Czym jest wykres kamieni milowych i dlaczego warto go używać?

Wykres kamieni milowych to sposób na wizualizację najważniejszych etapów projektu. Każdy kamień milowy, który osiąga Twój zespół, przybliża Cię do ukończenia projektu. W ten sposób kamienie milowe zapewniają poczucie spełnienia i pokazują zespołowi, w jaki sposób wykonywana przez niego praca przyczynia się do osiągnięcia nadrzędnego celu projektu. 

Kamienie milowe są ważne nie tylko dla zespołu, ale także ułatwiają pracę kierownikowi projektu. Możesz udostępnić swój wykres kamieni milowych interesariuszom projektu, aby zwizualizować postępy i upewnić się, że wszyscy są na bieżąco. 

Jak więc utworzyć wykres kamieni milowych? 

Przyjrzymy się różnym sposobom, w jakie możesz podjąć się tego kroku podczas planowania projektu. Podpowiemy również, jak wyznaczenie i świętowanie kamieni milowych pomoże utrzymać wysokie morale zespołu.

Czym jest wykres kamieni milowych?

Wykres kamieni milowych to narzędzie do wizualizacji najważniejszych zadań, które zespół musi ukończyć w ramach projektu. 

Zasadniczo kamienie milowe pozwalają przyjrzeć się temu, nad czym zespół musi pracować lub co już zrobił. Możesz potraktować je jak szczeble drabiny – im wyżej się wspinasz, tym bliżej ukończonego projektu.

Różne sposoby tworzenia wykresów kamieni milowych

Istnieje więcej niż jeden sposób na utworzenie wykresu kamieni milowych. Możesz dodać kamienie milowe do szablonu osi czasu projektu, utworzyć wykres Gantta lub skorzystać z oprogramowania do zarządzania pracą z narzędziem do tworzenia osi czasu.

Wykres Gantta to poziomy wykres słupkowy używany do wizualizacji osi czasu projektu, pracy lub programu. Wykresy Gantta to świetny sposób na wizualizację harmonogramu projektu i kamieni milowych, ale ich przygotowanie może być czasochłonne, a wraz z dodawaniem kolejnych szczegółów mogą stać się nieczytelne. Wszystko o zaletach i wadach wykresów Gantta dowiesz się z naszego pełnego przewodnika.

Najlepszą alternatywą dla tradycyjnego wykresu Gantta jest nowoczesne narzędzie do tworzenia osi czasu projektu. Przyjrzyjmy się korzyściom płynącym z użycia specjalnego narzędzia do planowania projektów i tworzenia osi czasu, aby stworzyć wykres kamieni milowych. 

Dlaczego warto korzystać z narzędzia do zarządzania projektami do tworzenia wykresów kamieni milowych?

Aby uzyskać taki sam ogólny przegląd projektu, jak w przypadku wykresu Gantta, użyj narzędzia do tworzenia osi czasu w oprogramowaniu do zarządzania pracą. Korzystanie z narzędzia do tworzenia osi czasu ma kilka zalet w porównaniu z wykresem Gantta:

• Narzędzie do tworzenia osi czasu jest łatwe w konfiguracji i utrzymaniu, zwłaszcza gdy trzeba dodać nowe zadania lub dostosować kamienie milowe.

• Zadania i inne powiązane prace można połączyć z osią czasu, dzięki czemu będą aktualizowane w czasie rzeczywistym.

• Za jednym kliknięciem możesz udostępnić oś czasu swojemu zespołowi lub interesariuszom.

7 kroków do stworzenia wykresu kamieni milowych

Teraz przejdźmy krok po kroku przez proces tworzenia wykresu kamieni milowych, zaczynając od określenia celów projektu.

Krok 1: określ cele projektu

Zanim utworzysz wykres kamieni milowych, musisz nakreślić ogólną oś czasu projektu i jego cele. Określenie celów projektu pozwala zespołowi dokładnie zrozumieć, jaki jest zamierzony rezultat projektu. Dzięki temu zespół będzie dokładnie wiedział, nad czym pracuje i dlaczego jest to ważne. Następnie zdefiniuj przybliżoną oś czasu projektu, zaczynając od daty rozpoczęcia i zakończenia. 

Przykład: załóżmy, że jesteś dyrektorem ds. komunikacji, a Twoja firma łączy się z inną. Nadrzędnym celem projektu jest pomyślne połączenie obu firm. Datą rozpoczęcia projektu jest utworzenie ogłoszenia wewnętrznego, a datą zakończenia jest globalne wydarzenie firmowe z okazji udanego połączenia. 

Krok 2: Stwórz listę zadań

Po zdefiniowaniu przybliżonej osi czasu i nadrzędnego celu projektu nadszedł czas, aby utworzyć listę zadań. Zadania te należy zapisać w porządku chronologicznym i najlepiej powiązać z datami lub zakresami dat, aby ułatwić sobie pracę na późniejszym etapie tego procesu.

Przykład: Twoje zadania związane z fuzją firmy będą obejmować między innymi utworzenie wewnętrznego biuletynu z ogłoszeniem, zaplanowanie sesji pytań i odpowiedzi z pracownikami, konferencji prasowych w celu ogłoszenia fuzji na zewnątrz oraz zaplanowanie globalnego wydarzenia poświęconego fuzji.

Krok 3: określ kamienie milowe

Aby określić kamienie milowe, musisz najpierw dokładnie zrozumieć, czym one są, a czym nie są. 

Cele są zazwyczaj ważniejsze niż kamienie milowe. Cel powinien wskazywać, co stanie się, jeśli projekt zostanie zakończony powodzeniem oraz w jaki sposób przyczynia się on do realizacji ogólnych celów biznesowych. Kamień milowy pozwala spojrzeć w przyszłość na nadchodzący punkt w projekcie lub wstecz na to, co już osiągnąłeś. 

Łatwo jest również pomylić kamień milowy z rezultatem końcowym, jednak różnica jest tutaj nieco bardziej oczywista. Produkt końcowy to coś namacalnego, na przykład raport lub produkt. Kamień milowy jest bardziej pojęciowy i oznacza punkt kontrolny, do którego zespół może dążyć. 

Aby określić, czy coś kwalifikuje się jako kamień milowy, należy rozważyć następujące pytania:

• Czy to zadanie ma wpływ na termin?

• Czy jest to istotny punkt w projekcie, który wskazuje na postęp?

• Czy to zadanie powinno zostać sprawdzone przez interesariuszy?

• Czy projekt może zostać ukończony bez tego zadania?

Jeśli odpowiedź na wszystkie pytania, z wyjątkiem ostatniego, brzmi „tak”, oznacza to, że udało Ci się zidentyfikować kamień milowy.

Przykład: aby utworzyć projekt fuzji i listę zadań, musisz najpierw skategoryzować każdą inicjatywę:

• Stworzenie wewnętrznego biuletynu informującego o fuzji to zadanie. 

• Wysłanie biuletynu to produkt końcowy projektu. 

• Ogłoszenie fuzji w firmie (ukończenie dwóch powyższych zadań) to kamień milowy.

Krok 4: Stwórz oś czasu

Teraz nadszedł czas, aby ułożyć puzzle i przekształcić zadania, cele, fazy, produkty końcowe i kamienie milowe w oś czasu. Spójrz wstecz na ramy czasowe, które dodałeś do produktów końcowych projektu i sprawdź, czy fazy są wystarczająco długie. Jest to również świetna okazja, aby sprawdzić, czy istnieją jakieś zależności, które mogą powodować wąskie gardła.

Dodaj wszystkie zadania i fazy projektu do narzędzia do tworzenia osi czasu, określ zależności, w razie potrzeby dostosuj fazy, a następnie wskaż zadania do wykonania, produkty końcowe i kluczowe kamienie milowe. Po sfinalizowaniu osi czasu projektu powinieneś mieć jasną wizualizację całego planu projektu.

Przykład: projekt wielkości fuzji przedsiębiorstw będzie oczywiście zawierał zadania lub fazy, których nie można rozpocząć, dopóki inne nie zostaną ukończone. Na przykład, zanim wyślesz komunikat prasowy informujący o fuzji, musisz otrzymać od zespołu marketingowego zaktualizowane logo. Aby projekt przebiegał sprawnie, zwizualizuj te zależności na osi czasu.

Krok 5: udostępnij swoją oś czasu

Teraz, gdy oś czasu jest już ukończona, udostępnij ją swojemu zespołowi, aby mieć pewność, że nic nie umknie Twojej uwadze. Twój zespół może sprawdzić, czy zdefiniowano wszystkie zależności, czy wszystkie kamienie milowe zostały dodane do osi czasu, a wszystkie fazy projektu są wystarczająco długie, aby uniknąć wąskich gardeł lub innych problemów.

Gdy zespół bezpośrednio zaangażowany w projekt potwierdzi, że oś czasu jest gotowa, udostępnij ją szerszemu gronu osób. Dzięki temu wszyscy będą mieli lepszy wgląd w zadania i fazy, które muszą zostać ukończone, aby osiągnąć kamienie milowe projektu i ostatecznie pomyślnie go zakończyć.

Przykład: cztery oczy widzą więcej niż dwie. Po udostępnieniu wykresu kamieni milowych menedżerowi ds. komunikacji okazuje się, że nie przeznaczyłeś wystarczająco dużo czasu na przygotowanie wewnętrznych sesji pytań i odpowiedzi dla pracowników. Spowodowałoby to duży stres dla zespołu ds. komunikacji i potencjalnie negatywnie wpłynęło na to, jak reszta firmy odebrała fuzję. Dostosowując oś czasu, możesz dać swojemu zespołowi wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się do tej fazy projektu.

Krok 6: dodaj dokumentację

W trakcie cyklu życia projektu warto dodawać wszelkie dokumenty, notatki i istotne informacje związane z projektem do odpowiednich zadań, faz lub kamieni milowych. Wykres kamieni milowych nigdy nie jest ostateczny. To narzędzie do zarządzania projektami, które stale się rozwija i wymaga modyfikacji oraz uzupełniania, aby zawsze było zsynchronizowane z projektem.

Połączenie odpowiednich informacji z osią czasu pomoże Twojemu zespołowi zachować ogólny przegląd tego, co zostało zrobione, co jest w toku, a co nadal znajduje się na liście rzeczy do zrobienia. 

Przykład: gdy zespół marketingowy udostępni nowe logo, połącz plik z odpowiednim zadaniem na osi czasu. Dzięki temu wszystkie osoby pracujące nad projektem będą mogły łatwo znaleźć i wykorzystać projekt w razie potrzeby.

Krok 7: świętuj osiągnięcie kamieni milowych

Kiedy osiągniesz kamień milowy, uczcij to! W zależności od tego, co oznacza kamień milowy, możesz zamówić pizzę do biura, pozwolić zespołowi wyjść wcześniej w piątek po południu lub wysłać wszystkim kartę podarunkową do lokalnej kawiarni. Świętowanie kamieni milowych to sposób na docenienie ciężkiej pracy zespołu, który podnosi morale i zwiększa zaangażowanie.

Za każdym razem, gdy Twój zespół osiąga kamień milowy, jesteś o krok bliżej ukończenia projektu. Śledź postępy projektu na osi czasu i dziel się kamieniami milowymi z interesariuszami – oni również docenią wiedzę, że sprawy posuwają się naprzód.

Przykład: Twój zespół niestrudzenie pracował nad zorganizowaniem niesamowitego globalnego wydarzenia firmowego, które miało upamiętnić oficjalne połączenie dwóch firm. Wszyscy świetnie się bawili, a dyrektor generalny wspomniał nawet, jak bardzo jest zadowolony z wyniku wydarzenia. Możesz uczcić ten kamień milowy, dając całemu zespołowi wolny poniedziałek, aby mogli odzyskać siły przed spotkaniem podsumowującym projekt.

Inne sposoby planowania kamieni milowych

Chociaż oś czasu to najlepszy sposób na nakreślenie zadań i uzyskanie ich kompleksowego przeglądu, istnieją inne sposoby na wizualizację i planowanie kamieni milowych.

Chociaż te wizualizacje mogą nie być najlepszymi narzędziami do zarządzania projektami, świetnie nadają się do prezentacji lub burzy mózgów. 

W naszym przykładzie fuzji firm, zespół ds. komunikacji może chcieć udostępnić uproszczoną wersję osi czasu całej firmie, gdy ogłasza fuzję za pośrednictwem wewnętrznego biuletynu. Udostępnianie osi czasu setkom, a nawet tysiącom osób jest nie tylko niepotrzebne, ale także ryzykowne.

Zamiast tego utwórz uproszczoną wizualizację, która podkreśli tylko kamienie milowe lub zmodyfikowaną wersję tablicy Kanban, aby pracownicy firmy mogli lepiej zrozumieć, kto nad czym pracuje.

Koniec z arkuszami kalkulacyjnymi

Jeśli chcesz porzucić wykres Gantta i wypróbować osie czasu, sprawdź narzędzie Oś czasu w Asanie. Użyj jednego z gotowych szablonów wykresów kamieni milowych w Asanie lub utwórz własny za pomocą narzędzia Oś czasu.

I nie martw się: jeśli masz już utworzony wykres kamieni milowych w Excelu, możesz zaimportować swój plik CSV bezpośrednio do Asany. Pożegnaj się z bólem głowy wywołanym przez arkusze kalkulacyjne i przywitaj się z usprawnionym planowaniem projektów.