7 functies van operations management (plus de vaardigheden die je nodig hebt om ze te beheersen)

Operations management zorgt ervoor dat processen binnen organisaties soepel verlopen. Beschouw je bedrijf als een luchthaven. Elk team is een vliegtuig dat in verschillende richtingen opstijgt met hun projecten en ideeën. Als operationeel manager ben jij de luchtverkeersleider die iedereen en alles op schema houdt. 

Een luchtverkeersleider bewaakt zaken als het weer, de vluchtbeweging en de pilotencommunicatie. Er zijn zeven functies van operations management. 

• Operationele planning

• Financieel 

• Productontwerp

• Kwaliteitscontrole

• Prognose

• Strategie

• Beheer van de toeleveringsketen

Operations is betrokken bij bijna elk aspect van een organisatie. Als een projectmanager bijvoorbeeld een nieuw teamlid wil aannemen, zal het operationele team eerst een kosten-batenanalyse uitvoeren. Wanneer het productieteam een nieuw product wil maken, begint het operationele team met het beoordelen van de vraag van de klant. 

Je besteedt misschien meer tijd aan het beheren van sommige functies dan aan andere. Als je bedrijf bijvoorbeeld geen fysiek product levert, zul je je waarschijnlijk niet veel richten op supply chain management. Maar het begrijpen van elke operationele functie is de beste manier om je voor te bereiden op het werken in elke branche. 

1. Operationele planning

Operationele planning is de fundamentele functie van operations management. Je taken binnen deze functie kunnen zijn:

• Het monitoren van de dagelijkse productie van goederen

• Het beheren en controleren van je inventaris

• De prestaties en het welzijn van teamleden in de gaten houden

• Productieplanning

De rol van operations management is om de operationele efficiëntie te handhaven. Wees altijd op zoek naar nieuwe ontwikkelingen om knelpunten te verwijderen en je operationele strategie te verbeteren.

Benodigde vaardigheid: vindingrijkheid

Als je vindingrijk bent, is het gemakkelijker om bedrijfsprocessen te onderhouden. Als operationeel manager moet je je team beheren en het welzijn van het bedrijf vooropstellen. Om met deze veranderingen om te gaan, moet je snel kunnen reageren. In situaties waarin je niet de tools hebt die je nodig hebt, is het van cruciaal belang om snel te denken en te gebruiken wat je hebt om oplossingen te bedenken. 

2. Financiën

Financiën is een essentiële en universele functie van operations management omdat elk bedrijf ernaar streeft om de kosten te verlagen en de winst te verhogen. Als operations manager zorg je ervoor dat bedrijfsleiders het budget in gedachten houden wanneer ze belangrijke beslissingen nemen. Enkele van je taken kunnen zijn:

• Budgetten maken om productiedoelen te bereiken

• Investeringsmogelijkheden vinden

• Budgetten toewijzen en middelen beheren

Je vraagt je misschien af hoe de financiële taken van het operations-team verschillen van die van de financiële afdeling. De financiële afdeling regelt alles, van inkomsten tot salarissen. Ondertussen moet je je financiële deelname beperken tot zaken die relevant zijn voor het productieproces.

Benodigde vaardigheid: financiële planning

Financiële planning vindt plaats wanneer je bepaalt of je bedrijf het budget heeft om strategische doelstellingen en doelen te bereiken. Om je bedrijfsleiders naar financieel succes te duwen, moet je vooruit plannen.

Houd de productiekosten laag door leveranciers van hoge kwaliteit met lage prijzen te vinden. Je wilt een eersteklas product maken dat binnen het budget van je klant blijft.

3. Productontwerp

Productontwerpers zijn misschien de creatievelingen van het team, maar het operationele team is de ogen en oren die informatie van de markt verzamelen. Zodra je de behoeften van de klant en de marketingtrends hebt geïdentificeerd, geef je wat je hebt geleerd door aan de ontwerpers, zodat ze een sterk product kunnen maken. 

Specifieke taken die je team in deze functie kan uitvoeren, zijn:

• Marktonderzoek consolideren tot verteerbare resultaten

• Resultaten communiceren aan een productontwerpteam

• Ontwerprichtlijnen bieden om ontwerpers te helpen een product te bedenken

Zonder het operationele team zou het productontwerpteam moeite hebben om te weten wat ze moeten maken. De markt verandert voortdurend en het creëren van een succesvol eindproduct vereist uitgebreid onderzoek.

Benodigde vaardigheid: gegevensinterpretatie

Het vermogen om gegevens te interpreteren is een sleutelvaardigheid voor deze functie van operationeel management. Als operationeel manager moet je gegevens omzetten in begrijpelijke aanwijzingen. Je doel moet zijn om duidelijk te communiceren hoe je wilt dat je product overeenkomt met of beter is dan andere producten op de markt. 

Zodra je een plan hebt, stroomlijn je de communicatie tussen teams door één platform of tool te gebruiken. Maak een centraal projectplan om actiepunten, informatie en feedback bij te houden. Deel het vervolgens in een Pojectbeheertool, zodat iedereen er toegang toe heeft en wijzigingen in realtime kan bekijken.

4. Kwaliteitscontrole

Kwaliteitscontrole gaat hand in hand met productontwerp. Nadat het productieteam een product heeft gemaakt, zal het operationele team ervoor zorgen dat het aan de kwaliteitsnormen voldoet. Je moet het product testen om te garanderen dat er geen defecten zijn voordat je het openbaar maakt. Je taken voor kwaliteitscontrole kunnen zijn:

• Risicoanalyse uitvoeren om potentiële problemen te identificeren

• Producten inspecteren om er zeker van te zijn dat ze aan de kwaliteitsnormen voldoen

• Het maken van tests om je productkwaliteit te controleren

• Het documenteren van eventuele defecten of tekortkomingen van producten

Het niveau en de normen van kwaliteitscontrole variëren per branche. Een van de eerste dingen die je team tijdens het kwaliteitscontroleproces moet doen, is marktonderzoek uitvoeren om te bepalen welke kwaliteitsnormen in jouw branche moeten gelden. Zodra je een reeks kwaliteitsnormen hebt opgesteld, gebruik je deze als een benchmark voor kwaliteitsbeheer in de toekomst.

Vereiste vaardigheid: conflictbeheer

Niet elk product zal na één ronde door het productieproces van topkwaliteit zijn. Het kan vele ontwerprondes en een paar keer terug naar de tekentafel duren om een kwaliteitsproduct te maken dat aan de normen voldoet. 

Dit soort feedback zal je product uiteindelijk de beste versie van zichzelf maken, maar het kan moeilijk zijn om op dat moment te horen. Om uit te blinken in deze functie van operationeel management, moet je sterke strategieën voor conflictbeheer opbouwen. Op die manier kun je deze tijden van onzekerheid doorstaan en producten maken die klanten verbazen.

5. Prognose

Prognose is niet alleen een term voor het weer - operationele teams gebruiken prognoses ook om de vraag naar een product te voorspellen. Je team kan prognoses leren beheersen door hypothetische vragen te beantwoorden zoals:

• Wat zal de vraag naar dit product in de toekomst zijn?

• Welke marketing en promoties moeten we plannen voor dit product?

• Welke verkoopinitiatieven moeten we voor dit product plannen?

• Kunnen we de opslagkosten inschatten die we nodig hebben voor de inventaris?

• Kunnen we de kosten van inkoop en grondstoffen bepalen?

Benodigde vaardigheid: datagestuurde besluitvorming

Datagestuurde besluitvorming zal je goed van pas komen in veel functies van operations management. De enige manier om nauwkeurige voorspellingen te doen, is door je voorspellingen op feiten te baseren. Prognose van de vraag naar producten door trends uit het verleden te analyseren. Communiceer vervolgens de voorspelde resultaten aan afdelingsleiders, zodat ze toekomstige plannen dienovereenkomstig kunnen aanpassen.

6. Strategie

Strategie is een brede functie van operationeel management die operationele planning, monitoring en analyse kan omvatten. Het doel van strategisch management is ervoor te zorgen dat productiebeslissingen in overeenstemming zijn met de bedrijfsdoelen. De bedrijfsdoelstellingen van je bedrijf kunnen het volgende omvatten: 

• Prioriteit geven aan klanttevredenheid

• Het verbeteren van het productiesysteem 

• Kosten beheersen met behoud van concurrentievoordeel

Het is jouw taak als operationeel manager om manieren te vinden om de bedrijfsdoelstellingen van je bedrijf te bereiken. Enkele strategieën die je voor de bovenstaande voorbeelden kunt gebruiken, zijn:

• Je inventaris analyseren: om prioriteit te geven aan klanttevredenheid, begin je met het analyseren van je inventaris. Dit kan de klanttevredenheid verhogen door ervoor te zorgen dat je altijd in staat bent om aan de vraag van de klant te voldoen. 

• Samenwerken tussen teams: meer samenwerking tussen teams zal het productiesysteem verbeteren omdat de communicatie zal toenemen, wat resulteert in minder ruimte voor fouten.

• Prioriteit geven aan groene processen: overschakelen op milieuvriendelijkere processen kan op de lange termijn geld besparen en klanten geïnteresseerd te houden in je merk.

Benodigde vaardigheid: kritisch denken

Kritisch denken is belangrijk voor de strategische functie van operations management, omdat het de manier is waarop je doordachte ideeën creëert en ze terugkoppelt aan fundamentele punten. Als je logisch nadenkt over concepten, kun je sterke strategieën ontwikkelen. Je kunt onderzoek en gegevens gebruiken om je ideeën te ondersteunen en vervolgens gebruiken wat je hebt geleerd om goed ondersteunde beslissingen te nemen voor je team. 

7. Toeleveringsketenbeheer

Als je bedrijf producten of diensten produceert, heeft je bedrijf toeleveringsketenbeheer nodig voor inkoop, productie en verzending. Je hebt misschien een aparte afdeling voor de toeleveringsketen, maar toeleveringsketenproblemen met betrekking tot de interne productie zijn aan jou. De toeleveringsketen moet als volgt cyclisch verlopen:

1. Grondstoffen

2. Leverancier

3. Productie/fabrikant

4. Distributeur

5. Detailhandelaar

6. Consument

De toeleveringsketen is cyclisch, want zodra je de vraag van de consument analyseert, koop je meer grondstoffen en ga je weer verder in de keten. 

Je hoeft niet per se al deze stappen te volgen. Als je bijvoorbeeld in een klein bedrijf werkt, kun je producten of diensten rechtstreeks naar consumenten sturen. Dit vermindert de distributie- en retailkosten, maar je moet de toeleveringsketen nog steeds intact houden. Als er een knelpunt is in één fase van de toeleveringsketen, kan dit een ravage aanrichten in elke andere fase.

Benodigde vaardigheid: probleemoplossend vermogen

Als operationeel manager moet je organiseren, plannen en delegeren. Maar om je vaardigheden een stap verder te brengen, moet je ook een goede probleemoplosser zijn. Er zijn veel probleemoplossende strategieën die je kunt bestuderen en in je toolbox kunt bewaren - en je teamleden zullen je snelle oplossingen waarderen wanneer het moeilijk wordt. 

Het belang van operations management

De functies van operations management zijn cruciaal voor elk bedrijf, of je nu in de productie- of de technische industrie zit. Hoewel technologiebedrijven financiën en strategie belangrijker vinden en productiebedrijven zich meer richten op de toeleveringsketen, geven deze zeven functies een volledig beeld van hoe je een intern team kunt runnen.

Bedrijven nemen veel beslissingen tijdens het productieproces en het operations-team dient vaak als een stem van rede tussen afdelingen. Zonder operationeel management kunnen afdelingen moeite hebben om beslissingen af te stemmen op de bedrijfsdoelen, conflicten te vermijden en de activiteiten soepel te laten verlopen. Operations management doet met name het volgende:

• Motiveert teamleden: het operations-team motiveert teamleden door de werkplaats georganiseerd te houden en de werkomstandigheden te verbeteren. Teamleden zijn enthousiaster om te werken wanneer ze een functionerende werkomgeving hebben.

• Maakt gebruik van middelen: een ander onderdeel van je taak als operationeel manager is het opstellen van een budget dat de middelen van het bedrijf verstandig gebruikt. Probeer waar mogelijk de kosten te verlagen, de middelen uit te breiden om aan de projectbehoeften te voldoen en te voorkomen dat middelen verloren gaan.

• Verbetert de samenwerking: je kunt de teamsamenwerking binnen je organisatie verbeteren door de besluitvorming te verbeteren. Wanneer je goede beslissingen neemt, creëer je vertrouwen tussen teams, wat resulteert in de levering van producten van topkwaliteit aan klanten. 

• Helpt bij het bereiken van doelstellingen: je helpt bij het bereiken van bedrijfsdoelstellingen door als controlepunten voor grote beslissingen te dienen. Wanneer afdelingsleiders wijzigingen of initiatieven overwegen, beoordeel je of hun ideeën aansluiten bij de bedrijfsdoelen.

• Verbetert de productiviteit: verhoog de productiviteit door het leveringsproces van het product efficiënter te maken. Teamleden in je organisatie kunnen hun werk sneller voltooien wanneer je verbeteringen aanbrengt in de productie.

Het operations-team in relatie tot andere afdelingen

Een operationele afdeling kan verschillende rollen op zich nemen, afhankelijk van de grootte van het bedrijf en het product. Als je een klein bedrijf bent, kan het HR-team sommige taken delen met het operations-team, zoals financiële planning. Maar grotere productiebedrijven hebben vaak duidelijke scheidslijnen tussen operations en menselijke relaties. In deze omgeving werk je waarschijnlijk hand in hand met een team voor toeleveringsketenbeheer.

Je vraagt je misschien af waarom supply chain management een van de belangrijkste functies van operations management is als het ook een aparte afdeling is. Hoewel deze twee processen meestal nauw met elkaar verbonden zijn, richten de teams zich op iets andere prioriteiten.  Traditioneel omvat operations management het interne deel van de productie, terwijl supply chain management het externe deel omvat. 

Stimuleer teams naar efficiëntie met Asana

Het doel van operations management is om je beslissingen slimmer te maken en je productie leaner. Of je nu dagelijkse projecten op schema houdt, de productkwaliteit bewaakt of bedrijfsstrategieën ontwikkelt, Asana kan je het overzicht op hoog niveau geven dat je nodig hebt om het allemaal te doen.