Prestatie-evaluatiesjabloon, met voorbeelden en tips

Prestatie-evaluaties kunnen herinneringen oproepen aan toen je een nieuw teamlid was in de hot seat. De verwachting voor elke 1:1-vergadering was waarschijnlijk stressvol als je niet wist hoe het format eruit zou zien of waar je over zou praten. Maar nu je zelf manager bent, kun je de dingen vanuit een ander perspectief bekijken en een positievere ervaring creëren. 

Functioneringsgesprekken zijn een waardevol hulpmiddel omdat ze helpen om structuur en Helderheid te geven aan het feedbackproces. Ze zijn ook een geweldige manier om de beoordelingservaring opnieuw te richten op toekomstige doelen, in plaats van op fouten uit het verleden. In dit stuk leer je hoe je een prestatie-evaluatiesjabloon maakt, dat je kunt koppelen aan software voor het stellen van doelen om je team te ondersteunen terwijl ze groeien.

Wat is een prestatie-evaluatie?

Een prestatie-evaluatie is een formeel check-in proces dat wordt gebruikt om teamleden te evalueren op basis van hun eerdere werk en om feedback te geven voor toekomstig succes. Prestatie-evaluaties worden soms prestatiebeoordelingen genoemd en vinden meestal plaats in driemaandelijkse, halfjaarlijkse of jaarlijkse cycli. 

Tijdens een prestatie-evaluatie beoordeel je de algehele prestaties van elk teamlid en splits je de competenties op die ze willen beheersen. Jij en je werknemer bespreken specifieke voorbeelden van dingen die je teamlid goed heeft gedaan en gebieden waar ze ruimte hebben voor verbetering. Sommige bedrijven gebruiken virtuele prestatiebeoordelingssoftware, maar je kunt het proces ook doorlopen zonder een speciale HR-managementtool te gebruiken.

Prestatie-evaluaties als zelfevaluaties

Prestatie-evaluaties zijn een kans op groei. Ze zijn een kans om een gesprek te hebben over de impact van elk teamlid en hoe ze verder kunnen in hun rol. 

Vaak hebben prestatiebeoordelingssjablonen een zelfevaluatiecomponent. Dit geeft je teamlid de kans om zijn of haar eigen carrière te stimuleren door successen en toekomstige doelen te delen. Je kunt dan het prestatiebeoordelingsgesprek beginnen door hen te vragen te delen wat ze denken dat ze goed doen en de gebieden waarin ze denken dat ze verbetering nodig hebben. Dit kan ervoor zorgen dat de evaluatie minder kritisch aanvoelt en meer als een dialoog.

Hoe schrijf je een prestatiebeoordeling?

Een prestatiebeoordelingssjabloon kan je helpen je voor te bereiden op het beoordelingsproces door je een gestandaardiseerd format te geven om te volgen. Hoewel je dit sjabloon moet aanpassen aan de doelen van je team, moet je ervoor zorgen dat je teamleden het sjabloon van tevoren zien, zodat ze weten waar het gesprek over zal gaan. Dit stelt hen in staat om zich voor te bereiden en moedigt de dialoog aan over hoe verder te gaan. Bekijk ons sjabloon voor prestatiebeoordelingen van werknemers voor een raamwerk dat helpt bij het voeren van eerlijke, productieve discussies.

1. Identificeer kerncompetenties

Hoewel je wilt dat je prestatiebeoordelingssjabloon voldoet aan de behoeften van je teamleden, is het ook belangrijk om je sjabloon te standaardiseren om een eerlijke beoordeling over de hele linie te bieden. Dit betekent dat je moet overwegen welke competenties het meest zinvol zijn voor je hele Afdeling. 

Kerncompetenties die prestaties in verschillende teamrollen kunnen meten, zijn onder meer:

• Kennis van functievaardigheden

• Kwaliteit/kwantiteit van het werk

• Klantenservicevaardigheden

• Aanwezigheid

• Initiatief

• Inclusiviteit

Naast deze categorieën kun je een gebied opnemen in het evaluatieformulier voor specifieke doelen en verdere discussie. Zo kun je persoonlijker worden met elk teamlid wanneer je ze individueel ontmoet. 

Tip: je kunt onder elke categorie subcompetenties toevoegen om je prestatiebeoordeling gedetailleerder te maken. Voeg bijvoorbeeld onder de competentie 'kwaliteit/kwantiteit van het werk' dingen toe als: zoekt naar manieren om de kwaliteit te verbeteren; voert een volledig scala aan taken uit; bereikt doelen; en haalt deadlines. 

2. Kies een beoordelingsschaal

Zodra je de competenties voor je prestatiebeoordelingssjabloon hebt gekozen, kies je hoe je je teamleden wilt beoordelen. Er zijn twee belangrijke waarden van een beoordelingsschaal:

1. Biedt een gedeelde taal om successen en sterke punten te bespreken versus kansen.

2. Biedt iets om op terug te kijken en de loopbaangroei van teamleden te zien.

Vermijd echter indien mogelijk een numerieke schaal. Op die manier richten teamleden zich minder op hun 'cijfer' en meer op hun competenties. De sleutel tot je beoordelingsschaal is om ervoor te zorgen dat deze voor iedereen duidelijk is.

Voorbeeld van een beoordelingsschaal:

• Boven verwachting

• Vaak boven verwachting

• Voldoet consequent aan de verwachtingen

• Heeft ontwikkeling nodig

Zorg ervoor dat je je team afstemt op wat de beoordelingsschaal betekent. Twee mensen kunnen bijvoorbeeld mentaal 'voldoet consequent aan de verwachtingen' anders definiëren, dus iedereen op één lijn houden kan de basis leggen voor een gezond en productief evaluatiegesprek.

3. Stel een evaluatiecyclus in

Door je evaluatiecyclus in te stellen, weten jij en je teamleden hoeveel tijd je hebt om je voor te bereiden tussen de sessies. Gemeenschappelijke beoordelingscycli zijn driemaandelijks, halfjaarlijks en jaarlijks, en je bedrijf kan deze vooraf bepalen. Maar als je een keuze hebt, kun je kiezen op basis van de aard van je werkplaats. Als je werkcultuur bijvoorbeeld hands-off is, kun je maandelijkse prestatie-evaluaties houden om ervoor te zorgen dat teamleden regelmatig feedback krijgen. Als je werkcultuur zeer collaboratief is, heeft je team mogelijk geen frequente beoordelingen nodig.  

Sommige beoordelingsperioden zijn beter voor kortetermijndoelen, terwijl andere zich richten op langetermijndoelen. Driemaandelijkse beoordelingsperioden bieden bijvoorbeeld voldoende tijd tussen de evaluaties voor je teamleden om rekening te houden met eerdere feedback en te werken aan de doelen die jullie samen hebben gesteld. Zodra je je evaluatiecyclus hebt ingesteld, is het belangrijk om je eraan te houden, zodat iedereen weet wat ze kunnen verwachten. 

Tip: je kunt ook gebruikmaken van de tijd die je hebt tussen evaluatiecycli om werkprestaties in actie te observeren en mogelijkheden voor professionele ontwikkeling te bieden. Het hele team heeft er baat bij als je je teamleden helpt hun prestatiedoelen te bereiken.

4. Bereid een lijst met vragen voor

Nu je de basis van je prestatiebeoordelingssjabloon hebt vastgelegd, kun je je voorbereiden op de individuele vergaderingen die je met je teamleden zult hebben. In deze vergaderingen wil je een lijst met vragen hebben die het gesprek vooruit kunnen helpen. Enkele vragen die je kunt stellen zijn:

• Wat is iets van dit kwartaal waar je trots op bent?

• Welke doelen heb je bereikt? Welke doelen heb je niet bereikt?

• Wat zijn twee of drie dingen waar je je volgend kwartaal op kunt concentreren om je te helpen professioneel te groeien?

Om de druk van de evaluatievergadering te verlichten, standaardiseer je deze vragen voor alle teamleden.

Tip: Zorg ervoor dat je vragen kiest die teamleden aan het denken zetten over hun werkvoortgang en doelen. Hoewel het beoordelingssysteem op de prestatie-evaluatie nuttig is voor vergelijkingen op lange termijn, is het gesprek waar je teamleden problemen kunnen verwoorden en zich goed kunnen voelen over hun prestaties.

5. Deel vragen van tevoren

Het beste wat je kunt doen om teamleden voor te bereiden op een prestatiebeoordelingsgesprek, is hen van tevoren te laten weten dat het gaat plaatsvinden en wat ze precies kunnen verwachten. Door de vragen die je hebt voorbereid van tevoren te delen, kan iedereen erover nadenken en ze verwerken. Dit vermindert de nervositeit en maakt het een meer collaboratief en constructief gesprek.

Je kunt ook het format van de beoordeling met hen delen, zodat ze een idee krijgen van hoe het gesprek zal verlopen. Verwacht je bijvoorbeeld dat zij eerst delen, of leid jij?

Tip: naast het delen van de vragen met je teamleden, kun je ze laten weten wat ze kunnen verwachten door ze te vragen naar hun prestaties in de tussentijd tussen de evaluatiecycli.

6. Voer het gesprek

Reserveer speciale tijd buiten je traditionele vergaderingen om je prestatiebeoordelingsgesprekken te houden. Plan om elk teamlid individueel te ontmoeten voor 30 tot 45 minuten. Geef je teamleden indien mogelijk ongeveer een week van tevoren een seintje, zodat ze zich kunnen voorbereiden.

Tip: vergeet niet om teamleden tijdens het gesprek om hun mening te vragen. Vraag naast de standaardvragen over prestaties in het verleden en toekomstige doelen ook om feedback over je managementstijl of de bedrijfscultuur. Je kunt ook vragen waar of of ze hopen op de lange termijn in het bedrijf te groeien.

7. Creëer een raamwerk voor het stellen van doelen

De vragen die je teamleden stelt tijdens evaluaties moeten overvloeien in sessies voor het stellen van doelen. Wanneer je het prestatiebeoordelingsproces beëindigt met een vastgesteld doel, hebben teamleden een duidelijk idee van waar ze aan moeten werken tussen de evaluaties. Twee opties voor het stellen van doelen zijn slimme doelen en OKR's:

SMART-doelen:

• Specific (specifiek)

• Meetbaar

• Achievable (haalbaar)

• Realistisch

• Tijdgebonden

OKR's:

Doelstelling 1

• Belangrijkste resultaten 1

• Belangrijkste resultaten 2

• Belangrijkste resultaten 3

Nadat je teamleden een raamwerk hebt gegeven om te volgen, laat je hen de visionairs van hun doelen zijn terwijl jij faciliteert. 

Tip: wanneer je een stap terug doet in het proces van het stellen van doelen, zullen je teamleden meer controle hebben over hun toekomstige groei. Het kan evaluaties ook aangenamer maken omdat ze minder bureaucratisch worden. 

8. Sta open voor feedback

Je moet teamleden altijd vragen naar je prestaties als manager, zodat je kunt blijven voldoen aan hun behoeften. Soms voelen teamleden zich niet op hun gemak om eerlijke feedback te geven in een 1:1-vergadering. Dus als je oprechte reacties wilt, overweeg dan om anoniem om feedback te vragen. Je kunt:

• Een anonieme enquête sturen

• Een fysieke of virtuele opmerkingenbox instellen 

• Een teamfeedbackvergadering houden

Benadruk dat je openstaat voor alle feedback die je teamleden voor je hebben, of die nu positief of constructief is. Je kunt hun feedback gebruiken om een betere manager te worden en je toekomstige prestatie-evaluaties te verbeteren. 

Tip: Als je moeite hebt om manieren te bedenken om teamfeedback te krijgen, vraag dan je collega's welke methoden zij gebruiken. Andere managers hebben misschien ook strategieën om te delen en ideeën voor evaluatiesjablonen. Als je gebieden ziet die overlappen tussen je afdelingen, kun je ideeën lenen voor je formulieren voor prestatiebeoordelingen.

Sjabloon en voorbeeld voor prestatiebeoordeling

Hieronder zie je een ingevuld voorbeeld van hoe een prestatiebeoordelingssjabloon eruit kan zien. Je kunt dit sjabloon aanbieden als een zelfevaluatie voor teamleden, wat een zinvolle discussie zou moeten aanwakkeren over hun werkvoortgang en toekomstige doelen. 

Je kunt hieronder een lege versie van dit prestatiebeoordelingssjabloon downloaden om het aan te passen voor je bedrijf en Afdeling.

Je kunt hieronder een lege versie van dit prestatiebeoordelingssjabloon downloaden om aan te passen voor je bedrijf en Afdeling.

Soorten sjablonen voor prestatiebeoordelingen van werknemers

Het proces van het uitvoeren van functioneringsgesprekken van werknemers is cruciaal voor zowel de groei van werknemers als de voortdurende verbetering van je organisatie. Door een verscheidenheid aan sjablonen voor werknemersprestatiebeoordelingen te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat deze beoordelingen zowel uitgebreid als praktisch zijn.

Hieronder bespreken we verschillende soorten prestatiebeoordelingen van werknemers die HR-afdelingen helpen om constructieve feedback te geven, de teamprestaties te verbeteren en de betrokkenheid van werknemers te vergroten.

Eenvoudig prestatiebeoordelingssjabloon

Een eenvoudige prestatiebeoordeling is een essentieel hulpmiddel voor elke HR-professional of teamleider. Het is ontworpen om het evaluatieproces te stroomlijnen door te focussen op belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) en kerncompetenties.

Dit sjabloon is handig voor routinematige beoordelingen en is een goed uitgangspunt voor degenen die nieuw zijn in prestatie-evaluaties. Het vereenvoudigt het uitvoeren van een prestatiebeoordeling door een duidelijk, beknopt raamwerk voor feedback te bieden.

Voorbeeld: een verkoopmedewerker kan bijvoorbeeld worden beoordeeld op specifieke KPI's, zoals verkoopvolume en klanttevredenheid, met duidelijke statistieken voor beoordeling en discussie.

Zelfevaluatieformulieren

Het zelfevaluatieformulier, dat werknemers aanmoedigt tot zelfreflectie, is een belangrijk onderdeel van het prestatiebeoordelingsproces. Met dit formulier kunnen individuen hun eigen prestaties beoordelen, hun prestaties benadrukken en verbeterpunten identificeren.

Voorbeeld: Een softwareontwikkelaar kan het formulier gebruiken om na te denken over zijn voltooide projecten, verbeteringen in codeervaardigheid en bijdragen aan teamwork. Dit helpt het teamlid om zijn of haar sterke punten en gebieden voor verdere professionele ontwikkeling te identificeren.

Door zelfevaluaties te integreren in je formulieren voor prestatiebeoordeling, kun je een cultuur van zelfbewustzijn en voortdurende ontwikkeling bevorderen.

Sjabloon voor peer review

Het peer review-sjabloon bevordert een gezamenlijk beoordelingsproces waarin werknemers feedback kunnen geven op de prestaties van hun collega's. Collegiale beoordelingen vormen een aanvulling op traditionele formulieren voor prestatiebeoordeling door diepgang toe te voegen aan het begrip van de impact van een werknemer binnen het team.

Dit formulier biedt een grondig perspectief dat misschien niet alleen duidelijk is voor leidinggevenden en helpt om te begrijpen hoe collega's de voortgang van een werknemer zien.

Voorbeeld: een grafisch ontwerper kan bijvoorbeeld feedback krijgen van collega's over creativiteit, het vermogen om deadlines te halen en samenwerking aan teamprojecten. Deze feedback geeft een volledig beeld van hun prestaties van degenen die nauw met hen samenwerken.

Sjabloon voor een 30-60-90 beoordeling

Het 30-60-90 beoordelingssjabloon is ontworpen voor nieuwe werknemers en stelt duidelijke mijlpalen voor de eerste 90 dagen van het dienstverband. Het is een dynamische tool die managers en werknemers helpt wederzijdse prestatieverwachtingen en -doelen vast te stellen, waardoor de onboarding van nieuwe werknemers een succes wordt.

Voorbeeld: stel je een nieuwe marketingspecialist voor die naar verwachting de marketingstrategie van het bedrijf in de eerste 30 dagen leert, op de 60e dag aan een campagne bijdraagt en op dag 90 een klein project leidt.

De 30-60-90 beoordeling richt zich op de kwaliteit van het werk en de afstemming met de functiebeschrijving en bevat een loopbaanontwikkelingsplan met mentoring. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker effectief in het Team wordt geïntegreerd, met duidelijke verwachtingen voor de eerste maanden.

360-graden feedbacksjabloon

Het 360-graden feedbacksjabloon is een uitgebreide benadering van prestatie-evaluatie, met feedback van leidinggevenden, collega's, ondergeschikten en soms zelfs klanten.

Deze holistische visie biedt een goed afgerond perspectief op de sterke punten van werknemers en alle gebieden die moeten worden verbeterd.

Voorbeeld: stel je een teamleider voor waarvan de 360-gradenfeedback een lagere prestatiebeoordeling laat zien in communicatievaardigheden in vergelijking met andere gebieden. Op basis van deze feedback wordt de leider op een prestatieverbeteringsplan geplaatst dat specifiek is ontworpen om zijn communicatievaardigheden te verbeteren. Het plan omvat gerichte workshops, mentorsessies met een communicatiecoach en regelmatige feedbacksessies om de voortgang te volgen. Deze aanpak zorgt ervoor dat de leider de ondersteuning krijgt die nodig is om zijn of haar vaardigheden te ontwikkelen en de prestaties van het team positief te beïnvloeden.

Persoonlijke vergaderingen

Sjablonen voor prestatiebeoordelingen kunnen handig zijn om aantekeningen te maken tijdens persoonlijke vergaderingen, maar nu veel teams overstappen op werken op afstand, is online software nuttiger dan ooit. Virtuele een-op-eengesprekken maken duidelijk dat je er bent voor je teamleden en altijd bereid bent om te praten. Ze zijn een geweldige plek voor informele feedback en om psychologische veiligheid en vertrouwen op te bouwen. Door deze relatie met je direct ondergeschikte te ontwikkelen, kun je jezelf voorbereiden op succes wanneer je een groter prestatiebeoordelingsgesprek hebt.

Zelfs als je persoonlijk werkt, kun je agenda's voor een-op-een-vergaderingen gebruiken om het hele jaar door in contact te blijven met teamleden.

Een één-op-één-project geeft teamleden ook de kans om te kiezen waar ze met jou over willen praten. Beschouw het één-op-één-gesprek als hun tijd. Je hebt 30 minuten gereserveerd die ze kunnen gebruiken op de manier die voor hen het meest voordelig is. Soms willen ze misschien praten over hun favoriete tv-programma omdat ze wat tijd nodig hebben om tot rust te komen. Andere keren kun je samen serieus brainstormen of problemen oplossen.

Sjabloon voor driemaandelijkse prestatiebeoordeling

Het driemaandelijkse prestatiebeoordelingssjabloon richt zich op kortetermijndoelen en -prestaties en maakt het mogelijk om de voortgang van een werknemer vaker te beoordelen. Deze prestatiebeoordeling is nuttig voor het bijhouden van de voortgang naar jaarlijkse doelen en het aanpassen van doelstellingen indien nodig. Driemaandelijkse beoordelingen zijn een uitstekende manier om werknemers gemotiveerd te houden en af te stemmen op de strategische richting van het bedrijf.

Voorbeeld: Een projectmanager kan bijvoorbeeld worden beoordeeld op zijn vermogen om projectmijlpalen te halen, met aanpassingen aan zijn doelen voor het volgende kwartaal op basis van de laatste projectresultaten en feedback.

Sjabloon voor jaarlijkse prestatiebeoordeling

Het jaarlijkse prestatiebeoordelingssjabloon biedt een uitgebreid overzicht van de prestaties van een werknemer gedurende het jaar. Het is een gelegenheid om na te denken over prestaties op lange termijn, toekomstige doelen te stellen en mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling te bespreken.

Het opnemen van feedback uit dit sjabloon in de volgende prestatiebeoordeling zorgt voor voortdurende verbetering en effectief prestatiebeheer. Bovendien vormt het de basis voor zinvolle een-op-eengesprekken, waardoor managers en werknemers de voortgang kunnen opvolgen en overwinningen kunnen vieren.

Voorbeeld: Stel je bijvoorbeeld een werknemer voor die het hele jaar door consequent zijn verkoopdoelstellingen heeft gehaald. De jaarlijkse beoordeling erkent niet alleen deze prestatie, maar onderzoekt ook gebieden voor verdere groei. Dit kan het stellen van hogere doelen voor het komende jaar inhouden, het bespreken van nieuwe verantwoordelijkheden of het identificeren van opleidingsmogelijkheden.

Waarom prestatiebeoordelingen belangrijk zijn

Prestatie-evaluaties zijn belangrijk voor zowel managers als teamleden, omdat communicatie tekort kan schieten wanneer het werk hectisch wordt. Een 'goed gedaan' hier en daar kan een lange weg gaan, maar teamleden hebben geplande face-to-face tijd nodig voor individuele feedback om op schema te blijven en te groeien.

Prestatie-evaluaties kunnen de volgende voordelen bieden:

Voor managers:

• Biedt informatie voor wervingspraktijken

• Biedt feedback over de managementstijl

• Biedt updates over het welzijn van teamleden

Voor teamleden:

• Verbetert de communicatie met leiderschap

• Biedt een veilige plek om zorgen te uiten

• Biedt feedback op individuele prestaties

Hoewel prestatiebeoordelingen zenuwslopend kunnen zijn, zijn ze ook motiverend en geven ze teamleden helderheid over hoe ze kunnen verbeteren. Na verloop van tijd bouwen doordachte prestatie-evaluaties vertrouwen op en laten ze je teamleden zien dat je hen en hun loopbaan ondersteunt.

Verbeter prestatie-evaluaties met software voor het stellen van doelen

Met de software voor het stellen van doelen van Asana kan je team vaker updates ontvangen over hoe ze het doen, wat de druk op iedereen vermindert wanneer prestatie-evaluaties plaatsvinden. 

Het stellen van doelen verbetert het prestatie-evaluatieproces door meer te focussen op toekomstige voortgang. Wanneer je team hun voortgang in actie kan zien, zullen ze zich meer betrokken voelen bij het leveren van hun beste werk.