanti. Ecco alcune delle attività che potresti dover svolgere:

• Creare budget per raggiungere gli obiettivi di produzione

• Ricerca di opportunità di investimento

• Allocazione dei budget e gestione delle risorse

Potresti chiederti in che modo i doveri finanziari del team operativo differiscono da quelli del reparto finanziario. Il reparto finanziario si occuperà di tutto, dalle entrate agli stipendi. Nel frattempo, dovresti limitare la tua partecipazione finanziaria alle cose rilevanti per il processo di produzione.

Competenza richiesta: pianificazione finanziaria

La pianificazione finanziaria consiste nel determinare se la tua azienda dispone del budget necessario per raggiungere gli obiettivi e gli scopi strategici. Per spingere i leader della tua azienda verso il successo finanziario, dovrai pianificare in anticipo.

Mantieni bassi i costi di produzione trovando fornitori di alta qualità con prezzi bassi. Vuoi creare un prodotto di prim’ordine che rientri nel budget del cliente.

3. Progettazione del prodotto

I progettisti di prodotto possono essere i creativi del team, ma il team operativo è gli occhi e le orecchie che raccolgono informazioni dal mercato. Una volta identificate le esigenze dei clienti e le tendenze di marketing, trasmetterai ciò che hai appreso ai progettisti in modo che possano realizzare un prodotto forte. 

Le attività specifiche che il tuo team potrebbe gestire in questa funzione includono:

• Consolidare le ricerche di mercato in risultati comprensibili

• Comunicare i risultati a un team di progettazione del prodotto

• Offrire indicazioni di progettazione per aiutare i progettisti a ideare un prodotto

Senza il team operativo, il team di progettazione del prodotto avrebbe difficoltà a sapere cosa creare. Il mercato è in continua evoluzione e la creazione di un prodotto finito di successo richiede una ricerca approfondita.

Competenza richiesta: interpretazione dei dati

La capacità di interpretare i dati è una competenza fondamentale per questa funzione della gestione operativa. In qualità di responsabile delle operazioni, devi trasformare i dati in indicazioni comprensibili. Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di comunicare chiaramente in che modo desideri che il tuo prodotto sia all’altezza o superi gli altri prodotti sul mercato. 

Una volta che hai un piano, semplifica la comunicazione tra i team utilizzando un’unica piattaforma o strumento. Crea un piano di progetto centralizzato per monitorare le azioni da attuare, le informazioni e i feedback. Quindi, condividilo in uno strumento di project management in modo che tutti possano accedervi e visualizzare le modifiche in tempo reale.

4. Controllo qualità

Il controllo qualità va di pari passo con la progettazione del prodotto. Dopo che il team di produzione crea un prodotto, il team operativo si assicurerà che soddisfi gli standard di qualità. Dovrai testare il prodotto per garantire che non ci siano difetti prima di rilasciarlo al pubblico. Le attività per il controllo qualità possono includere:

• Esecuzione di analisi dei rischi per identificare potenziali problemi

• Ispezionare i prodotti per assicurarsi che soddisfino gli standard di qualità

• Creazione di test per controllare la qualità del prodotto

• Documentare eventuali difetti o carenze dei prodotti

Il livello e gli standard del controllo qualità variano a seconda del settore: una delle prime cose che il tuo team dovrebbe fare durante il processo di controllo qualità è eseguire ricerche di mercato per determinare quali dovrebbero essere gli standard di qualità nel tuo settore. Dopo aver delineato una serie di standard di qualità, usali come punto di riferimento per la gestione della qualità in futuro.

Competenza richiesta: gestione dei conflitti

Non tutti i prodotti saranno di alta qualità dopo un solo ciclo di produzione. Potrebbero essere necessari molti cicli di progettazione e alcuni ripensamenti per creare un prodotto di qualità all’altezza degli standard. 

Questo tipo di feedback alla fine renderà il tuo prodotto la migliore versione di se stesso, ma può essere difficile da accettare sul momento. Per eccellere in questa funzione di gestione delle operazioni, crea solide strategie di gestione dei conflitti. In questo modo, puoi superare questi momenti di incertezza e creare prodotti che stupiscano i clienti.

5. Previsione

La previsione non è solo un termine che si usa per il meteo: i team operativi la usano anche per prevedere la domanda di un prodotto. Il tuo team può padroneggiare la previsione cercando di rispondere a domande ipotetiche come:

• Quale sarà la domanda per questo prodotto in futuro?

• Quali attività di marketing e promozioni dovremmo pianificare per questo prodotto?

• Quali iniziative di vendita dovremmo pianificare per questo prodotto?

• Possiamo stimare i costi di stoccaggio necessari per l’inventario?

• Possiamo determinare il costo di approvvigionamento e delle materie prime?

Competenza necessaria: processo decisionale basato sui dati

Il processo decisionale basato sui dati è utile in molte attività di gestione delle operazioni. L’unico modo per fare previsioni accurate è basarle sui fatti. Inizia con la previsione della domanda di prodotti analizzando le tendenze passate. Quindi, comunica i risultati delle previsioni ai responsabili di reparto, in modo che possano adeguare i piani futuri di conseguenza.

6. Strategia

La strategia è un’ampia funzione della gestione operativa che può includere la pianificazione, il monitoraggio e l’analisi operativa. L'obiettivo della gestione strategica è assicurarsi che le decisioni di produzione siano in linea con gli obiettivi aziendali. Gli obiettivi della tua azienda possono includere: 

• Dare priorità alla soddisfazione del cliente

• Migliorare il sistema di produzione 

• Controllare i costi mantenendo un vantaggio competitivo

Il tuo lavoro come responsabile delle operazioni è trovare modi per raggiungere gli obiettivi della tua azienda. Ecco alcune strategie che potresti utilizzare per gli esempi di cui sopra:

• Analisi dell’inventario: per dare priorità alla soddisfazione del cliente, inizia analizzando l’inventario. In questo modo, puoi aumentare la soddisfazione dei clienti assicurandoti di essere sempre in grado di soddisfare la loro domanda. 

• Collaborazione tra i team: una maggiore collaborazione tra i team migliorerà il sistema di produzione, perché la comunicazione aumenterà, con conseguente minore margine di errore.

• Dare priorità ai processi ecologici: il passaggio a processi più rispettosi dell’ambiente può far risparmiare denaro a lungo termine e mantenere i clienti coinvolti nel tuo marchio.

Competenza necessaria: pensiero critico

Il pensiero critico è importante per la funzione strategica della gestione delle operazioni, perché è il modo in cui crei idee ponderate e le ricolleghi ai punti fondamentali. Quando si pensa in modo logico attraverso i concetti, si è in grado di sviluppare strategie forti. Puoi utilizzare la ricerca e i dati per supportare le tue idee e quindi utilizzare ciò che hai imparato per prendere decisioni ben supportate per il tuo team. 

7. Gestione della catena di approvvigionamento

Se la tua azienda produce prodotti o servizi, avrà bisogno di una gestione della catena di approvvigionamento per l’approvvigionamento, la produzione e la spedizione. Potresti avere un reparto separato per la catena di approvvigionamento, ma i problemi relativi alla produzione interna saranno a carico tuo. La catena di approvvigionamento dovrebbe seguire un flusso ciclico come questo:

1. Materie prime

2. Fornitore

3. Produzione/produttore

4. Distributore

5. Rivenditore

6. Consumatore

La catena di approvvigionamento è ciclica perché una volta analizzata la domanda dei consumatori, si procureranno più materie prime e si percorrerà nuovamente la catena. 

Non è necessario seguire tutti questi passaggi. Per esempio, se lavori in una piccola azienda, puoi inviare prodotti o servizi direttamente ai consumatori. In questo modo si eliminano i costi di distribuzione e vendita al dettaglio, ma è comunque necessario mantenere intatta la catena di approvvigionamento. Se c’è un collo di bottiglia in una fase della catena di approvvigionamento, può causare problemi in tutte le altre.

Competenza necessaria: risoluzione dei problemi

In qualità di responsabile delle operazioni, dovrai organizzare, pianificare e delegare. Ma per migliorare ulteriormente le tue competenze, devi anche essere in grado di risolvere i problemi. Esistono molte strategie di risoluzione dei problemi che puoi studiare e tenere a portata di mano, e i membri del tuo team apprezzeranno le tue soluzioni rapide quando le cose si fanno difficili. 

L’importanza della gestione delle operazioni

Le attività di gestione delle operazioni sono fondamentali per ogni azienda, sia che si tratti di un’azienda manifatturiera o tecnologica. Mentre le aziende tecnologiche possono trovare la finanza e la strategia più importanti e le aziende manifatturiere possono concentrarsi maggiormente sulla catena di approvvigionamento, queste sette funzioni tracciano un quadro completo di come gestire qualsiasi team interno.

Le aziende prendono molte decisioni durante il processo di produzione e il team operativo spesso funge da voce della ragione tra i reparti. Senza la gestione operativa, i reparti potrebbero avere difficoltà ad allineare le decisioni con gli obiettivi aziendali, evitare conflitti e mantenere le operazioni senza intoppi. In particolare, la gestione delle operazioni:

• Motiva i membri del team: il team operativo motiva i membri del team mantenendo il luogo di lavoro organizzato e migliorando le condizioni di lavoro. I membri del team sono più entusiasti di lavorare quando hanno un ambiente di lavoro funzionante.

• Utilizza le risorse: un'altra parte del tuo lavoro come responsabile delle operazioni è creare un budget che utilizzi le risorse dell'azienda con saggezza. Cerca di ridurre i costi quando possibile, di sfruttare le risorse per soddisfare le esigenze del progetto e di evitare che vengano sprecate.

• Migliora la collaborazione: puoi migliorare la collaborazione dei team all'interno della tua organizzazione migliorando il processo decisionale. Quando prendi le decisioni giuste, stabilisci la fiducia tra i team, il che si traduce nella consegna di prodotti di alta qualità ai clienti. 

• Aiuta a raggiungere gli obiettivi: contribuisci al raggiungimento degli obiettivi aziendali fungendo da check point per le decisioni importanti. Quando i responsabili di reparto prendono in considerazione cambiamenti o iniziative, valuterai se le loro idee sono in linea con gli obiettivi aziendali.

• Migliora la produttività: aumenta la produttività rendendo più efficiente il processo di consegna del prodotto. I membri del team della tua organizzazione possono completare il loro lavoro più velocemente quando apporti miglioramenti alla produzione.

Comprendere il team operativo in relazione ad altri reparti

Un reparto operativo può assumere ruoli diversi a seconda delle dimensioni dell’azienda e del prodotto. Se sei una piccola azienda, il team delle risorse umane potrebbe condividere alcuni compiti con il team operativo, come la pianificazione finanziaria. Ma le aziende manifatturiere più grandi spesso hanno linee chiare tra le operazioni e le relazioni umane. In questo contesto, probabilmente lavorerai a stretto contatto con un team di gestione della catena di approvvigionamento.

Potresti chiederti perché la gestione della catena di approvvigionamento sia una delle funzioni principali della gestione delle operazioni, se è anche un reparto separato. Anche se questi due processi sono in genere strettamente legati tra loro, i team si concentrano su priorità leggermente diverse.  Tradizionalmente, la gestione operativa riguarda la parte interna della produzione, mentre la gestione della catena di approvvigionamento riguarda la parte esterna. 

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