Modello di valutazione delle prestazioni, con esempi e suggerimenti

Le valutazioni delle prestazioni possono riportare alla mente i ricordi di quando eri un nuovo membro del team. L’attesa prima di ogni riunione 1:1 era probabilmente stressante se non sapevi come sarebbe stato il formato o di cosa avresti parlato. Ma ora che sei un manager, puoi vedere le cose da una prospettiva diversa e creare un'esperienza più positiva. 

Le valutazioni delle prestazioni sono uno strumento prezioso perché aiutano a fornire struttura e chiarezza al processo di feedback. Sono anche un ottimo modo per rifocalizzare l’esperienza di valutazione sugli obiettivi futuri, piuttosto che sugli errori passati. In questo articolo, imparerai a creare un modello di valutazione delle prestazioni, che puoi abbinare a un software di definizione degli obiettivi per supportare il tuo team nella crescita.

Che cos’è una valutazione delle prestazioni?

Una valutazione delle prestazioni è un processo formale utilizzato per valutare i membri del team in base al loro lavoro passato e per fornire feedback per il successo futuro. Le valutazioni delle prestazioni, a volte chiamate revisioni delle prestazioni, di solito si svolgono in cicli trimestrali, semestrali o annuali. 

Durante una valutazione delle prestazioni, esaminerai le prestazioni complessive di ciascun membro del team e analizzerai le competenze che mira a padroneggiare. Tu e il tuo dipendente esaminerete esempi specifici di ciò che il membro del team ha fatto bene e delle aree in cui ha margini di miglioramento. Alcune aziende utilizzano un software di valutazione delle prestazioni virtuale, ma è possibile eseguire il processo anche senza utilizzare uno strumento di gestione delle Risorse umane dedicato.

Valutazioni delle prestazioni come autovalutazioni

Le valutazioni delle prestazioni sono un'opportunità di crescita. Sono un’opportunità per avere una conversazione sull’impatto di ciascun membro del team e su come può progredire nel suo ruolo. 

Spesso, i modelli di valutazione delle prestazioni includono una componente di autovalutazione. Ciò offre ai membri del team l’opportunità di guidare la propria carriera condividendo i propri successi e obiettivi futuri. Puoi quindi iniziare la conversazione sulla valutazione delle prestazioni chiedendo loro di condividere ciò che pensano di fare bene e le aree in cui pensano di aver bisogno di miglioramenti. Questo può rendere la valutazione meno esaminatoria e più simile a un dialogo.

Come si redige una valutazione delle prestazioni?

Un modello di valutazione delle prestazioni può aiutarti a prepararti per il processo di valutazione, fornendoti un formato standardizzato da seguire. Anche se dovresti adattare questo modello agli obiettivi del tuo team, assicurati che i membri del team lo vedano in anticipo, in modo che sappiano di cosa parlerà la conversazione. Ciò consente loro di prepararsi e incoraggia il dialogo su come procedere. Esplora il nostro modello di valutazione delle prestazioni dei dipendenti per un framework che aiuta a condurre discussioni eque e produttive.

1. Identifica le competenze chiave

Sebbene tu voglia che il tuo modello di valutazione delle prestazioni soddisfi le esigenze dei membri del tuo team, è anche importante standardizzare il modello per fornire una valutazione equa su tutta la bacheca. Ciò significa considerare quali competenze hanno più senso per l'intero reparto. 

Le competenze chiave che possono misurare le prestazioni in vari ruoli del team includono:

• Conoscenza delle competenze lavorative

• qualità/quantità del lavoro

• Competenze di assistenza clienti

• Presenze

• Iniziativa

• Inclusività

Oltre a queste categorie, puoi includere un'area nei moduli di valutazione per la definizione di obiettivi specifici e ulteriori discussioni. In questo modo, potrai entrare più nel personale con ciascun membro del team quando lo incontri individualmente. 

Suggerimento: puoi aggiungere sotto-competenze sotto ogni categoria per rendere la valutazione delle prestazioni più dettagliata. Ad esempio, sotto la competenza "qualità/quantità del lavoro", aggiungi elementi come: cerca modi per migliorare la qualità; svolge una gamma completa di compiti; raggiunge gli obiettivi; e rispetta le scadenze. 

2. Scegli una scala di valutazione

Una volta scelte le competenze per il modello di valutazione delle prestazioni, scegli come valutare i membri del team. Una scala di valutazione ha due valori principali:

1. Fornisce un linguaggio condiviso per discutere di successi e punti di forza rispetto alle aree di opportunità.

2. Fornisce un riferimento per osservare la crescita professionale dei membri del team.

Tuttavia, se possibile, evita una scala numerica. In questo modo, i membri del team si concentreranno meno sul loro "voto" e più sulle loro competenze. La chiave della tua scala di valutazione è assicurarti che sia chiara a tutti.

Esempio di scala di valutazione:

• Supera le aspettative

• Spesso supera le aspettative

• Soddisfa costantemente le aspettative

• Necessita di miglioramento

Assicurati che il tuo team comprenda il significato della scala di valutazione. Ad esempio, due persone potrebbero definire mentalmente "soddisfa costantemente le aspettative" in modo diverso, quindi mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda può preparare il terreno per una conversazione di valutazione sana e produttiva.

3. Imposta un ciclo di valutazione

Impostare il ciclo di valutazione consentirà a te e ai membri del tuo team di sapere quanto tempo avete a disposizione per prepararvi tra una sessione e l'altra. I cicli di revisione comuni sono trimestrali, semestrali e annuali, e la tua azienda potrebbe predeterminarli. Ma se hai la possibilità di scegliere, puoi farlo in base alla natura del tuo luogo di lavoro. Ad esempio, se la tua cultura del lavoro è poco invasiva, puoi effettuare valutazioni mensili delle prestazioni per assicurarti che i membri del team ricevano feedback frequenti. Se invece è altamente collaborativa, il tuo team potrebbe non aver bisogno di revisioni frequenti.  

Alcuni periodi di revisione sono migliori per gli obiettivi a breve termine, mentre altri si concentrano sugli obiettivi a lungo termine. Ad esempio, i periodi di revisione trimestrali forniscono ai membri del team tempo sufficiente tra le valutazioni per prendere in considerazione i feedback precedenti e lavorare sugli obiettivi che avete definito insieme. Una volta impostato il ciclo di valutazione, è importante attenersi ad esso, in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi in futuro. 

Suggerimento: puoi anche sfruttare il tempo che hai tra i cicli di valutazione per osservare le prestazioni lavorative in azione e offrire opportunità di sviluppo professionale. Aiutare i membri del team a raggiungere i propri obiettivi di prestazione avvantaggia l'intero team.

4. Prepara un elenco di domande

Ora che hai definito le basi del tuo modello di valutazione delle prestazioni, puoi prepararti per le riunioni individuali che avrai con i membri del tuo team. In queste riunioni, ti consigliamo di avere un elenco di domande da porre che possano far progredire la conversazione. Ecco alcune domande che puoi porre:

• C'è qualcosa di cui vai fiero in questo trimestre?

• Quali obiettivi hai raggiunto? Quali obiettivi non hai raggiunto?

• Quali sono due o tre cose su cui puoi concentrarti il prossimo trimestre per aiutarti a crescere professionalmente?

Per alleviare la pressione della riunione di valutazione, standardizza queste domande per tutti i membri del team.

Suggerimento: assicurati di scegliere domande che facciano riflettere i membri del team sui loro progressi e obiettivi lavorativi. Sebbene il sistema di valutazione delle prestazioni sia utile per i confronti a lungo termine, la conversazione è il luogo in cui i membri del team possono verbalizzare i problemi e sentirsi soddisfatti dei loro risultati.

5. Condividi le domande in anticipo

La cosa migliore che puoi fare per preparare i membri del team a una riunione di valutazione delle prestazioni è informarli in anticipo e spiegare loro esattamente cosa possono aspettarsi. Condividere le domande che hai preparato in anticipo può dare a tutti il tempo di pensarci e di elaborarle. Ciò riduce il nervosismo e rende la conversazione più collaborativa e costruttiva.

Puoi anche condividere con loro il formato della valutazione, in modo che possano farsi un'idea di come andrà la conversazione. Ad esempio, ti aspetti che siano loro a parlare per primi o sarai tu a condurre la conversazione?

Suggerimento: oltre a condividere le domande con i membri del team, puoi far loro sapere cosa aspettarsi chiedendo loro quali risultati hanno ottenuto nel periodo intercorso tra i cicli di valutazione.

6. Svolgi la conversazione

Riserva del tempo dedicato al di fuori delle riunioni tradizionali per tenere le riunioni di valutazione delle prestazioni. Pianifica un incontro individuale con ciascun membro del team della durata di 30-45 minuti. Se possibile, dai ai membri del tuo team un preavviso di circa una settimana, in modo che possano organizzarsi.

Suggerimento: non dimenticare di chiedere ai membri del team le loro opinioni durante la conversazione. Oltre alle domande standard sulle prestazioni passate e sugli obiettivi futuri, chiedi un feedback sul tuo stile di gestione o sulla cultura aziendale. Puoi anche chiedere se sperano di crescere in azienda nel lungo periodo e, in caso affermativo, in quale direzione.

7. Crea un framework per la definizione degli obiettivi

Le domande che poni ai membri del team durante le valutazioni dovrebbero fluire nelle sessioni di definizione degli obiettivi. Quando termini il processo di revisione delle prestazioni con un obiettivo definito, i membri del team hanno un'idea chiara di ciò su cui devono lavorare tra una valutazione e l'altra. Due opzioni per la definizione degli obiettivi sono gli obiettivi intelligenti e gli OKR:

Obiettivi SMART:

• Specific (specifici)

• Measurable (misurabile)

• Achievable (Raggiungibile)

• Realistic (realistici)

• Temporizzabili

OKR:

Obiettivo 1

• risultato chiave 1

• Risultato chiave 2

• Risultato chiave 3

Dopo aver fornito ai membri del team un framework da seguire, lascia che siano loro a definire i propri obiettivi, mentre tu li aiuti. 

Suggerimento: quando ti fai da parte nel processo di definizione degli obiettivi, i membri del tuo team si sentiranno più in controllo della loro crescita futura. Può anche rendere le valutazioni più piacevoli perché diventano meno burocratiche. 

8. Non temere i feedback

Dovresti sempre chiedere ai membri del team come ti stai comportando come manager, in modo da poter continuare a soddisfare le loro esigenze. A volte, i membri del team non si sentiranno a proprio agio nel fornire un feedback onesto in una riunione 1:1. Quindi, se vuoi risposte sincere, considera la possibilità di chiedere un feedback in modo anonimo. Puoi:

• Inviare un sondaggio anonimo

• creare una cassetta dei commenti fisica o virtuale 

• organizzare una riunione di feedback del team

Sottolinea che sei aperto a qualsiasi feedback i membri del tuo team abbiano per te, che sia positivo o costruttivo. Puoi utilizzare il loro feedback per diventare un manager migliore e migliorare le tue valutazioni delle prestazioni future. 

Suggerimento: se hai difficoltà a pensare a modi per ottenere feedback dal team, chiedi ai tuoi colleghi quali metodi utilizzano. Altri manager potrebbero avere strategie da condividere e idee per modelli di valutazione. Se vedi aree che si sovrappongono tra i tuoi reparti, puoi prendere in prestito idee per i tuoi moduli di valutazione delle prestazioni.

Modello ed esempio di valutazione delle prestazioni

Di seguito, vedrai un esempio compilato di un modello di valutazione delle prestazioni. Puoi offrire questo modello come auto-valutazione per i membri del team, che dovrebbe stimolare una discussione significativa sul loro avanzamento del lavoro e sugli obiettivi futuri. 

Puoi scaricare una versione vuota di questo modello di valutazione delle prestazioni qui sotto per personalizzarlo per la tua azienda e il tuo reparto.

Puoi scaricare una versione vuota di questo modello di valutazione delle prestazioni qui sotto per personalizzarlo per la tua azienda e il tuo Reparto.

Tipi di modelli di valutazione delle prestazioni dei dipendenti

Il processo di conduzione delle valutazioni delle prestazioni dei dipendenti è fondamentale sia per la crescita dei dipendenti che per il miglioramento continuo della tua organizzazione. Utilizzando una varietà di modelli di valutazione delle prestazioni dei dipendenti, puoi assicurarti che queste valutazioni siano sia complete che pratiche.

Di seguito, esploreremo diversi tipi di valutazioni delle prestazioni dei dipendenti che aiutano i reparti delle risorse umane a offrire feedback costruttivi, migliorare le prestazioni del team e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti.

Modello di valutazione delle prestazioni semplice

Una semplice valutazione delle prestazioni è uno strumento essenziale per qualsiasi professionista delle risorse umane o team leader. È progettata per semplificare il processo di valutazione concentrandosi sugli indicatori chiave di prestazione (KPI) e sulle competenze chiave.

Questo modello è utile per le valutazioni di routine ed è un ottimo punto di partenza per chi è nuovo alle valutazioni delle prestazioni. Semplifica il modo in cui viene eseguita una valutazione delle prestazioni, fornendo un Framework chiaro e conciso per il feedback.

Esempio: un addetto alle vendite, ad esempio, potrebbe essere valutato su specifici KPI come il volume delle vendite e la soddisfazione dei clienti, fornendo metriche chiare per la valutazione e la discussione.

Moduli di autovalutazione

I moduli di autovalutazione, che incoraggiano i dipendenti a impegnarsi nell’autoriflessione, sono una parte importante del processo di valutazione delle prestazioni. Questo modulo consente alle persone di valutare le proprie prestazioni, evidenziando i risultati ottenuti e identificando le aree di miglioramento.

Esempio: uno sviluppatore di software potrebbe utilizzare il modulo per riflettere sui progetti completati, sui miglioramenti delle competenze di codifica e sui contributi al lavoro di squadra. Questo aiuta il membro del team a identificare i propri punti di forza e le aree di ulteriore sviluppo professionale.

Integrando le autovalutazioni nel modulo di valutazione delle prestazioni, puoi promuovere una cultura della consapevolezza di sé e dello sviluppo continuo.

Modello di revisione tra pari

Il modello di revisione tra colleghi promuove un processo di revisione collaborativa in cui i dipendenti possono fornire un feedback sulle prestazioni dei loro colleghi. Le revisioni tra colleghi integrano i moduli tradizionali di valutazione delle prestazioni, aggiungendo profondità alla comprensione dell’impatto di un dipendente all’interno del team.

Questo modulo fornisce una prospettiva approfondita che potrebbe non essere evidente ai soli supervisori e aiuta a capire come i colleghi percepiscono i progressi di un dipendente.

Esempio: un graphic designer potrebbe ricevere feedback dai suoi colleghi sulla sua creatività, capacità di rispettare le scadenze e collaborazione ai progetti del team. Questo feedback offre una visione completa delle sue prestazioni da parte di coloro che lavorano a stretto contatto con lui.

Modello di valutazione 30-60-90

Progettato per i nuovi assunti, il modello di revisione 30-60-90 stabilisce traguardi chiari per i primi 90 giorni di impiego. È uno strumento dinamico che aiuta manager e dipendenti a stabilire aspettative e obiettivi di prestazione reciproci, rendendo l’onboarding dei nuovi dipendenti un successo.

Esempio: immagina un nuovo specialista di marketing che dovrebbe apprendere la strategia di marketing dell'azienda nei primi 30 giorni, contribuire a una campagna entro il 60° giorno e guidare un piccolo progetto entro il 90° giorno.

La revisione 30-60-90 si concentra sulla qualità del lavoro e sull'allineamento con la descrizione del lavoro e incorpora un piano di sviluppo della carriera che include il mentoring. Ciò garantisce che il nuovo assunto sia efficacemente integrato nel team, con chiare aspettative per i suoi primi mesi.

Modello di feedback a 360 gradi

Il modello di feedback a 360 gradi è un approccio completo alla valutazione delle prestazioni, che incorpora il feedback di supervisori, colleghi, subordinati e talvolta anche clienti.

Questa visione olistica fornisce una prospettiva completa sui punti di forza del dipendente e su eventuali aree che necessitano di miglioramenti.

Esempio: immagina un team leader il cui feedback a 360 gradi rivela una valutazione delle prestazioni inferiore nelle capacità di comunicazione rispetto ad altre aree. Sulla base di questo feedback, il leader viene inserito in un piano di miglioramento delle prestazioni specificamente progettato per migliorare le sue capacità di comunicazione. Il piano include workshop mirati, sessioni di mentoring con un coach di comunicazione e sessioni di feedback regolari per monitorare i progressi. Questo approccio garantisce che il leader riceva il supporto necessario per sviluppare le proprie capacità e influire positivamente sulle prestazioni del suo team.

Riunioni individuali

I modelli di valutazione delle prestazioni possono essere utili per prendere appunti durante le riunioni a due, ma con molti team che passano al lavoro da remoto, i software online sono più utili che mai. Gli ordini del giorno delle riunioni individuali virtuali chiariscono che sei a disposizione dei membri del tuo team e sei sempre disposto a chiacchierare. Sono un ottimo posto per un feedback informale e per creare sicurezza psicologica e fiducia. Sviluppando questo rapporto con il tuo collaboratore, puoi prepararti al successo quando hai una conversazione più ampia sulla valutazione delle prestazioni.

Anche se lavori in presenza, puoi utilizzare gli ordini del giorno delle riunioni individuali per rimanere in contatto con i membri del team durante tutto l'anno.

Un progetto a due offre inoltre ai membri del team la possibilità di scegliere di cosa vogliono parlare con te. Pensa al meeting individuale come al loro tempo. Hai messo a disposizione 30 minuti da utilizzare nel modo che ritengono più vantaggioso. A volte, potrebbero voler parlare del loro programma televisivo preferito perché hanno bisogno di un po' di tempo per rilassarsi. Altre volte, potreste fare un brainstorming serio o risolvere un problema insieme.

Modello di revisione trimestrale delle prestazioni

Concentrandosi sugli obiettivi e sui risultati a breve termine, il modello di revisione trimestrale delle prestazioni consente valutazioni più frequenti dei progressi di un dipendente. Questa valutazione delle prestazioni è utile per monitorare i progressi verso gli obiettivi annuali e adeguare gli obiettivi in base alle esigenze. Le revisioni trimestrali sono un ottimo modo per mantenere i dipendenti motivati e allineati con la direzione strategica dell'azienda.

Esempio: un project manager potrebbe essere valutato in base alla sua capacità di raggiungere i traguardi del progetto, con modifiche apportate ai suoi obiettivi del trimestre successivo in base ai risultati e ai feedback più recenti del progetto.

Modello di valutazione annuale delle prestazioni

Il modello di valutazione annuale delle prestazioni fornisce una panoramica completa delle prestazioni di un dipendente nel corso dell'anno. È un'opportunità per riflettere sui risultati a lungo termine, fissare obiettivi futuri e discutere le opportunità di sviluppo della carriera.

Incorporare il feedback di questo modello nella successiva valutazione delle prestazioni garantisce un miglioramento continuo e una gestione efficace delle prestazioni. Inoltre, pone le basi per discussioni individuali significative, consentendo a manager e dipendenti di seguire i progressi e celebrare i successi.

Esempio: immagina un dipendente che ha costantemente raggiunto i propri obiettivi di vendita durante l’anno. La valutazione annuale non solo riconosce questo risultato, ma esplora anche le aree di ulteriore crescita. Ciò potrebbe comportare la definizione di obiettivi più elevati per l'anno a venire, la discussione di nuove responsabilità o l'identificazione di opportunità di formazione.

Perché le valutazioni delle prestazioni sono importanti

Le valutazioni delle prestazioni sono importanti sia per i manager che per i membri del team perché, quando il lavoro diventa frenetico, la comunicazione può non essere all’altezza. Un “ottimo lavoro” qua e là può fare molto, ma i membri del team hanno bisogno di un confronto programmato per ricevere un feedback individuale, al fine di rispettare le scadenze e crescere.

Le valutazioni delle prestazioni possono fornire i seguenti vantaggi:

Per i manager:

• sono alla base delle pratiche di assunzione

• Offre feedback sullo stile di gestione

• Forniscono aggiornamenti sul benessere dei membri del team

Per i membri del team:

• Migliora la comunicazione con la leadership

• fornisce uno spazio sicuro per affrontare le preoccupazioni

• Offre un feedback sulle prestazioni individuali

Sebbene le valutazioni delle prestazioni possano sembrare snervanti, sono anche motivanti e danno ai membri del team chiarezza su come migliorare. Nel tempo, valutazioni delle prestazioni ponderate creano fiducia e mostrano ai membri del team che li sostieni e che supporti i loro percorsi di carriera.

Migliora le valutazioni delle prestazioni con un software per la definizione degli obiettivi

Con il software di definizione degli obiettivi di Asana, il tuo team può ricevere aggiornamenti più frequenti sulle proprie prestazioni, il che riduce la pressione su tutti quando arrivano le valutazioni delle prestazioni. 

La definizione degli obiettivi migliora il processo di valutazione delle prestazioni, concentrandosi maggiormente sui progressi futuri. Quando il tuo team può vedere i propri progressi in azione, si sentirà più coinvolto nel fare del proprio meglio.