Cinque passaggi per creare un piano di coinvolgimento degli stakeholder (con modello)

Gli stakeholder spesso vengono coinvolti nei progetti per motivi finanziari o strategici. A seconda delle loro motivazioni, il loro livello di interesse e influenza sul tuo progetto varierà. Ecco perché è importante sapere come adattare il tuo stile di comunicazione in base alle esigenze degli stakeholder, al fine di dare la priorità a coloro che hanno il maggiore impatto.

Un modello di piano di coinvolgimento degli stakeholder ti aiuta a delineare chi sono i tuoi stakeholder, i loro livelli di influenza e interesse e la tua strategia di comunicazione. Il tuo team può utilizzare questo modello per soddisfare le esigenze degli stakeholder ed evitare che le barriere di comunicazione interrompano il flusso di lavoro del progetto. Continua a leggere per scoprire come un piano di coinvolgimento degli stakeholder può aiutarti a gestire le relazioni con clienti, investitori e dirigenti.

Cos’è un piano di coinvolgimento degli stakeholder?

Un piano di coinvolgimento degli stakeholder documenta il livello di coinvolgimento e influenza degli stakeholder del progetto. Delinea inoltre il piano di comunicazione con gli stakeholder, inclusi i tempi di contatto, la piattaforma da utilizzare e la quantità di informazioni da fornire.

Gli stakeholder possono essere persone del tuo team o parti esterne interessate dal tuo lavoro.

• Gli stakeholder interni possono includere project manager, team operativi, responsabili di reparto e membri della bacheca.

• Gli stakeholder esterni possono includere clienti, investitori, fornitori, partner aziendali o azionisti.

Poiché la comunicazione con gli stakeholder inizia proprio all'inizio di un progetto, creerai il tuo piano di coinvolgimento durante la fase di pianificazione del progetto. Una volta che hai un'idea per un progetto, identifica chi sono i tuoi stakeholder e quanto devono (o vogliono) essere coinvolti. Man mano che il progetto avanza, puoi modificare il tuo piano di coinvolgimento per soddisfare le loro esigenze.

Come usare un piano di coinvolgimento degli stakeholder

Un piano di coinvolgimento degli stakeholder non dovrebbe indurre il tuo team ad ascoltare alcuni stakeholder ignorando gli altri. Quello che dovrebbe fare è guidarti attraverso il processo di pianificazione del progetto e aiutarti a comunicare con coloro che lo desiderano di più. 

Per alcuni stakeholder, il consenso e la formazione sono fondamentali. Altri preferiscono accedere passivamente al materiale quando hanno tempo. Quando crei il tuo piano di coinvolgimento degli stakeholder, suddividi gli stakeholder in categorie, in modo da poter comunicare con loro nel modo più vantaggioso in base ai loro livelli di influenza e interesse. 

Uno dei vantaggi di un SEP è la sua natura collaborativa. Quando incorpori il tuo SEP in un software di gestione del lavoro, il tuo team può aggiornare il documento in base alle esigenze e assegnare la responsabilità alle diverse sezioni. In questo modo, avrai anche la libertà di condividere il piano tra progetti e persone.

Cosa includere in un piano di coinvolgimento degli stakeholder

I piani di coinvolgimento degli stakeholder variano in base alle priorità del team e degli stakeholder.

I componenti chiave di un SEP includono:

• Nome dello stakeholder: identifica chi è il tuo stakeholder.

• Livello di interesse: assegna agli stakeholder delle etichette in base al livello di interesse o coinvolgimento che hanno nel progetto. Vedi i cinque livelli di coinvolgimento degli stakeholder di seguito.

• Livello di influenza: assegna agli stakeholder etichette di valutazione da molto alto a molto basso in base all'influenza che hanno sul progetto. 

• Frequenza di comunicazione: identifica la frequenza con cui comunicherai con questo stakeholder.

• Approccio del canale di comunicazione: identifica quale strumento di comunicazione utilizzerai per comunicare con questo stakeholder.

• Tipo di informazioni: identifica il tipo di informazioni che fornirai a questo stakeholder durante la comunicazione.

L’obiettivo della creazione di un piano di coinvolgimento degli stakeholder è identificare gli obiettivi o le motivazioni degli stakeholder, nonché i metodi di comunicazione che utilizzerai con loro.

Cinque passaggi per creare un piano di coinvolgimento degli stakeholder

Per creare un piano di coinvolgimento degli stakeholder che ti aiuti a lavorare con loro in un modo che possano apprezzare, devi prima capire quali sono le loro esigenze e come influenzano il tuo progetto. Per iniziare, segui i passaggi seguenti.

1. Identifica gli stakeholder

Alcuni stakeholder saranno più coinvolti nel tuo progetto fin dall'inizio. Questo livello di coinvolgimento spesso deriva dalle loro motivazioni.

Ad esempio, un dirigente interno che supervisiona il progetto potrebbe essere più coinvolto perché il suo lavoro dipende da esso. Al contrario, un partner esterno con una piccola partecipazione finanziaria potrebbe essere meno coinvolto e non volere conoscere tutti i dettagli di ciò che sta accadendo. 

I cinque livelli di coinvolgimento degli stakeholder

• Leader: uno stakeholder leader è consapevole dell'impatto del progetto ed è attivamente coinvolto.

• Supporto: uno stakeholder di supporto è consapevole dell’impatto del progetto e lo supporta.

• Neutrale: uno stakeholder neutrale è consapevole dell’impatto del progetto, ma non si oppone né lo supporta.

• Resistente: uno stakeholder resistente è consapevole dell’impatto del progetto, ma si oppone al cambiamento.

• Ignaro: uno stakeholder ignaro non è a conoscenza del progetto o del suo impatto.

Una volta che conosci il livello di coinvolgimento degli stakeholder, identificherai il loro livello di influenza sul progetto. Il Project Management Institute definisce l’influenza come la quantità di potere che uno stakeholder ha su un progetto. Quando uno stakeholder ha un’influenza elevata, può controllare le decisioni chiave del progetto e indurre gli altri ad agire.

La scala dell’influenza degli stakeholder

• Molto alta: uno stakeholder con un’influenza molto alta ha un controllo significativo sulle decisioni chiave del progetto.

• Alta: uno stakeholder con un’influenza alta può indurre gli altri ad agire.

• Media: uno stakeholder con influenza media è spesso parte del processo decisionale.

• Bassa: uno stakeholder con un’influenza bassa può offrire opinioni sulle decisioni ed esprimere le proprie preoccupazioni, ma le sue idee potrebbero non essere sempre prese in considerazione. 

• Molto basso: uno stakeholder con un’influenza molto bassa può impegnarsi nel progetto quando lo desidera, ma non avrà alcun controllo sulle decisioni.

2. Mappa gli stakeholder sulla griglia di influenza/interesse

Ora che conosci il livello di influenza e interesse dei tuoi stakeholder, mapperai ogni stakeholder sulla griglia di influenza/interesse. Non è qualcosa che vorrai condividere con i tuoi stakeholder, ma può aiutarti a determinare quale dovrebbe essere il tuo stile e la tua cadenza di comunicazione per ogni individuo.

I quattro gruppi principali di stakeholder sono:

• alto interesse e alta influenza. Questi sono gli stakeholder della categoria "leader" o "supporto". Sono i tuoi attori chiave e i più importanti nella tua lista di stakeholder. Assicurati di comunicare regolarmente con loro e di informarli in modo approfondito sul progetto. Questi sono gli stakeholder più importanti da avere sulla bacheca.

• alto interesse e bassa influenza. Anche questi stakeholder probabilmente rientrano nelle categorie "leader" o "supporto". Sebbene non abbiano molta influenza, dovrebbero comunque essere tenuti al corrente di tutte le principali comunicazioni e incoraggiati a partecipare in altri modi a seconda della situazione. Quando utilizzi uno strumento di project management, puoi tenere aggiornati gli stakeholder con un alto livello di interesse senza ulteriori impegni.

• alta influenza e basso interesse. Questi stakeholder possono provenire dalle categorie "neutrali" o "riluttanti", e la formazione è fondamentale per tenerli sulla bacheca. Possono diventare più riluttanti se vengono colti di sorpresa da un cambiamento del progetto, quindi assicurati che abbiano accesso alle informazioni quando necessario e informali di qualsiasi attività che potrebbe influire sui loro flussi di lavoro.

• Bassa influenza e basso interesse. Questi sono stakeholder della categoria "non consapevoli". Non è necessario contattarle spesso, ma dovresti utilizzare il tuo strumento di project management per inviare aggiornamenti mensili. In questo modo, puoi fornire i dettagli chiave del progetto e loro sanno di avere l'opportunità di essere coinvolti maggiormente.

3. Crea un piano di comunicazione

La mappatura degli stakeholder ti offre alcune indicazioni su come comunicare con gli stakeholder in base al loro livello di influenza e interesse. Utilizzando questi punti della griglia, il passaggio successivo è creare un piano di comunicazione personalizzato. 

Un piano di comunicazione è fondamentale perché informa su come istruire e aggiornare gli stakeholder. Indipendentemente dal quadrante in cui rientrano, assicurati che gli stakeholder abbiano un modo per accedere alle informazioni pertinenti del progetto. Il modo migliore per farlo è mantenere tutte le informazioni del progetto in un unico posto, come uno strumento di project management. Gli stakeholder che hanno bisogno di approfondimenti in tempo reale sullo stato del progetto o che desiderano ottenere una visione d’insieme della cronologia generale del progetto possono utilizzare questo strumento per tenersi informati. 

La creazione di un piano di comunicazione prevede due passaggi: 

1. Identifica i diversi canali di comunicazione. Quali canali di comunicazione utilizza regolarmente il tuo team? A cosa serve ogni canale di comunicazione? 

2. Identifica il tipo di comunicazione di cui ha bisogno ogni quadrante degli stakeholder. Non esiste un unico stile di comunicazione che funzioni per tutti. Capisci come comunicherai e istruirai gli stakeholder durante il ciclo di vita del progetto. 

Ad esempio, gli stakeholder che hanno molto interesse e influenza nel progetto potrebbero volere una comunicazione settimanale. Puoi farlo condividendo gli aggiornamenti di stato del progetto tramite il tuo strumento di gestione del lavoro.

Una volta creato il tuo piano di comunicazione, condividilo con il team del progetto. Se modifichi il piano di comunicazione, assicurati di aggiornarlo e di comunicare le modifiche. In questo modo, i membri del team avranno accesso alle informazioni più aggiornate.

4. Usa il feedback per rivedere il piano secondo necessità

Gli stakeholder spesso cambiano comportamento nel corso di un progetto, quindi ricorda che i punti che hai mappato sulla griglia di interesse/influenza non sono scolpiti nella pietra. 

Non solo puoi rivedere il tuo piano in base ai cambiamenti di comportamento che osservi, ma puoi anche condividerlo con gli stakeholder e chiedere il loro feedback. Il modo migliore per ottenere un feedback dagli stakeholder è essere chiari su ciò che si sta chiedendo. 

Ad esempio, fornisci agli stakeholder il tuo piano di comunicazione e chiedi loro: “Questo piano di comunicazione va bene per voi? Ci sono aree che vorreste cambiare?"

Altri suggerimenti per ottenere un feedback:

• Chiedi un feedback scritto o fornisci un sondaggio formale con domande dettagliate sul tuo processo di coinvolgimento

• Chiedi al tuo team interno cosa ne pensa del piano di coinvolgimento

• Comunica eventuali modifiche apportate al piano di coinvolgimento agli stakeholder e ai membri del team

• Chiedi un feedback in una videochiamata se è più facile e conveniente per lo stakeholder 

Modello di piano di coinvolgimento degli stakeholder

Di seguito è riportato un esempio compilato di un modello di coinvolgimento degli stakeholder che include un’area per elencare gli stakeholder, valutare il loro livello di interesse e influenza e definire il loro piano di comunicazione.

Scarica il nostro modello gratuito di seguito per creare una strategia di coinvolgimento ben pianificata per il tuo prossimo progetto.

Quali sono i vantaggi di un piano di coinvolgimento degli stakeholder?

Un solido piano di coinvolgimento degli stakeholder aiuta il tuo team a informare e istruire gli stakeholder. Di seguito elenchiamo altri vantaggi offerti dai modelli di coinvolgimento degli stakeholder.

• Gestisce le aspettative: assicura che gli stakeholder conoscano la traiettoria del progetto e cosa aspettarsi in ogni fase del progetto.

• Riduce i rischi del progetto: impedisce agli stakeholder di apportare grandi modifiche che mettono a rischio la riuscita del progetto.

• Crea fiducia: crea relazioni più solide tra i membri del team e gli stakeholder.

• Migliora il processo decisionale: rende più facile anticipare le esigenze e i desideri degli stakeholder per determinare i passaggi successivi.

• Promuove la sinergia: quando i team comunicano, sono in grado di collaborare e creare in modo più efficace. 

Semplifica la pianificazione degli stakeholder con Asana

Il coinvolgimento degli stakeholder è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto. Quando adatti la tua comunicazione alle esigenze e ai desideri di ogni stakeholder, i risultati saranno inestimabili. 

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