OKR-y czy Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. KPI): która struktura wyznaczania celów jest skuteczniejsza?

OKR-y i KPI-y mogą na pierwszy rzut oka wyglądać jak niezrozumiałe skróty, ale te akronimy to cenne sposoby na wyznaczanie i osiąganie celów. Kierownik projektu powinien wyznaczać ambitne cele, aby wszyscy czuli się zmotywowani i gotowi na wyzwania. Świadomość postępów w realizacji tych celów ułatwia identyfikację problemów i świętowanie sukcesów.

W tym artykule omawiamy różnice między celami i kluczowymi rezultatami (OKR) a kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI). Gdy zrozumiesz te struktury, możesz połączyć ich zalety, aby planować i monitorować swoje cele biznesowe.

Czym są OKR-y?

Cele i kluczowe rezultaty (OKR-y) łączą cele biznesowe z zestawem mierzalnych sposobów ich osiągnięcia. OKR-y można wykorzystywać praktycznie do każdego celu, niezależnie od tego, czy jest to długoterminowy cel zawodowy, kwartalny cel zespołu, czy cel osobisty. 

Podczas ustalania OKR-ów uzupełnij następujące zdanie:

Osiągnę [cel], co zmierzę za pomocą [kluczowy rezultat].

Cele to wszystko, co chcesz osiągnąć, niezależnie od tego, czy są one łatwe do zrealizowania, czy dalekosiężne. Cel może obejmować na przykład: 

• Poprawa utrzymania klienta

• Zwiększenie współczynnika konwersji na stronie internetowej

• Pozyskać zakwalifikowanych potencjalnych klientów

Kluczowe rezultaty to mierzalne sposoby, w jakie planujesz osiągnąć swój cel. Każdy cel może mieć więcej niż jeden kluczowy rezultat. W przeciwieństwie do wskaźników KPI, kluczowe rezultaty nie muszą być ilościowe. Kluczowy rezultat może obejmować na przykład:

• Wdrożenie programu nagród lojalnościowych

• Dodanie wysokiej jakości treści do naszej witryny

• Ulepszenie oprogramowania CRM

Struktura OKR jest elastyczna, ale OKR-y firmy są bardziej skuteczne, gdy są połączone z OKR-ami innych działów i członków zespołu. 34% członków zespołu stwierdziło, że czuliby się bardziej zmotywowani do pracy, gdyby rozumieli, w jaki sposób ich praca łączy się z misją firmy. Zmotywowani członkowie zespołu pracują ciężej i szybciej osiągają cele. 

Czym są Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. KPI)?

Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) to ilościowe wskaźniki sukcesu, które śledzą cele biznesowe lub projekty. Możesz używać wskaźników KPI do śledzenia projektów, programów lub innych inicjatyw firmy.

Chociaż Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. KPI) mają wiele zastosowań, dane, które wybierzesz dla każdego wskaźnika KPI, powinny być unikalne dla celu, do którego dążysz. Na przykład nie należy używać tego samego wskaźnika KPI do monitorowania postępów kampanii w mediach społecznościowych i projektu IT. Zamiast tego upewnij się, że analizujesz odpowiednie wskaźniki dla każdej inicjatywy, aby mieć pewność, że mierzą one odpowiednie cele i łączą się z celami biznesowymi. 

Wybierz wskaźniki KPI, które:

• Są powiązane z celami strategicznymi

• można mierzyć na podstawie testów porównawczych,

• Pomagają w planowaniu zasobów

• Śledzą coś, co możesz kontrolować i na co masz wpływ

Po ustaleniu wskaźników KPI monitoruj je przez cały czas trwania inicjatywy. Dzięki temu łatwiej będzie Ci sprawdzić, czy jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia swoich celów, czy też ich ukończenie jest zagrożone lub opóźnione. Korzystanie z szablonu kluczowych wskaźników efektywności (ang. KPI) może ułatwić ten proces, centralizując wskaźniki, automatyzując aktualizacje i zapewniając zespołowi jedno źródło informacji do śledzenia postępów.

Użyj oprogramowania do zarządzania projektami, aby śledzić swoje wskaźniki KPI i udostępniać je interesariuszom projektu. Dzięki aktualizacjom postępów w czasie rzeczywistym każdy może śledzić postępy w realizacji inicjatywy, bez konieczności uczestniczenia w kolejnym niekończącym się spotkaniu poświęconym aktualizacji statusu.  

Różnica między OKR-ami a KPI

OKR-y i KPI to metody zarządzania wydajnością, ale pomagają one w osiąganiu celów na różne sposoby. OKR-y to struktura służąca do wyznaczania celów, podczas gdy KPI pozwalają śledzić postępy w ich realizacji.

Za pomocą OKR-ów można wyznaczyć dowolny cel, ale firmy często używają OKR-ów do odważniejszych, bardziej agresywnych celów. Chociaż OKR-y reprezentują duże cele, powinny być mniej ambitne niż cele typu Big Hairy Audacious Goals (BHAG). Chociaż niektóre OKR-y trwają latami, staraj się trzymać maksymalnie rocznego okresu dla większości OKR-ów, aby nie stały się zbyt rozbudowane.

Firmy używają wskaźników KPI do bardziej wymiernych celów. Wskaźniki te mogą być przydatne w następujących sytuacjach:

• monitorowanie kondycji swojego businessu;

• Analizowanie wzorców wzrostu na przestrzeni czasu

• mierzenia postępów kampanii marketingowych;

• Rozwiązywanie problemów związanych z projektami o słabszych wynikach

• Identyfikowanie możliwości poprawy

• Wprowadzanie zmian w nieaktualnych inicjatywach 

• Pozostawanie na właściwej drodze do osiągnięcia przyszłych celów

Zazwyczaj proces wyznaczania celów należy rozpocząć od przeprowadzenia burzy mózgów na temat celów i ustalenia części „O” OKR – w tym przypadku celu biznesowego. Następnie należy określić wykonalne kroki, które należy podjąć, aby go osiągnąć. Te kroki to kluczowe rezultaty. Po ustaleniu OKR-ów przypisz KPI do każdego z nich, aby mierzyć postępy w osiąganiu celu.

OKR-y i KPI mogą współpracować, ale mogą również działać samodzielnie. Na przykład, jeśli Twoim celem jest zwiększenie satysfakcji klientów, kluczowymi rezultatami może być zatrudnienie większej liczby przedstawicieli obsługi klienta i dokumentowanie opinii klientów. Te OKR-y nie są wymierne i nie wymagają wsparcia ze strony KPI. 

Przykłady OKR-ów

Gdy Twoja firma wyznaczy ogólny OKR, możesz sprawić, że cel będzie bardziej osiągalny, dzieląc go na OKR-y działowe i osobiste. Taka struktura OKR-ów sprawia również, że wszystkie OKR-y prowadzą do głównego celu. 

Na przykład, jeśli Twoja firma sprzedaje oprogramowanie jako usługę (SaaS), OKR-em może być zostanie liderem rynku w branży. Następnie współpracujesz z kierownictwem firmy, aby opracować różne praktyczne sposoby osiągnięcia tego celu w zależności od działu. W tym  przykładzie dwa OKR-y wspierające główny OKR firmy, aby stać się liderem rynku w branży, mogą obejmować aktualizację bieżącej strony internetowej (zespół produktowy) i pozyskanie większej liczby klientów (zespół marketingowy). Dział marketingu i dział produktowy będą wtedy oddzielnie wspierać OKR firmy swoimi własnymi OKR-ami. Obejmują one budowę nowej strony internetowej i uruchomienie kampanii mającej na celu przyciągnięcie klientów online. 

Cel firmy: stać się liderem rynku w branży SaaS

• Kluczowy rezultat 1: uruchomienie wersji 2.0 strony internetowej

• Kluczowy rezultat 2: pozyskanie 1000 nowych klientów w III kwartale

Cel zespołu marketingowego: zwiększenie zasięgu do grupy docelowej na wszystkich platformach cyfrowych

• Kluczowy rezultat 1: Skonfigurować płatne kampanie reklamowe na Facebooku, LinkedIn i Instagramie

• Kluczowy rezultat 2: stworzenie wysokiej jakości treści SEO dla strony internetowej i mediów społecznościowych

Cel zespołu produktowego: stworzyć wydajną stronę internetową

• Kluczowy rezultat 1: Poprawić działanie bieżącej strony internetowej, korzystając z backlogu produktu

• Kluczowy rezultat 2: współpraca z projektantami w celu odświeżenia układu strony.

W ramach poszczególnych działów członkowie zespołu mogą tworzyć indywidualne OKR-y, które wspierają OKR-y ich działów. Te mniejsze cele mogą dotyczyć zadań, takich jak kodowanie stron internetowych lub tworzenie treści.

Przykłady kluczowych wskaźników efektywności (ang. KPI)

Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. KPI) wymagają czterech elementów, aby były skuteczne. Są to: mierzalny cel, ramy czasowe na ukończenie celu, źródło danych do monitorowania oraz ustalona częstotliwość monitorowania.

Często wskaźniki KPI są wymieniane jako wskaźniki docelowe, na przykład wskaźnik wykorzystania pojemności lub nowi potencjalni klienci, ale bez kontekstu wszystkich czterech elementów nie będziesz wiedzieć, dlaczego monitorujesz dany wskaźnik, ani nawet jak go mierzyć. 

Poniżej znajduje się lista przykładowych kluczowych wskaźników efektywności (ang. KPI) podzielonych na kategorie według działów. Każdy z tych przykładów zawiera cztery elementy wymienione powyżej. 

Przykładowe wskaźniki KPI sprzedaży:

• Pozyskać 20 nowych leadów do końca IV kwartału. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami (CRM), aby co tydzień śledzić postępy. 

• Skrócić czas odpowiedzi na zapytania potencjalnych klientów średnio o dwa dni w IV kwartale. Korzystaj z oprogramowania do raportowania, aby codziennie śledzić czas reakcji na leady. 

Przykładowe wskaźniki KPI w marketingu:

• Zmniejszenie kosztu pozyskania leadu o 0,50 USD w IV kwartale. Oblicz koszt na leada podczas planowania każdego projektu.

• Pozyskać 100 nowych klientów w IV kwartale. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, aby rejestrować bieżący status bazy klientów.

Przykładowe wskaźniki KPI w zarządzaniu projektami:

• Utrzymać wskaźnik wykorzystania pojemności powyżej 85% w IV kwartale. Korzystaj z obciążenia pracą w Asanie, aby co tydzień śledzić wskaźnik wykorzystania pojemności. 

• Osiągnij co najmniej 10% zwrotu z inwestycji (ROI) dla każdego projektu w IV kwartale. Użyj Asana, aby śledzić szacowany budżet projektu w porównaniu z rzeczywistymi kosztami projektu, a następnie obliczyć zwrot z inwestycji.

Co jest lepsze: OKR-y czy KPI?

Nie ma dobrej ani złej opcji przy wyborze między OKR-ami a KPI. Aby zdecydować, która struktura jest dla Ciebie lepsza, musisz jasno określić swoje intencje. Jeśli chcesz ulepszyć bieżący projekt lub wcześniejsze przedsięwzięcie, najlepiej sprawdzą się wskaźniki KPI. Możesz dostosować te wskaźniki do swoich potrzeb i obserwować swoje postępy w czasie rzeczywistym. 

Jeśli Twoja firma ma większe cele, OKR-y będą lepszym rozwiązaniem. Możesz podzielić te cele na wykonalne elementy, w których każda osoba w organizacji może wziąć udział. OKR-y pomagają również zespołowi utrzymać motywację w miarę postępów w realizacji celów.

Warto pamiętać, że nie musisz wybierać pomiędzy OKR-ami a KPI. Łącząc te dwie struktury, aby wyznaczać i mierzyć cele, możesz osiągnąć optymalną wydajność biznesową.

Użyj OKR-ów i KPI, aby skoordynować działania w swojej organizacji

OKR-y i KPI pomagają mierzyć sukces i wzbudzają entuzjazm do rozwoju. Te metody zarządzania wydajnością mogą również motywować zespoły i zapewnić, że wszyscy będą skupieni na tym, co przed nimi. 

Po wprowadzeniu inicjatyw i wskaźników wydajności do oprogramowania do zarządzania pracą członkowie zespołu będą mieli jasne pojęcie o tym, jak ich praca łączy się z szerszym obrazem. Może to ostatecznie zmniejszyć wewnętrzne konflikty i zapewnić spójność zespołów w organizacji.