OKR e KPI a confronto: qual è il miglior framework per definire gli obiettivi?

OKR e KPI possono sembrare un po’ una zuppa di alfabeto a prima vista, ma questi acronimi sono modi preziosi per definire e raggiungere gli obiettivi. In qualità di project manager, è importante definire obiettivi ambiziosi per mantenere alto il livello di sfida e motivazione di tutti. Sapere quanti progressi stai facendo verso quegli obiettivi rende più facile identificare i problemi e celebrare le vittorie.

In questo articolo, discutiamo le differenze tra obiettivi e risultati chiave (OKR) e indicatori chiave di prestazione (KPI). Una volta compresi questi framework, puoi combinare i loro vantaggi per pianificare e monitorare i tuoi obiettivi aziendali.

Cosa sono gli OKR?

Gli obiettivi e i risultati chiave (OKR) combinano gli obiettivi aziendali con una serie di modi misurabili per raggiungerli. Puoi utilizzare gli OKR praticamente per qualsiasi scopo, che si tratti di un obiettivo di carriera a lungo termine, un obiettivo trimestrale del team o un obiettivo personale. 

Quando imposti gli OKR, completa la seguente frase:

Raggiungerò questo [obiettivo] misurato dal [risultato chiave].

Gli obiettivi sono tutti gli obiettivi che desideri raggiungere, siano essi facilmente raggiungibili o di vasta portata. Un obiettivo può includere cose come: 

• Migliorare la fidelizzazione dei clienti

• Aumentare il tasso di conversione del nostro sito web

• ottenere lead qualificati

I risultati chiave sono i modi misurabili in cui prevedi di raggiungere il tuo obiettivo e puoi avere più di un risultato chiave per ogni obiettivo. A differenza dei KPI, i risultati chiave non devono necessariamente essere quantitativi. Un risultato chiave può includere cose come:

• Implementare un programma di premi fedeltà

• Aggiungere contenuto di qualità al nostro sito web

• Aggiornare il nostro software CRM

Il framework OKR è flessibile, ma gli OKR aziendali sono più efficaci quando sono collegati agli OKR di altri reparti e membri del team. Il 34% dei membri del team ha affermato che si sentirebbe più motivato se capisse come il proprio lavoro è collegato alla mission dell’azienda. È importante che i membri del team siano motivati, perché lavoreranno di più e raggiungeranno gli obiettivi più velocemente. 

Cos’è un KPI?

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono metriche quantitative di successo che monitorano gli obiettivi o i progetti dell’azienda. Puoi utilizzare i KPI per monitorare progetti, programmi o qualsiasi altra iniziativa aziendale.

Sebbene i KPI abbiano una vasta gamma di utilizzi, le metriche che scegli per ciascun KPI dovrebbero essere uniche per l'obiettivo a cui stai lavorando. Ad esempio, non dovresti utilizzare lo stesso KPI per monitorare l'avanzamento di una campagna sui social media e di un progetto IT. Assicurati invece di ricercare metriche pertinenti per ogni iniziativa, per assicurarti che misurino gli obiettivi pertinenti e si colleghino agli obiettivi aziendali. 

Scegli KPI che:

• siano legati ai tuoi obiettivi strategici

• possano essere confrontati con i benchmark

• informano la pianificazione delle risorse;

• monitorano aspetti che puoi controllare e sui quali puoi intervenire.

Una volta impostati i tuoi KPI, monitorali per l'intera durata dell'iniziativa. Questo può aiutarti a capire se sei sulla buona strada per raggiungere i tuoi obiettivi, se rischi di non completarli o se sei in ritardo rispetto a dove vorresti essere. L'utilizzo di un modello di KPI può semplificare questo processo centralizzando le metriche, automatizzando gli aggiornamenti e fornendo al tuo team un'unica fonte di riferimento per il monitoraggio dell'avanzamento.

Utilizza un software di gestione dei progetti per monitorare i tuoi KPI e condividerli con gli stakeholder del progetto. Fornendo aggiornamenti sull'avanzamento in tempo reale, tutti possono seguire l'avanzamento dell'iniziativa, senza dover partecipare a un'altra riunione infinita sull'aggiornamento dello stato.  

La differenza tra OKR e KPI

OKR e KPI sono entrambi metodi di gestione delle prestazioni, ma ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi in modi diversi. Gli OKR sono un framework per la definizione degli obiettivi, mentre i KPI monitorano le prestazioni degli obiettivi.

È possibile definire qualsiasi obiettivo utilizzando gli OKR, ma le aziende spesso li utilizzano per obiettivi più audaci e aggressivi. Sebbene gli OKR rappresentino obiettivi importanti, dovrebbero essere meno ambiziosi dei BHAG (Big Hairy Audacious Goals, obiettivi ambiziosi). Sebbene alcuni OKR durino per anni, cerca di attenerti a un massimo di un anno per la maggior parte dei tuoi OKR, altrimenti potrebbero diventare sempre più grandi e complicati nel tempo.

Le aziende utilizzano i KPI per obiettivi più quantificabili. Queste metriche possono essere utili per:

• monitorare lo stato di salute della tua azienda

• analizzare i modelli di crescita nel tempo

• misurare l’avanzamento delle campagne di marketing

• affrontare i problemi con progetti poco performanti

• Identificare le opportunità di miglioramento

• Apportare modifiche a iniziative obsolete 

• Rimanere in linea con i tempi previsti per raggiungere gli obiettivi futuri

In genere, dovresti iniziare il processo di definizione degli obiettivi facendo un brainstorming e impostando la parte "O" dell'OKR, in questo caso, un obiettivo aziendale. Quindi, identifica i passaggi da seguire per raggiungerlo. Questi passaggi sono i tuoi risultati chiave. Una volta impostato un buon OKR, assegna i KPI a ciascuno dei tuoi OKR per misurare l'avanzamento verso il raggiungimento del tuo obiettivo.

OKR e KPI possono funzionare insieme, ma possono anche essere utilizzati singolarmente. Per esempio, se il tuo obiettivo è migliorare la soddisfazione del cliente, i tuoi risultati chiave potrebbero essere l'assunzione di più rappresentanti del servizio clienti e la documentazione delle recensioni dei clienti. Questi OKR non sono quantificabili e non richiedono il supporto dei KPI. 

Esempi di OKR

Quando la tua azienda definisce un OKR generale, puoi rendere l’obiettivo più raggiungibile suddividendolo in OKR dipartimentali e personal. La creazione di questa struttura OKR garantisce inoltre che gli OKR di tutti conducano all’obiettivo principale. 

Per esempio, se la tua azienda vende software as a service (SaaS), il tuo OKR potrebbe essere quello di diventare un leader di mercato nel settore. Collaboreresti quindi con la leadership aziendale per trovare una varietà di modi attuabili per raggiungere questo obiettivo a seconda del reparto. In questo  esempio, due OKR a supporto dell’OKR principale dell’azienda per diventare leader di mercato nel settore potrebbero includere l’aggiornamento del sito web attuale (team di prodotto) e l’acquisizione di più clienti (team di marketing). I reparti marketing e prodotto supporteranno quindi separatamente l’OKR aziendale con i propri OKR. Questi includono la creazione del nuovo sito web e il lancio di una campagna per attirare clienti online. 

Obiettivo aziendale: diventare leader di mercato nel settore SaaS

• Risultato chiave 1: lanciare la versione 2.0 del sito web

• Risultato chiave 2: acquisire 1.000 nuovi clienti nel terzo trimestre

Obiettivo del team di marketing: espandere la portata al pubblico di destinazione su tutte le piattaforme digitali

• Risultato chiave 1: impostare campagne pubblicitarie a pagamento su Facebook, LinkedIn e Instagram

• Risultato chiave 2: creare contenuti SEO di qualità per il sito web e i social media

Obiettivo del team di prodotto: creare un sito web ad alte prestazioni

• Risultato chiave 1: eseguire il debug del sito web corrente utilizzando un product backlog

• Risultato chiave 2: collaborare con i designer per rinnovare il layout del sito web

All'interno dei rispettivi reparti, i membri del team possono creare OKR individuali che supportano gli OKR del loro reparto. Questi obiettivi più piccoli potrebbero applicarsi ad attività come la codifica di siti web o lo sviluppo di contenuti.

Esempi di KPI

Un KPI ha bisogno di quattro componenti per essere efficace. Questi componenti includono un obiettivo misurabile, un intervallo di tempo per il completamento dell’obiettivo, una fonte di dati per il monitoraggio e una frequenza di monitoraggio impostata.

Spesso i KPI sono elencati solo come metrica di destinazione, ad esempio il tasso di utilizzo della capacità o i nuovi lead in entrata, ma senza il contesto di tutti e quattro i componenti, non saprai perché stai monitorando la metrica in questione o come misurarla. 

Di seguito, vedrai un elenco di esempi di KPI classificati per reparto. Ognuno di questi esempi include i quattro componenti sopra menzionati. 

Esempio di KPI di vendita:

• Ottenere 20 nuovi lead in entrata entro la fine del quarto trimestre. Utilizzare il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per monitorare i progressi settimanalmente. 

• Migliorare il tempo di risposta dei lead in media di due giorni nel quarto trimestre. Utilizzare un software di reportistica per monitorare quotidianamente il tempo di risposta dei lead. 

Esempi di KPI di marketing:

• Ridurre il costo per lead di 0,50 $ nel quarto trimestre. Calcolare il costo per lead quando si pianifica ogni progetto.

• Ottenere 100 nuovi clienti nel quarto trimestre. Utilizzare un software di gestione dei progetti per registrare lo stato attuale della nostra base di clienti.

Esempi di KPI di gestione dei progetti:

• Mantenere il tasso di utilizzo della capacità superiore all'85% nel quarto trimestre. Utilizzare la gestione delle risorse di Asana per monitorare il tasso di utilizzo della capacità settimanale. 

• Ottenere almeno il 10% di ritorno sull'investimento (ROI) per ogni progetto nel quarto trimestre. Usa Asana per monitorare il budget stimato del progetto rispetto ai costi effettivi del progetto, quindi calcola il ROI.

Quali sono migliori, OKR o KPI?

Non esiste un'opzione giusta o sbagliata quando si sceglie tra OKR e KPI. Per decidere quale framework è meglio per te, dovrai chiarire le tue intenzioni. Se vuoi migliorare un progetto in corso o un’iniziativa passata, i KPI sono la soluzione migliore. Puoi personalizzare queste metriche in base alle tue esigenze e monitorare i tuoi progressi in tempo reale. 

Se la tua azienda ha obiettivi più grandi da raggiungere, gli OKR sono l’opzione migliore per te. Puoi suddividere questi obiettivi in componenti attuabili a cui tutti nell’organizzazione possono partecipare. Gli OKR aiutano anche il tuo team a rimanere motivato mentre avanzi verso i tuoi obiettivi.

È importante ricordare che non devi scegliere tra OKR e KPI. Quando si combinano questi due framework per definire e misurare gli obiettivi, è possibile ottenere prestazioni aziendali ottimali.

Utilizza OKR e KPI per allineare la tua organizzazione

OKR e KPI ti aiutano a misurare il successo e a stimolare l’entusiasmo per la crescita. Questi metodi di gestione delle prestazioni possono anche motivare i team e garantire che tutti rimangano concentrati su ciò che li aspetta. 

Quando inserisci le tue iniziative e le metriche di prestazione nel tuo software di gestione del lavoro, i membri del team avranno un’idea chiara di come il loro lavoro si collega al quadro generale. Ciò può ridurre i conflitti interni e allineare i team all'interno dell'organizzazione.