Cos’è l’assegnazione delle risorse? Scopri come allocare le risorse

Quando pensi agli elementi più importanti della pianificazione del progetto, cosa ti viene in mente? Probabilmente pensi agli obiettivi principali del progetto, alla cronologia per il loro raggiungimento e all'ambito di ciò che puoi realizzare all'interno del progetto. 

Ma il raggiungimento di uno qualsiasi di questi elementi dipende da una cosa: le risorse disponibili per il tuo progetto. 

Nella gestione dei progetti, l'allocazione delle risorse può aiutarti a garantire che il tuo team di progetto disponga delle risorse necessarie, che si tratti di budget, strumenti o membri del team, per raggiungere gli obiettivi del progetto. L'allocazione efficace delle risorse può aiutarti a raggiungere gli obiettivi del progetto rispettando le scadenze e il budget. 

Se non hai mai creato un piano di allocazione delle risorse prima d'ora, questo articolo fa al caso tuo. Ti guideremo attraverso cinque passaggi per allocare le risorse in modo efficace. Inoltre, ti daremo un’anteprima delle sfide più comuni nell’assegnazione delle risorse e di cosa puoi fare per affrontarle.

Cos’è l’allocazione delle risorse? 

L'allocazione delle risorse è il processo di identificazione e assegnazione delle risorse disponibili a un'iniziativa. Un'allocazione efficace delle risorse aiuta a massimizzare l'impatto delle risorse del progetto, supportando al contempo gli obiettivi del team. Per creare un piano di allocazione delle risorse, identifica le risorse giuste, inclusi i membri del team, gli strumenti, il budget e altro ancora, necessarie per raggiungere i risultati finali del progetto.

Cos'è una risorsa? 

Una risorsa è tutto ciò che ti aiuta a completare un progetto. Può includere:

• membri del team

• budget

• cronologie di progetto

• Idee, proprietà intellettuale o competenze specifiche

• attrezzature

• strumenti o software

• processi automatizzati che riducono il lavoro superfluo

Chi è responsabile dell'allocazione delle risorse? 

La persona responsabile dell'allocazione delle risorse varia in base alle dimensioni della tua organizzazione, ma di solito è la persona responsabile del processo decisionale del progetto. Per le aziende più piccole, il project manager o il team leader in genere gestisce il budget, la pianificazione delle risorse e il lavoro del progetto. 

In alternativa, nelle aziende più grandi, il project manager e il responsabile del budget del progetto sono spesso persone diverse. Di conseguenza, potresti aver bisogno delle approvazioni di importanti stakeholder del progetto o dello sponsor del progetto prima di assegnare le risorse. 

Se non sai chi dovrebbe assegnare le risorse, poniti queste due domande e identifica chi è più adatto a rispondere:

• Qual è il budget e chi lo approva? Avrai bisogno di un budget per strumenti, tecnologia, liberi professionisti e attrezzature. 

• Quali sono le priorità del team e chi ha tempo per lavorare a questa iniziativa? Prima di assegnare le risorse umane, pensa alla capacità e alle priorità di ciascun membro del team. Come puoi aiutare i membri del team a svolgere al meglio il proprio lavoro e ottenere il massimo impatto?

Se non sai di cosa si occupa ogni membro del team, usa uno strumento di gestione del carico di lavoro per visualizzare la capacità dei membri del team, anticipare i progetti in programma e individuare il burnout prima che si verifichi. 

Vantaggi dell’assegnazione delle risorse

Un'efficace allocazione delle risorse è più di una semplice attività; è un approccio strategico che può migliorare la gestione dei progetti, garantendo che le risorse siano utilizzate in modo efficiente e giudizioso. Ciò porta a un migliore allineamento delle attività con le risorse disponibili, flussi di lavoro più fluidi e una gestione più efficace dei vincoli del progetto. 

Di conseguenza, è più probabile che i progetti vengano completati in tempo, rispettando il budget e gli standard di qualità desiderati, contribuendo direttamente al successo generale del progetto.

• Flusso di lavoro semplificato: una corretta allocazione delle risorse porta a un flusso di lavoro più snello. Garantisce che ogni fase del progetto sia in linea con i requisiti necessari, riducendo i ritardi e aumentando l’efficienza.

• Mitigazione dei colli di bottiglia: anticipando e pianificando l’utilizzo delle risorse, i colli di bottiglia possono essere identificati e mitigati prima che influiscano sulla cronologia del progetto. Questo approccio proattivo mantiene i progetti nei tempi previsti, migliorando la soddisfazione del cliente.

• Gestione semplificata dei progetti: l'unione dell'uso delle dashboard con l'automazione trascende i metodi tradizionali come i fogli di calcolo. Le dashboard forniscono una panoramica visiva e intuitiva della distribuzione e dell'utilizzo delle risorse, mentre l'automazione semplifica il processo di monitoraggio e allocazione. Questa combinazione migliora l’efficienza complessiva della gestione dei progetti, consentendo modifiche in tempo reale e un processo decisionale più informato.

• Ottimizzazione delle risorse: una strategia di allocazione delle risorse ben elaborata è fondamentale per il successo del progetto. Garantisce che le migliori risorse siano utilizzate dove sono più necessarie, in linea con gli obiettivi e le tempistiche del progetto. Utilizzando in modo ottimale sia le risorse fisiche che quelle umane, è più probabile che i progetti raggiungano i loro obiettivi e soddisfino le aspettative dei clienti.

Come allocare le risorse in modo efficace

Una strategia di allocazione efficace identifica gli obiettivi e le priorità del progetto e raccoglie le risorse per soddisfare le tue esigenze durante tutto il ciclo di vita del progetto. L'allocazione delle risorse dovrebbe essere una considerazione iniziale del progetto. L'ideale sarebbe farlo durante la fase di pianificazione. 

1. Inizia pensando al risultato finale

Per comprendere le priorità del progetto, la sua importanza e le risorse necessarie, devi prima delineare gli obiettivi. Questo è il primo passo per qualsiasi progetto. Gli obiettivi del progetto sono traguardi specifici, raggiungibili e con scadenze, che prevedi di raggiungere entro la sua conclusione.

Se non l'hai già fatto, allinea:

• gli obiettivi principali del progetto

• i risultati finali del progetto

• i traguardi pertinenti

• una cronologia generale o una roadmap del progetto

2. Identifica le risorse disponibili

Nell'allocazione delle risorse, una risorsa è tutto ciò che ti aiuta a raggiungere gli obiettivi del progetto. A seconda delle esigenze del tuo progetto, ciò include il team e qualsiasi strumento, budget, attrezzatura o competenza necessari per raggiungere i risultati finali. 

Prima di assegnare effettivamente le risorse, comprendi cosa è disponibile. Ci sono alcune dipendenze a cui prestare attenzione, tra cui:

• Qual è il livello di priorità del progetto? Questo influisce sul modo in cui dovrebbe essere assegnato. Si tratta di un progetto che richiede l’impegno di tutti e che contribuisce a un OKR aziendale, o è un’iniziativa con priorità inferiore? Crea un sistema interno di livelli di priorità dei progetti per guidare il modo in cui assegnerai il personale a ciascun progetto. 

• Chi è disponibile a lavorare a questo progetto? Dai un’occhiata alla capacità del tuo team per capire a cosa sta lavorando. Se questo progetto è più importante del loro lavoro attuale, prova a livellare le risorse. Verifica se c'è qualcosa a cui puoi ridurre la priorità o che puoi riprogrammare per accogliere questo nuovo lavoro. 

• Che budget o strumenti sono disponibili? Questo progetto ha un budget? Ci sono altri strumenti in cui devi investire o che devi sviluppare per completare il lavoro? 

• Di quali risorse aggiuntive abbiamo bisogno? Hai bisogno di membri di team interfunzionali per lavorare a questo progetto? Oppure, ci sono risorse non convenzionali, come competenze molto particolari o nuove attrezzature, necessarie per portare a termine il progetto con successo?

• Chi deve approvare il piano di allocazione delle risorse? Se qualcun altro è responsabile del budget, degli strumenti o del carico di lavoro del team, consulta questa persona per assicurarti che il piano di allocazione delle risorse sia adeguato. Ci sono altri stakeholder del progetto che devono essere coinvolti durante il processo di allocazione delle risorse? 

3. Definisci l'ambito del progetto

Per definire l'ambito di un nuovo progetto, devi prima comprenderne gli obiettivi, le scadenze e i risultati finali. Questo ti aiuta a farti un'idea delle esigenze del progetto, in modo da poter raggiungere gli obiettivi rispettando scadenze e budget. 

Un ambito del progetto chiaro ti aiuta anche a evitare lo slittamento del progetto, che si verifica quando le attività e i risultati finali oltrepassano l'ambito di progetto prestabilito.

4. Crea e condividi un piano del progetto

Ora che hai un'idea delle risorse disponibili, condividi queste informazioni con il team. Invita il tuo team a una riunione di avvio del progetto e condividi:

• il piano di progetto

• i traguardi rilevanti del progetto

• Il programma del progetto

• Eventuali dipendenze delle attività da tenere d'occhio

Monitora tutto questo lavoro con un software di gestione del lavoro. È importante che il tuo team sappia quali risorse sono disponibili per il progetto e che disponga di un'unica fonte di riferimento per queste informazioni, nel caso in cui cambino. Con un sistema centralizzato di gestione del lavoro, puoi chiarire le priorità del progetto in modo che tutti comprendano il contesto del lavoro. In questo modo, se qualcosa cambia, puoi ridefinire le priorità in base al lavoro di maggiore impatto. 

5. Monitora l’avanzamento dei progetti

Una volta avviato il progetto, monitora l'avanzamento in caso di sviluppi imprevisti nell'allocazione delle risorse. Non importa quanto sia ben pianificato il tuo progetto, le cose possono cambiare. I membri del team vanno in vacanza, un cliente potrebbe metterci più tempo del previsto a risponderti o gli obiettivi della tua azienda potrebbero cambiare. Monitora l’avanzamento del progetto in tempo reale, in modo da poterlo modificare se necessario.

Sfide comuni nell’assegnazione delle risorse

Se eseguita correttamente, l'allocazione delle risorse può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi, aumentare il tuo impatto e massimizzare l'utilizzo delle risorse. Col tempo, diventerai più bravo ad allocare le risorse, ma se hai appena iniziato, ecco alcune sfide comuni e come evitarle. 

Burnout e sovrallocazione

Una delle maggiori sfide nel processo di allocazione delle risorse è evitare il sovraccarico di lavoro e il burnout. Senza una chiara visibilità dei carichi di lavoro, soprattutto in più progetti, è facile allocare involontariamente troppe risorse a un progetto specifico. Un sovraccarico di lavoro prolungato può portare a una riduzione della produttività, del coinvolgimento e delle prestazioni complessive del progetto.

Per prevenire il burnout, prova la pianificazione della capacità per valutare la distribuzione del carico di lavoro e assicurarti che le risorse siano allocate in modo efficiente per soddisfare le richieste del progetto. Puoi anche utilizzare un software di gestione delle risorse per mantenere l'equilibrio del carico di lavoro e assicurarti che i membri del team non siano oberati. Considerando che il 71% degli operatori della conoscenza ha sofferto di burnout nel 2020, monitorare efficacemente i carichi di lavoro è fondamentale per il successo dei progetti a lungo termine.

Dipendenze delle risorse

Il successo del progetto spesso dipende da più variabili, ma i cambiamenti inaspettati possono compromettere anche i piani migliori. Se un'attività chiave viene ritardata, può creare colli di bottiglia e influire sul lavoro correlato.

L'utilizzo di un software di gestione dei progetti ti consente di monitorare le dipendenze in tempo reale, individuare potenziali carenze e ritardi in anticipo e modificare le risorse in base alle esigenze. Questo tipo di automazione aiuta a evitare sorprese dell’ultimo minuto e mantiene i progetti nei tempi previsti.

Scarso utilizzo delle risorse

Molti membri del team dedicano una parte significativa della loro giornata ad attività amministrative, come la ricerca di file, la richiesta di approvazioni e il passaggio da uno strumento all'altro, lasciando poco tempo per la pianificazione strategica. L'utilizzo delle risorse misura l'efficacia con cui il tempo di un team viene dedicato al lavoro che genera redditività.

Massimizzare le risorse non significa lavorare di più, ma lavorare in modo più intelligente. Dare la priorità alle attività ad alto impatto e ridurre il lavoro amministrativo non necessario consente ai membri del team di concentrarsi su ciò che conta davvero. Sfruttare gli strumenti di gestione delle risorse può aiutare a semplificare i flussi di lavoro e a migliorare l'efficienza.

Suggerimenti per un’efficace allocazione delle risorse

Molti team che non hanno esperienza nel prendere decisioni sull'allocazione delle risorse spesso hanno difficoltà a identificare e distribuire le risorse migliori in modo da semplificare le operazioni e mantenere il progetto sul suo percorso critico. Ciò può portare a colli di bottiglia e battute d'arresto, mettendo potenzialmente a repentaglio il successo del progetto.

Segui queste strategie chiave per semplificare le operazioni e ottimizzare il processo di allocazione delle risorse:

1. Allinea la posizione con la disponibilità delle risorse

• Scegli attentamente le sedi dei progetti, tenendo conto delle esigenze geografiche e della disponibilità di risorse per preparare il tuo team al successo.

• Semplifica la logistica acquistando materiali a livello locale, per ridurre i tempi di transito e i costi.

• Tieni d’occhio le dinamiche della catena di approvvigionamento per mettere a punto la strategia di allocazione delle risorse e stare al passo con le potenziali sfide.

2. Sfrutta l’automazione e gli strumenti di project management

• Lascia che il software di gestione delle risorse faccia il lavoro pesante automatizzando le assegnazioni delle attività in base al carico di lavoro e alle competenze del tuo team.

• Utilizza gli strumenti giusti per la pianificazione e il livellamento delle risorse, in modo che tutto proceda senza intoppi. Con gli aggiornamenti in tempo reale sulla disponibilità dei materiali, saprai sempre cosa c’è a disposizione ed eviterai carenze impreviste.

• Dedica più tempo a ciò che conta davvero, il successo del progetto e la soddisfazione del cliente, automatizzando i processi di routine che altrimenti ti rallenterebbero.

3. Usa i dati in tempo reale per prendere decisioni

• Utilizza dashboard e software di gestione dei progetti per tenere d’occhio le metriche chiave e apportare modifiche in tempo reale alle strategie di allocazione delle risorse.

• Sfrutta gli approfondimenti della struttura di scomposizione del lavoro per anticipare i ritardi e spostare le risorse dove sono più necessarie.

• Ottieni il massimo dalle tue risorse modificando i piani man mano che le esigenze del progetto si evolvono, il che ti aiuterà a rimanere flessibile ed efficiente.

Un’efficace allocazione delle risorse porta a progetti migliori

L'allocazione delle risorse può aiutarti a impostare il tuo progetto per il successo fin dal primo giorno. Gestisci la disponibilità delle risorse in anticipo durante il processo di pianificazione delle risorse, per sapere esattamente cosa puoi supportare e come raggiungerai gli obiettivi del progetto.  

Domande frequenti sul significato e la definizione dell’assegnazione delle risorse