Wat is een mijlpaalgrafiek en waarom is het nuttig?

Een mijlpalengrafiek is een manier om de belangrijkste stappen van je project te visualiseren. Elke mijlpaal die je team bereikt, brengt je dichter bij het voltooien van je project. Op deze manier geven mijlpalen een gevoel van voldoening en laten ze je team zien hoe het werk dat ze doen bijdraagt aan de overkoepelende projectdoelstelling. 

Mijlpalen zijn niet alleen belangrijk voor je team, ze vereenvoudigen ook je rol als projectmanager. Je kunt je mijlpaalgrafiek delen met projectbelanghebbenden om de voortgang van je project te visualiseren en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. 

Dus hoe maak je een mijlpalengrafiek? 

We gaan enkele van de verschillende manieren verkennen waarop je deze stap kunt aanpakken bij het plannen van je project. We geven ook tips over hoe het markeren en vieren van mijlpalen het moreel van het team hoog zal houden.

Wat is een mijlpaalgrafiek?

Een mijlpalengrafiek is een visuele weergave van de belangrijkste taken die je team tijdens een project moet voltooien. 

In wezen kun je met mijlpalen kijken naar wat je team moet doen of al heeft gedaan. Zie ze als sporten op een ladder - hoe hoger je klimt, hoe dichter je bij het voltooien van je project komt.

Verschillende manieren om mijlpaalgrafieken te maken

Er is meer dan één manier om een mijlpaalgrafiek te maken. Je kunt mijlpalen toevoegen aan je projecttijdlijnsjabloon, een Gantt-grafiek maken of een werkbeheersoftware gebruiken met een tijdlijntool.

Een Gantt-grafiek is een horizontale staafdiagram die wordt gebruikt om een tijdlijn van een project, werk of programma te illustreren. Hoewel Gantt-grafieken een geweldige manier zijn om je projectschema en mijlpalen te visualiseren, kunnen ze tijdrovend zijn om in te stellen en rommelig worden naarmate je meer details toevoegt. Je kunt alles leren over de voor- en nadelen van Gantt-grafieken in onze volledige handleiding.

Het beste alternatief voor een traditionele Gantt-grafiek is een moderne projecttijdlijntool. Laten we eens kijken naar de voordelen van het gebruik van een aangewezen projectplanning- en tijdlijntool om je mijlpaalgrafiek te maken. 

Waarom zou je een pojectbeheertool gebruiken om je mijlpalengrafieken te maken?

Om hetzelfde overzicht in vogelvlucht van je project te krijgen dat een Gantt-grafiek biedt, gebruik je een tijdlijntool in je aangewezen werkbeheersoftware. Er zijn verschillende voordelen aan het gebruik van een tijdlijntool ten opzichte van een Gantt-grafiek:

• Een tijdlijntool is eenvoudig in te stellen en te onderhouden, vooral wanneer je nieuwe taken moet toevoegen of mijlpalen moet aanpassen.

• Taken en ander onderliggend werk kunnen aan je tijdlijn worden gekoppeld en worden in realtime bijgewerkt.

• Met één klik op de knop kun je je tijdlijn delen met je team of belanghebbenden.

7 stappen om een mijlpaalgrafiek te maken

Laten we nu stap voor stap het proces doorlopen van het maken van een mijlpalengrafiek, te beginnen met het definiëren van je projectdoelen.

Stap 1: Definieer projectdoelen

Voordat je je mijlpalengrafiek maakt, moet je je algemene projecttijdlijn en -doelen schetsen. Het definiëren van je projectdoelen geeft je team een grondig inzicht in je beoogde projectresultaat. Op deze manier weet je team precies waar ze naartoe werken en waarom het belangrijk is. Definieer vervolgens een ruwe tijdlijn voor je project, te beginnen met een begin- en einddatum. 

Voorbeeld: Stel, je bent een communicatiedirecteur en je bedrijf fuseert met een ander bedrijf. Je overkoepelende projectdoel is om de twee bedrijven succesvol samen te voegen. De startdatum van je project is de aanmaak van de interne aankondiging, de einddatum is het wereldwijde bedrijfsevenement dat de succesvolle fusie viert. 

Stap 2: maak een takenlijst

Nu je je ruwe tijdlijn en overkoepelende projectdoel hebt gedefinieerd, is het tijd om een takenlijst te maken. Deze taken moeten in chronologische volgorde worden vastgelegd en idealiter worden gekoppeld aan datums of datumbereiken om later in dit proces wat werk te verlichten.

Voorbeeld: Je taken voor de bedrijfsfusie omvatten onder andere het aanmaken van de interne aankondigingsnieuwsbrief, het plannen van Q&A-sessies met werknemers, persconferenties om de fusie extern aan te kondigen en het plannen van het wereldwijde fusie-evenement.

Stap 3: Identificeer mijlpalen

Om je mijlpalen te identificeren, moet je eerst precies begrijpen wat een mijlpaal is en wat niet. 

Doelen zijn meestal belangrijker dan mijlpalen. Een doel moet aangeven wat er gebeurt als je project succesvol is en hoe je project aansluit bij de algemene bedrijfsdoelstellingen. Met een mijlpaal kun je vooruitkijken naar een aankomend punt in je project of terugkijken op wat je al hebt bereikt. 

Het is ook gemakkelijk om een mijlpaal te verwarren met een deliverable, maar het onderscheid is hier iets preciezer. Een deliverable is iets tastbaars, zoals een rapport of een product. Een mijlpaal is meer conceptueel en markeert een controlepunt waar je team naartoe kan werken. 

Je kunt bepalen of iets al dan niet als een mijlpaal kwalificeert door de volgende vragen te overwegen:

• Heeft deze taak invloed op je deadline?

• Is dit een belangrijk punt in je project dat duidt op vooruitgang?

• Moet deze taak door je belanghebbenden worden beoordeeld?

• Kan het project nog steeds worden voltooid zonder deze taak?

Als het antwoord op alle vragen behalve de laatste ja is, heb je met succes een mijlpaal geïdentificeerd.

Voorbeeld: om je fusieproject en taken uit te bouwen, moet je eerst elk initiatief categoriseren:

• Het maken van de interne nieuwsbrief om de fusie aan te kondigen is een taak. 

• Het versturen van de nieuwsbrief is een projectdeliverable. 

• Het aankondigen van de fusie aan het bedrijf (de voltooiing van de bovenstaande twee taken) is een mijlpaal.

Stap 4: Maak je tijdlijn

Nu is het tijd om de puzzel in elkaar te zetten en je taken, doelen, fasen, deliverables en mijlpalen om te zetten in een tijdlijn. Kijk terug naar de tijdsbestekken die je aan je projectdeliverables hebt toegevoegd en controleer of de fasen lang genoeg zijn. Dit is ook een goede gelegenheid om te controleren of er afhankelijkheden zijn die een knelpunt kunnen veroorzaken.

Voeg al je projecttaken en fasen toe aan je tijdlijntool, definieer afhankelijkheden, pas fasen aan waar nodig en geef vervolgens taken, deliverables en belangrijke mijlpalen aan. Zodra je je projecttijdlijn hebt afgerond, moet je een duidelijke visualisatie van je hele projectplan hebben.

Voorbeeld: een project ter grootte van een bedrijfsfusie zal van nature enkele taken of fasen hebben die niet kunnen worden gestart totdat andere zijn voltooid. Je hebt bijvoorbeeld de bijgewerkte logo's van je marketingteam nodig voordat je het persbericht kunt verzenden waarin de fusie zelf wordt aangekondigd. Om je project soepel te laten verlopen, visualiseer je deze afhankelijkheden in je tijdlijn.

Stap 5: Deel je tijdlijn

Nu de tijdlijn voltooid is, wil je deze delen met je directe team om ervoor te zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien. Je team kan controleren of alle afhankelijkheden zijn gedefinieerd, alle mijlpalen aan de tijdlijn zijn toegevoegd en alle projectfasen lang genoeg zijn om knelpunten of andere projectproblemen te voorkomen.

Zodra je directe team heeft geverifieerd dat de tijdlijn goed is, deel je deze met je bredere team. Dit geeft iedereen een beter overzicht van de taken en fasen die ze moeten voltooien om de projectmijlpalen te bereiken en uiteindelijk het project succesvol af te ronden.

Voorbeeld: vier ogen zien meer dan twee. Nadat u uw mijlpaalgrafiek hebt gedeeld met een communicatiemanager, ontdekt deze dat u niet genoeg tijd hebt uitgetrokken om de interne Q&A-sessies voor werknemers voor te bereiden. Dit zou veel stress hebben veroorzaakt voor je communicatieteam en mogelijk een negatieve invloed hebben gehad op hoe de rest van het bedrijf over de fusie dacht. Door de tijdlijn aan te passen, kun je je team genoeg tijd geven om zich voor te bereiden op deze projectfase.

Stap 6: Voeg documentatie toe

Gedurende de hele levenscyclus van het project wil je alle documenten, notities en relevante communicatie die aan het project zijn gekoppeld, toevoegen aan de respectievelijke taken, fasen of mijlpalen. Je mijlpalengrafiek is nooit definitief - het is een groeiende pojectbeheertool die moet worden aangepast en toegevoegd, zodat deze altijd synchroon loopt met je project.

Door relevante informatie te koppelen aan je tijdlijn, kan je team een overzicht behouden van wat er is gedaan, wat er in behandeling is en wat er nog op je takenlijst staat. 

Voorbeeld: Zodra het marketingteam het nieuwe logo heeft gedeeld, koppel je het bestand aan de respectievelijke taak in je tijdlijn. Hierdoor kan iedereen die aan het project werkt het ontwerp gemakkelijk vinden en gebruiken wanneer dat nodig is.

Stap 7: Vier mijlpalen

Als je een mijlpaal bereikt, vier het dan! Afhankelijk van wat de mijlpaal markeert, kun je pizza bestellen op kantoor, je team vroeg laten vertrekken op een vrijdagmiddag of iedereen een cadeaubon sturen voor een lokale koffietent. Het harde werk van je team erkennen door mijlpalen te vieren, verhoogt het moreel en verbetert de betrokkenheid van je team.

Elke keer dat je team een mijlpaal afvinkt, ben je een stap dichter bij het voltooien van je project. Blijf de voortgang van je project bijhouden met je tijdlijn en deel mijlpalen met belanghebbenden - ook zij zullen het waarderen om te weten dat er vooruitgang wordt geboekt.

Voorbeeld: je team heeft onvermoeibaar gewerkt om het meest verbazingwekkende wereldwijde bedrijfsevenement te organiseren ter gelegenheid van de officiële fusie van de twee bedrijven. Iedereen heeft het naar zijn zin gehad en je CEO heeft zelfs gezegd hoe blij ze zijn met de uitkomst van het evenement. Je kunt deze mijlpaal vieren door je hele team de volgende maandag vrij te geven om op te laden voor de projectpost-mortem.

Andere manieren om je mijlpalen te plannen

Hoewel een tijdlijn de beste manier is om je werk te schetsen en een uitgebreid overzicht te krijgen van taken, deliverables en deadlines, zijn er andere manieren waarop je je mijlpalen kunt visualiseren en plannen.

Hoewel deze visualisaties misschien niet de beste pojectbeheertools zijn, zijn ze geweldig voor presentaties of brainstormen. 

In ons voorbeeld van de bedrijfsfusie wil je communicatieteam misschien een vereenvoudigde versie van de tijdlijn delen met het hele bedrijf wanneer ze de fusie aankondigen via de interne nieuwsbrief. Het delen van je tijdlijn met honderden of zelfs duizenden mensen is niet alleen onnodig, maar ook riskant.

Maak in plaats daarvan een vereenvoudigde visuele markering van alleen de mijlpalen of een aangepaste versie van je Kanbanbord, zodat de werknemers van het bedrijf een beter idee krijgen van wie er bijdraagt aan wat.

Zeg vaarwel tegen spreadsheet-hoofdpijn

Als je klaar bent om de Gantt-grafiek te dumpen en in plaats daarvan tijdlijnen te proberen, bekijk dan de tijdlijnfunctie van Asana. Gebruik een van Asana's bestaande mijlpaalgrafieksjablonen of maak er zelf een met de tijdlijntool.

En maak je geen zorgen: als je je mijlpaalgrafiek al in Excel hebt gemaakt, kun je je CSV-bestand rechtstreeks in Asana importeren. Zeg vaarwel tegen door spreadsheets veroorzaakte hoofdpijn en hallo tegen gestroomlijnde projectplanning.