Cos’è un grafico dei traguardi e perché è utile?

Un grafico dei traguardi è un modo per visualizzare le fasi più importanti del tuo progetto. Ogni traguardo raggiunto dal tuo team ti avvicina al completamento del progetto. In questo modo, i traguardi forniscono un senso di realizzazione e mostrano al tuo team come il lavoro che sta svolgendo contribuisce all'obiettivo generale del progetto. 

I traguardi non sono importanti solo per il tuo team, ma semplificano anche il tuo ruolo di project manager. Puoi condividere il grafico dei traguardi con gli stakeholder del progetto per visualizzare l'avanzamento del tuo progetto e assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. 

Quindi, come si crea un grafico dei traguardi? 

Esploreremo alcuni dei diversi modi in cui puoi affrontare questo passaggio nella pianificazione del tuo progetto. Ti daremo anche dei suggerimenti su come tenere alto il morale del team identificando e festeggiando i traguardi.

Cos’è un grafico dei traguardi?

Un grafico dei traguardi è una rappresentazione visiva delle attività più importanti che il tuo team deve portare a termine durante un progetto. 

In sostanza, i traguardi ti consentono di dare un’occhiata a ciò che il tuo team deve fare o ha già fatto. Pensa a loro come ai pioli di una scala: più in alto sali, più ti avvicini al completamento del tuo progetto.

Diversi modi per creare grafici dei traguardi

Esiste più di un modo per creare un grafico dei traguardi. Puoi aggiungere traguardi al modello di cronologia di progetto, creare un diagramma di Gantt o utilizzare un software di gestione del lavoro con uno strumento di cronologia.

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali utilizzato per illustrare la cronologia di un progetto, di un lavoro o di un programma. Sebbene i diagrammi di Gantt siano un ottimo modo per visualizzare il programma del progetto e i traguardi, possono richiedere molto tempo per essere configurati e diventare disordinati man mano che si aggiungono più dettagli. Puoi scoprire tutto sui pro e i contro dei diagrammi di Gantt nella nostra guida completa.

La migliore alternativa a un tradizionale diagramma di Gantt è uno strumento moderno per la cronologia dei progetti. Diamo un'occhiata ai vantaggi dell'utilizzo di uno strumento di pianificazione e cronologia del progetto per creare il tuo diagramma dei traguardi. 

Perché utilizzare uno strumento di project management per creare i tuoi grafici dei traguardi?

Per ottenere la stessa visione d’insieme del tuo progetto offerta da un diagramma di Gantt, utilizza uno strumento di cronologia nel tuo software di gestione del lavoro. Ci sono diversi vantaggi nell'utilizzare uno strumento di cronologia rispetto a un diagramma di Gantt:

• Uno strumento di cronologia è facile da configurare e mantenere, soprattutto quando devi aggiungere nuove attività o modificare i traguardi.

• Le attività e gli altri lavori sottostanti possono essere collegati alla cronologia e si aggiorneranno in tempo reale.

• Con un semplice clic, puoi condividere la cronologia con il tuo team o gli stakeholder.

Sette passaggi per creare un grafico dei traguardi

Ora esaminiamo il processo di creazione di un grafico dei traguardi passo dopo passo, iniziando dalla definizione degli obiettivi del progetto.

Passaggio 1: definire gli obiettivi del progetto

Prima di creare il grafico dei traguardi, dovrai delineare la cronologia e gli obiettivi generali del progetto. Definire gli obiettivi del progetto offre al tuo team una comprensione approfondita del risultato mirato del progetto. In questo modo, il tuo team sa esattamente a cosa sta lavorando e perché è importante. Quindi, definisci una cronologia approssimativa per il tuo progetto, iniziando con una data di inizio e una di fine. 

Esempio: supponiamo che tu sia un direttore della comunicazione e che la tua azienda si stia unendo a un'altra. L’obiettivo generale del progetto è riuscire a fondere le due aziende. La data di inizio del progetto è la creazione dell'annuncio interno, la data di fine è l'evento aziendale globale che celebra la riuscita della fusione. 

Passaggio 2: creare una lista delle attività

Ora che hai definito la cronologia approssimativa e l’obiettivo generale del progetto, è il momento di creare un elenco di attività. Queste attività dovrebbero essere registrate in ordine cronologico e idealmente collegate a date o intervalli di date per alleggerire il lavoro più avanti nel processo.

Esempio: tra le altre, le tue attività per la fusione aziendale includeranno la creazione della newsletter di annuncio interno, la pianificazione di sessioni di domande e risposte con i dipendenti, le conferenze stampa per annunciare la fusione esternamente e la pianificazione dell’evento di fusione globale.

Fase 3: identificare i traguardi

Per identificare i tuoi traguardi, devi prima capire esattamente cosa è un traguardo e cosa non lo è. 

Gli obiettivi tendono a essere più importanti dei traguardi. Un obiettivo dovrebbe delineare cosa succede una volta che il progetto è stato completato con successo e come si allinea agli obiettivi generali dell'azienda; un traguardo ti consente di guardare avanti a un punto imminente nel tuo progetto o indietro a ciò che hai già realizzato. 

È anche facile confondere un traguardo con un risultato finale, tuttavia, la distinzione è un po' più marcata in questo caso. Un risultato finale è qualcosa di tangibile, come un resoconto o un prodotto. Un traguardo è più concettuale e segna un check point a cui il tuo team può lavorare. 

Puoi identificare se qualcosa si qualifica o meno come traguardo considerando le seguenti domande:

• Questa attività influisce sulla scadenza?

• È un punto significativo nel tuo progetto che indica l'avanzamento?

• Questa attività dovrebbe essere esaminata dagli stakeholder?

• Il progetto può essere completato senza questa attività?

Se la risposta è sì a tutte le domande tranne l’ultima, hai identificato correttamente un traguardo.

Esempio: per sviluppare il tuo progetto di fusione e le cose da fare, devi prima classificare ogni iniziativa:

• Creare la newsletter interna per annunciare la fusione è un’attività. 

• L'invio della newsletter è un risultato finale del progetto. 

• Annunciare la fusione all'azienda (il completamento delle due attività precedenti) è un traguardo.

Passaggio 4: crea la tua cronologia

È arrivato il momento di assemblare il puzzle e trasformare le attività, gli obiettivi, le fasi, i risultati finali e i traguardi in una cronologia. Dai un’occhiata agli intervalli di tempo che hai aggiunto ai risultati finali del progetto e verifica se le fasi sono abbastanza lunghe. Questa è anche un’ottima opportunità per verificare se ci sono dipendenze che potrebbero causare un collo di bottiglia.

Aggiungi tutte le attività e le fasi del progetto al tuo strumento di cronologia, definisci le dipendenze, modifica le fasi se necessario e quindi indica le cose da fare, i risultati finali e i traguardi chiave. Una volta finalizzata la cronologia del progetto, dovresti avere una chiara visualizzazione dell'intero piano di progetto.

Esempio: un progetto delle dimensioni di una fusione aziendale avrà naturalmente alcune attività o fasi che non possono essere avviate fino a quando non ne vengono completate altre. Per esempio, avrai bisogno dei loghi aggiornati dal tuo team di marketing prima di poter inviare il comunicato stampa che annuncia la fusione stessa. Per far sì che il progetto proceda senza intoppi, visualizza queste dipendenze nella cronologia.

Passaggio 5: condividi la cronologia

Ora che la cronologia è completa, ti consigliamo di condividerla con il tuo team per assicurarti che nulla venga trascurato. Il tuo team può verificare che tutte le dipendenze siano state definite, che tutti i traguardi siano stati aggiunti alla cronologia e che tutte le fasi del progetto siano abbastanza lunghe da evitare colli di bottiglia o altri problemi.

Una volta che il tuo team ristretto ha verificato che la cronologia è pronta, condividila con il team più ampio. In questo modo, tutti avranno una panoramica migliore delle attività e delle fasi da completare per raggiungere i traguardi del progetto e, infine, portarlo a termine con successo.

Esempio: quattro occhi vedono più di due. Dopo aver condiviso il grafico dei traguardi con un responsabile della comunicazione, quest'ultimo scopre che non hai assegnato tempo sufficiente per preparare le sessioni interne di domande e risposte per i dipendenti. Ciò avrebbe causato una grande quantità di stress al tuo team di comunicazione e avrebbe potenzialmente influenzato negativamente il modo in cui il resto dell'azienda si sentiva riguardo alla fusione. Modificando la cronologia, puoi dare al tuo team il tempo sufficiente per prepararsi a questa fase del progetto.

Passaggio 6: aggiungi la documentazione

Durante il ciclo di vita del progetto, ti consigliamo di aggiungere documenti, note e comunicazioni pertinenti associati al progetto alle rispettive attività, fasi o traguardi. Il grafico dei traguardi non è mai definitivo: è uno strumento di project management in continua evoluzione, che deve essere modificato e integrato, in modo da essere sempre sincronizzato con il tuo progetto.

Collegare le informazioni pertinenti alla cronologia aiuterà il tuo team a mantenere una panoramica di ciò che è stato fatto, ciò che è in corso e ciò che è ancora nella lista di cose da fare. 

Esempio: una volta che il team di marketing ha condiviso il nuovo logo, collega il file alla rispettiva attività nella cronologia. Ciò consente a tutti gli altri che lavorano al progetto di individuare e utilizzare facilmente il design quando necessario.

Passaggio 7: celebrare i traguardi

Quando raggiungi un traguardo, festeggialo! A seconda del traguardo raggiunto, puoi ordinare una pizza in ufficio, lasciare che il tuo team esca prima il venerdì pomeriggio o inviare a tutti un buono regalo per un bar locale. Riconoscere il duro lavoro del tuo team festeggiando i traguardi raggiunti aumenta il morale e migliora il coinvolgimento del team.

Ogni volta che il tuo team raggiunge un traguardo, sei un passo più vicino al completamento del tuo progetto. Continua a monitorare l'avanzamento del tuo progetto con la cronologia e condividi i traguardi con gli stakeholder: anche loro apprezzeranno sapere che le cose stanno andando avanti.

Esempio: il tuo team ha lavorato instancabilmente per realizzare un evento aziendale globale straordinario, che segna la fusione ufficiale delle due aziende. Tutti si sono divertiti e il tuo CEO ha persino detto di essere molto soddisfatto del risultato dell'evento. Potresti celebrare questo traguardo dando a tutto il team il lunedì successivo libero per ricaricarsi prima del post mortem del progetto.

Altri modi per pianificare i traguardi

Sebbene una cronologia sia il modo migliore per delineare il tuo lavoro e ottenere una panoramica completa di attività, risultati finali e scadenze, ci sono altri modi per visualizzare e pianificare i tuoi traguardi.

Sebbene queste visualizzazioni potrebbero non essere i migliori strumenti di project management, sono ottime per presentazioni o brainstorming. 

Nel nostro esempio di fusione aziendale, il tuo team di comunicazione potrebbe voler condividere una versione semplificata della cronologia con l’intera azienda quando annuncia la fusione tramite la newsletter interna. Condividere la cronologia con centinaia o addirittura migliaia di persone non è solo inutile, ma anche rischioso.

Crea invece una rappresentazione grafica semplificata che evidenzi solo i traguardi o una versione modificata della bacheca Kanban, in modo che i dipendenti dell'azienda abbiano un'idea migliore di chi sta contribuendo a cosa.

Di’ addio ai grattacapi dei fogli di calcolo

Se vuoi abbandonare il diagramma di Gantt e provare le cronologie, dai un’occhiata allo strumento Cronologia di Asana. Utilizza uno dei modelli di grafico dei traguardi esistenti di Asana o creane uno personalizzato con lo strumento Cronologia.

E non preoccuparti: se hai già creato il tuo grafico dei traguardi su Excel, puoi importare il tuo file CSV direttamente in Asana. Di’ addio ai grattacapi causati dai fogli di calcolo e dai il benvenuto a una pianificazione semplificata dei progetti.