OKR vs. KPI: Welk raamwerk voor het stellen van doelen is beter?

OKR's en KPI's lijken op het eerste gezicht misschien een beetje op alfabetsoep, maar deze acroniemen zijn waardevolle manieren om doelen te stellen en te bereiken. Als projectmanager is het belangrijk om ambitieuze doelen te stellen om ervoor te zorgen dat iedereen zich uitgedaagd en gemotiveerd voelt. Als je weet hoeveel vooruitgang je boekt in de richting van die doelen, is het gemakkelijker om problemen te identificeren en overwinningen te vieren.

In dit artikel bespreken we de verschillen tussen doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) en belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's). Zodra je deze raamwerken begrijpt, kun je hun voordelen combineren om je bedrijfsdoelen te plannen en te volgen.

Wat is een OKR?

Doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) combineren bedrijfsdoelen met een reeks meetbare manieren om ze te bereiken. Je kunt OKR's voor vrijwel elk doel gebruiken, of het nu gaat om een carrièredoel op lange termijn, een driemaandelijks teamdoel of een persoonlijk doel. 

Vul bij het instellen van OKR's de volgende zin in:

Ik zal [doelstelling], zoals gemeten door [Belangrijkste resultaten].

Doelstellingen zijn alle doelen die je wilt bereiken, of ze nu gemakkelijk haalbaar of verreikend zijn. Een doelstelling kan zaken omvatten als: 

• Ons klantbehoud verbeteren

• Verhoog de conversieratio van onze website

• Gekwalificeerde leads krijgen

Belangrijkste resultaten zijn de meetbare manieren waarop je van plan bent je doel te bereiken, en je kunt meer dan één belangrijkste resultaat hebben voor elke doelstelling. In tegenstelling tot KPI's hoeven de belangrijkste resultaten niet noodzakelijk kwantitatief te zijn. Belangrijkste resultaten kunnen zaken omvatten als:

• Een loyaliteitsbeloningsprogramma implementeren

• Voeg inhoud van hoge kwaliteit toe aan onze website

• Onze CRM-software upgraden

Het OKR-raamwerk is flexibel, maar bedrijfs-OKR's zijn effectiever wanneer ze verbonden zijn met de OKR's van andere afdelingen en teamleden. 34% van de teamleden zei dat ze zich gemotiveerder zouden voelen op het werk als ze begrepen hoe hun werk verband hield met de missie van het bedrijf. Je wilt gemotiveerde teamleden omdat ze harder werken en doelen sneller bereiken. 

Wat is een KPI?

Key performance indicators (KPI's) zijn kwantitatieve successtatistieken die bedrijfsdoelen of projecten bijhouden. Je kunt KPI's gebruiken om projecten, programma's of andere bedrijfsinitiatieven bij te houden.

Hoewel KPI's een reeks toepassingen hebben, moeten de statistieken die je voor elke KPI kiest uniek zijn voor het doel waar je naartoe werkt. Gebruik bijvoorbeeld niet dezelfde KPI om de voortgang van een sociale media-campagne en een IT-project te volgen. Zorg er in plaats daarvan voor dat je voor elk initiatief relevante statistieken onderzoekt om ervoor te zorgen dat ze relevante doelen meten en verbinding maken met bedrijfsdoelen. 

Kies KPI's die:

• Verbonden zijn met je strategische doelen

• Kunnen worden gemeten aan de hand van benchmarks

• Informatie geven over de planning van middelen

• Iets bijhouden dat je kunt controleren en beïnvloeden

Zodra je je KPI's hebt ingesteld, houd je ze bij voor het geheel van je initiatief. Dit kan je helpen begrijpen of je op schema ligt met je doelen, het risico loopt om ze niet te voltooien, of niet op schema ligt ten opzichte van waar je wilt zijn. Een KPI-sjabloon gebruiken kan dit proces vergemakkelijken door statistieken te centraliseren, updates te automatiseren en je team één bron van waarheid te geven voor het bijhouden van de voortgang.

Gebruik projectbeheersoftware om je KPI's bij te houden en ze te delen met projectbelanghebbenden. Door realtime voortgangsupdates te bieden, kan iedereen de voortgang van het initiatief volgen - zonder dat je nog een eindeloze statusupdate-vergadering hoeft te doorstaan.  

Het verschil tussen OKR's en KPI's

OKR's en KPI's zijn beide methoden voor prestatiebeheer, maar ze helpen je om je doelen op verschillende manieren te bereiken. OKR's zijn een raamwerk voor het stellen van doelen, terwijl KPI's de prestaties van doelen bijhouden.

Je kunt elk doel stellen met OKR's, maar bedrijven gebruiken OKR's vaak voor gedurfde, agressievere doelen. Hoewel OKR's grote doelen vertegenwoordigen, moeten ze minder ambitieus zijn dan Big Hairy Audacious Goals (BHAG). Hoewel sommige OKR's jaren meegaan, probeer je voor de meeste OKR's een maximum van één jaar aan te houden, anders kunnen ze na verloop van tijd groter en hariger worden.

Bedrijven gebruiken KPI's voor meer kwantificeerbare doelen. Deze statistieken kunnen nuttig zijn bij:

• Het monitoren van de gezondheid van je Bedrijf

• Het analyseren van patronen in groei in de loop van de tijd

• Het meten van de voortgang van marketingcampagnes

• Het aanpakken van problemen met ondermaats presterende projecten

• Mogelijkheden voor verbetering te identificeren

• Aanpassingen maken aan verouderde initiatieven 

• Op schema blijven om toekomstige doelen te bereiken

Doorgaans moet je je proces voor het stellen van doelen beginnen door te brainstormen over je doelen en het "O"-gedeelte van de OKR in te stellen - in dit geval een bedrijfsdoelstelling. Identificeer vervolgens de uitvoerbare stappen die je moet nemen om het te bereiken. Deze stappen zijn je belangrijkste resultaten. Zodra je een goede OKR hebt ingesteld, wijs je KPI's toe aan elk van je OKR's om de voortgang naar het bereiken van je doel te meten.

OKR's en KPI's kunnen samenwerken, maar ze kunnen ook op zichzelf staan. Als het bijvoorbeeld je doel is om de klanttevredenheid te verbeteren, dan kunnen je belangrijkste resultaten zijn om meer klantenservicemedewerkers in te huren en klantbeoordelingen te documenteren. Deze OKR's zijn niet kwantificeerbaar en vereisen geen ondersteuning van KPI's. 

OKR-voorbeelden

Wanneer je bedrijf een OKR voor het grote geheel instelt, kun je het doel beter bereikbaar maken door het op te splitsen in OKR's voor afdelingen en personen. Het creëren van deze OKR-structuur zorgt er ook voor dat ieders OKR's terugleiden naar het hoofddoel. 

Als je bedrijf bijvoorbeeld software as a service (SaaS) verkoopt, dan zou je OKR kunnen zijn om marktleider in de branche te worden. Je werkt dan samen met het bedrijfsleiderschap om een verscheidenheid aan bruikbare manieren te bedenken om dit doel te bereiken, afhankelijk van de afdeling. In dit  voorbeeld kunnen twee OKR's die de OKR van het hoofdbedrijf ondersteunen om een marktleider in de branche te worden, het upgraden van de huidige website (productteam) en het winnen van meer klanten (marketingteam) omvatten. De marketing- en productafdelingen ondersteunen dan afzonderlijk de OKR van het bedrijf met hun eigen OKR's. Deze omvatten het bouwen van de nieuwe website en het lanceren van een campagne om klanten online aan te trekken. 

Bedrijfsdoelstelling: marktleider worden in de SaaS-industrie

• Belangrijkste resultaten 1: Lancering van versie 2.0 van de website

• Belangrijkste resultaten 2: 1000 nieuwe klanten werven in het derde kwartaal

Doelstelling marketingteam: bereik uitbreiden naar doelgroep op alle digitale platforms

• Belangrijkste resultaten 1: betaalde advertentiecampagnes op Facebook, LinkedIn en Instagram instellen

• Belangrijkste resultaten 2: Creëer hoogwaardige SEO-inhoud voor website en sociale media

Doelstelling van het productteam: een goed presterende website bouwen

• Belangrijkste resultaten 1: Huidige website debuggen met een Product-backlog

• Belangrijkste resultaten 2: Samenwerken met ontwerpers om de indeling van de website te vernieuwen

Binnen de respectievelijke afdelingen kunnen teamleden individuele OKR's maken die hun OKR's op afdelingsniveau ondersteunen. Deze kleinere doelstellingen kunnen van toepassing zijn op taken zoals websitecodering of inhoudontwikkeling.

Voorbeelden van KPI's

Een KPI heeft vier componenten nodig om effectief te zijn. Deze componenten omvatten een meetbare doelstelling, een tijdsbestek voor voltooiing van de doelstelling, een gegevensbron voor monitoring en een vaste frequentie van monitoring.

Je ziet vaak KPI's die alleen de doelstatistiek vermelden, bijvoorbeeld capaciteitsbenuttingsgraad of nieuwe inkomende leads, maar zonder de context van alle vier de componenten, weet je niet waarom je de statistiek in kwestie volgt of zelfs hoe je deze moet meten. 

Hieronder zie je een lijst met KPI-voorbeelden, ingedeeld per afdeling. Elk van deze voorbeelden bevat de vier hierboven genoemde componenten. 

Voorbeeld verkoop-KPI's:

• Verkrijg 20 nieuwe inkomende leads tegen het einde van het vierde kwartaal. Gebruik CRM-software (customer relationship management) om de voortgang wekelijks bij te houden. 

• Verbeter de responstijd van leads met gemiddeld twee dagen in het vierde kwartaal. Gebruik rapportagesoftware om de responstijd van leads dagelijks bij te houden. 

Voorbeeld marketing-KPI's:

• Verlaag de kosten per lead met $ 0,50 in het vierde kwartaal. Bereken de kosten per lead bij het plannen van elk project.

• Krijg 100 nieuwe klanten in het vierde kwartaal. Gebruik projectbeheersoftware om de voortdurende status van ons klantenbestand vast te leggen.

Voorbeeld van projectmanagement-KPI's:

• Houd de capaciteitsbenuttingsgraad boven de 85% in het vierde kwartaal. Gebruik Asana-werkbelasting om de capaciteitsbenuttingsgraad wekelijks bij te houden. 

• Bereik ten minste 10% investeringsrendement (ROI) voor elk project in het vierde kwartaal. Gebruik Asana om het geschatte projectbudget bij te houden ten opzichte van de werkelijke projectkosten en bereken vervolgens de ROI.

Wat is beter, OKR's of KPI's?

Er is geen juiste of foute optie bij het kiezen tussen OKR's en KPI's. Om te beslissen welk raamwerk beter voor je is, moet je duidelijk zijn over je bedoelingen. Huidig project of een eerder initiatief verbeteren? Dan zijn KPI's het beste voor jou. Je kunt deze statistieken aanpassen aan je behoeften en je voortgang in realtime bekijken. 

Als je bedrijf grotere doelen heeft, dan zijn OKR's een betere optie voor je. Je kunt die doelen opsplitsen in uitvoerbare componenten waaraan iedereen in de organisatie kan deelnemen. OKR's helpen je team ook om gemotiveerd te blijven terwijl je vordert in de richting van je doelen.

Het is belangrijk om te onthouden dat je niet hoeft te kiezen tussen OKR's en KPI's. Wanneer je deze twee raamwerken combineert om doelen te stellen en te meten, kun je optimale bedrijfsprestaties bereiken.

Gebruik OKR's en KPI's om je organisatie af te stemmen

OKR's en KPI's helpen je succes te meten en enthousiasme voor groei te wekken. Deze methoden van prestatiebeheer kunnen ook teams motiveren en ervoor zorgen dat iedereen gefocust blijft op wat er voor ons ligt. 

Wanneer je je initiatieven en prestatiestatistieken invoert in je werkbeheersoftware, krijgen teamleden een duidelijk idee van hoe hun werk verband houdt met het grotere geheel. Dit kan uiteindelijk interne conflicten verminderen en de teams binnen je organisatie op elkaar afstemmen.