Szablon oceny wydajności z przykładami i wskazówkami

Ocena wydajności może przywoływać wspomnienia z czasów, gdy to Ty byłeś nowym członkiem zespołu na gorącym miejscu. Oczekiwanie przed każdym spotkaniem 1:1 było prawdopodobnie stresujące, jeśli nie wiedziałeś, jak będzie wyglądał format lub o czym będziesz mówić. Teraz, gdy jesteś menedżerem, możesz spojrzeć na sprawy z innej perspektywy i stworzyć bardziej pozytywne doświadczenie. 

Ocena wydajności to cenne narzędzie, ponieważ pomaga nadać strukturę i przejrzystość procesowi przekazywania informacji zwrotnych. To także świetny sposób na ponowne skoncentrowanie się na przyszłych celach, a nie na błędach z przeszłości. Z tego artykułu dowiesz się, jak utworzyć szablon oceny wydajności, który możesz połączyć z oprogramowaniem do wyznaczania celów, aby wspierać swój zespół w rozwoju.

Czym jest ocena wydajności?

Ocena wydajności to formalny proces, który służy do oceny członków zespołu na podstawie ich dotychczasowej pracy oraz przekazywania informacji zwrotnych, które pomogą im osiągnąć sukces w przyszłości. Ocena wydajności, czasami nazywana przeglądem wydajności, zwykle odbywa się w cyklach kwartalnych, półrocznych lub rocznych. 

Podczas oceny wydajności przeanalizujesz ogólną wydajność każdego członka zespołu i podzielisz kompetencje, które chce opanować. Wraz z pracownikiem przeanalizujesz konkretne przykłady tego, co zrobił dobrze, oraz obszary, w których może się poprawić. Niektóre firmy korzystają z oprogramowania do wirtualnej oceny wydajności, ale można również przejść przez ten proces bez korzystania z dedykowanego narzędzia do zarządzania HR.

Ocena wydajności jako samoocena

Ocena wydajności to szansa na rozwój. To okazja do przeprowadzenia rozmowy na temat wpływu każdego członka zespołu i tego, jak może się rozwijać. 

Często szablony oceny wydajności zawierają element samooceny. Dzięki temu członek zespołu może samodzielnie kierować swoją karierą, dzieląc się swoimi sukcesami i celami na przyszłość. Następnie możesz rozpocząć konwersację dotyczącą oceny wydajności, prosząc o podzielenie się tym, co uważa za dobre i obszarami, w których uważa, że wymaga poprawy. Dzięki temu ewaluacja będzie bardziej przypominać dialog niż przesłuchanie.

Jak napisać ocenę wydajności?

Szablon oceny wydajności może pomóc Ci przygotować się do procesu oceny, zapewniając ustandaryzowany format. Chociaż należy dostosować ten szablon do celów zespołu, upewnij się, że członkowie zespołu zobaczą go z wyprzedzeniem, aby wiedzieli, czego będzie dotyczyć rozmowa. Dzięki temu będą mogli się przygotować i będą bardziej skłonni do rozmowy o tym, jak dalej postępować. Zapoznaj się z naszym szablonem oceny pracowników, aby uzyskać strukturę, która pomoże Ci prowadzić uczciwe i produktywne rozmowy.

1. Określ kluczowe kompetencje

Chociaż szablon oceny wydajności powinien odpowiadać potrzebom członków zespołu, ważne jest również, aby był on ustandaryzowany, co pozwoli na przeprowadzenie sprawiedliwej oceny na wszystkich poziomach. Oznacza to rozważenie, które kompetencje są najbardziej odpowiednie dla całego działu. 

Podstawowe kompetencje, które mogą mierzyć wydajność w różnych rolach zespołu, obejmują:

• Znajomość umiejętności zawodowych

• Jakość/ilość pracy

• Umiejętności obsługi klienta

• Frekwencja

• Inicjatywa

• integracja

Oprócz tych kategorii możesz uwzględnić w formularzu oceny obszar do wyznaczenia konkretnych celów i dalszej dyskusji. Pozwoli Ci to na bardziej osobiste podejście do każdego członka zespołu podczas indywidualnych spotkań. 

Wskazówka: możesz dodać podkompetencje poniżej każdej kategorii, aby ocena wydajności była bardziej szczegółowa. Na przykład w ramach kompetencji „jakość/ilość pracy” dodaj takie elementy jak: poszukuje sposobów na poprawę jakości; wykonuje pełen zakres obowiązków; osiąga cele; dotrzymuje terminów. 

2. Wybierz skalę ocen

Po wybraniu kompetencji dla szablonu oceny wydajności wybierz sposób oceny członków zespołu. Skala ocen ma dwie główne zalety:

1. Zapewnia wspólny język do omawiania sukcesów i mocnych stron w porównaniu z obszarami możliwości.

2. Zapewnia punkt odniesienia, który pozwala zobaczyć rozwój kariery członków zespołu.

Jeśli to możliwe, unikaj jednak skali liczbowej. Dzięki temu członkowie zespołu będą mniej skupiać się na swojej „ocenie”, a bardziej na swoich kompetencjach. Kluczem do skutecznej skali ocen jest upewnienie się, że jest ona jasna dla wszystkich.

Przykład skali ocen:

• Przekracza oczekiwania

• Często przekracza oczekiwania

• Konsekwentnie spełnia oczekiwania

• Wymaga rozwoju

Upewnij się, że cały zespół rozumie znaczenie skali ocen. Na przykład dwie osoby mogą inaczej definiować „konsekwentnie spełnia oczekiwania”, więc utrzymywanie wszystkich na tej samej stronie może stworzyć grunt pod zdrową i produktywną konwersację ewaluacyjną.

3. Ustal cykl ewaluacji

Ustalenie cyklu ewaluacji pozwoli Tobie i członkom zespołu dowiedzieć się, ile czasu macie na przygotowanie się między sesjami. Typowe cykle przeglądów to kwartał, pół roku i rok. Twoja firma może je wcześniej określić. Jeśli jednak masz wybór, możesz wybrać cykl w zależności od charakteru miejsca pracy. Na przykład, jeśli w Twojej firmie panuje kultura pracy, w której pracownicy mają dużą swobodę, możesz przeprowadzać comiesięczne oceny wydajności, aby zapewnić członkom zespołu częste informacje zwrotne. Jeśli kultura pracy w Twojej organizacji opiera się na współpracy, zespół może nie potrzebować częstych ocen.  

Niektóre okresy przeglądu są lepsze dla celów krótkoterminowych, podczas gdy inne koncentrują się na celach długoterminowych. Na przykład kwartalne okresy przeglądów zapewniają wystarczająco dużo czasu między ocenami, aby członkowie zespołu mogli uwzględnić wcześniejsze informacje zwrotne i pracować nad celami, które wspólnie wyznaczyliście. Po ustaleniu cyklu ewaluacji ważne jest, aby się go trzymać, aby wszyscy wiedzieli, czego się spodziewać. 

Wskazówka: możesz również wykorzystać czas między cyklami oceny, aby obserwować wyniki pracy w praktyce i oferować możliwości rozwoju zawodowego. Pomaganie członkom zespołu w osiąganiu celów związanych z wydajnością przynosi korzyści całemu zespołowi.

4. Przygotuj listę pytań

Teraz, gdy znasz już podstawy szablonu oceny wydajności, możesz przygotować się na indywidualne spotkania z członkami zespołu. Podczas tych spotkań warto mieć przygotowaną listę pytań, które pomogą popchnąć konwersację do przodu. Możesz zadać na przykład następujące pytania:

• Co w tym kwartale jest dla Ciebie powodem do dumy?

• Jakie cele udało Ci się osiągnąć? Które cele nie zostały osiągnięte?

• Na jakich dwóch lub trzech rzeczach możesz się skupić w następnym kwartale, aby rozwijać się zawodowo?

Aby zmniejszyć presję związaną ze spotkaniem ewaluacyjnym, ustandaryzuj te pytania dla wszystkich członków zespołu.

Wskazówka: wybierz pytania, które skłonią członków zespołu do zastanowienia się nad postępami i celami. Chociaż system ocen w ocenie wydajności jest przydatny do długoterminowych porównań, to właśnie podczas konwersacji członkowie zespołu mogą zwerbalizować problemy i poczuć się dobrze ze swoimi osiągnięciami.

5. Udostępnij pytania z wyprzedzeniem

Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, aby przygotować członków zespołu na spotkanie ewaluacyjne, jest poinformowanie ich z wyprzedzeniem o tym, co się wydarzy i czego dokładnie mogą się spodziewać. Udostępnienie przygotowanych pytań z wyprzedzeniem może dać wszystkim czas na zastanowienie się nad nimi i ich przemyślenie. Dzięki temu nikt się nie denerwuje, a konwersacja jest bardziej konstruktywna i oparta na współpracy.

Możesz również udostępnić im format oceny, aby mieli pojęcie, jak będzie przebiegać konwersacja. Na przykład, czy oczekujesz, że to oni będą mówić jako pierwsi, czy też to Ty będziesz prowadzić rozmowę?

Wskazówka: oprócz udostępnienia pytań członkom zespołu, możesz dać im znać, czego się spodziewać, pytając ich o ich osiągnięcia w okresie między cyklami ewaluacji.

6. Przeprowadź konwersację

Poświęć czas poza tradycyjnymi spotkaniami na rozmowy dotyczące oceny wydajności. Zaplanuj indywidualne spotkanie z każdym członkiem zespołu na 30–45 minut. Jeśli to możliwe, powiadom członków zespołu z tygodniowym wyprzedzeniem, aby mogli się na nie przygotować.

Wskazówka: podczas konwersacji nie zapomnij zapytać członków zespołu o ich opinie. Oprócz standardowych pytań dotyczących wyników w przeszłości i celów na przyszłość, poproś o opinię na temat swojego stylu zarządzania lub kultury firmy. Możesz również zapytać, czy i w jakim kierunku chcieliby się rozwijać w firmie w dłuższej perspektywie.

7. Stwórz strukturę wyznaczania celów

Pytania, które zadajesz członkom zespołu podczas ewaluacji, powinny płynnie przechodzić w sesje wyznaczania celów. Gdy zakończysz proces przeglądu wyników wyznaczonym celem, członkowie zespołu będą mieli jasne wyobrażenie o tym, nad czym muszą pracować między ocenami. Dwie opcje wyznaczania celów obejmują cele SMART i OKR-y:

Cele SMART:

• Skonkretyzowany (Specific)

• Mierzalny (Measurable)

• Osiągalny (Achievable)

• Realistyczny (Realistic)

• Określone w czasie

OKR-y:

Cel 1

• Kluczowy rezultat 1

• Kluczowy rezultat 2

• Kluczowy rezultat 3

Po przedstawieniu zespołowi struktury, którą należy się kierować, pozwól mu samodzielnie wyznaczać swoje cele, a Ty skup się na ułatwianiu tego procesu. 

Wskazówka: gdy ustąpisz na drugi plan w procesie wyznaczania celów, członkowie zespołu poczują większą kontrolę nad swoim przyszłym rozwojem. Może to również sprawić, że oceny będą bardziej przyjemne, ponieważ staną się mniej biurokratyczne. 

8. Bądź otwarty na opinie

Zawsze pytaj członków zespołu o ich opinię na temat Twoich wyników jako menedżera, aby móc nadal zaspokajać ich potrzeby. Czasami członkowie zespołu nie będą czuć się komfortowo, udzielając szczerych informacji zwrotnych podczas spotkania 1:1. Jeśli więc zależy Ci na szczerych odpowiedziach, rozważ poproszenie o opinię w sposób anonimowy. Możesz:

• Wysłać anonimową ankietę

• Ustawić fizyczną lub wirtualną skrzynkę na komentarze 

• Zorganizować spotkanie zespołu poświęcone opiniom

Podkreśl, że jesteś otwarty na wszelkie opinie członków zespołu, niezależnie od tego, czy są one pozytywne, czy konstruktywne. Możesz wykorzystać ich opinie, aby stać się lepszym menedżerem i poprawić swoje przyszłe oceny wydajności. 

Wskazówka: jeśli nie wiesz, jak uzyskać informacje zwrotne od zespołu, zapytaj współpracowników, jakich metod używają. Inni menedżerowie mogą mieć strategie, którymi mogą się podzielić, a także pomysły na szablony ocen. Jeśli zauważysz obszary, które pokrywają się między działami, możesz zapożyczyć pomysły na formularz oceny wydajności.

Szablon i przykład oceny wydajności

Poniżej znajduje się wypełniony przykład szablonu oceny wydajności. Możesz zaproponować ten szablon jako samoocenę dla członków zespołu, co powinno zainicjować konstruktywną dyskusję na temat ich postępów w pracy i przyszłych celów. 

Poniżej możesz pobrać pustą wersję tego szablonu oceny wydajności, aby dostosować go do swojej firmy i działu.

Poniżej możesz pobrać pustą wersję tego szablonu oceny wydajności, aby dostosować go do swojej firmy i działu.

Rodzaje szablonów oceny pracowników

Proces przeprowadzania okresowych ocen pracowników ma kluczowe znaczenie zarówno dla rozwoju pracowników, jak i ciągłego doskonalenia organizacji. Korzystając z różnych szablonów oceny pracowników, możesz upewnić się, że oceny te są zarówno kompleksowe, jak i praktyczne.

Poniżej omówimy różne rodzaje ocen pracowników, które pomagają działom kadr udzielać konstruktywnych informacji zwrotnych, poprawiać wydajność zespołu i zwiększać zaangażowanie pracowników.

Prosty szablon oceny pracownika

Prosta ocena pracownika jest niezbędnym narzędziem dla każdego specjalisty ds. zasobów ludzkich lub lidera zespołu. Ma ona na celu usprawnienie procesu oceny poprzez skupienie się na kluczowych wskaźnikach efektywności (KPI) i podstawowych kompetencjach.

Ten szablon jest przydatny do rutynowych ocen i jest świetnym punktem wyjścia dla osób, które dopiero zaczynają przygodę z oceną wyników. Upraszcza sposób przeprowadzania oceny pracowników, zapewniając jasną i zwięzłą strukturę informacji zwrotnych.

Przykład: pracownik działu sprzedaży może być oceniany na podstawie konkretnych wskaźników KPI, takich jak wielkość sprzedaży i zadowolenie klienta, co zapewnia jasne dane do oceny i dyskusji.

Formularze samooceny

Formularze samooceny, które zachęcają pracowników do autorefleksji, są ważną częścią procesu oceny wydajności. Formularze te umożliwiają pracownikom ocenę własnych wyników, podkreślając ich osiągnięcia i identyfikując obszary wymagające poprawy.

Przykład: programista może skorzystać z formularza, aby zastanowić się nad ukończonymi projektem, poprawą umiejętności kodowania i wkładem w pracę zespołową. Pomaga to członkowi zespołu zidentyfikować swoje mocne strony i obszary wymagające dalszego rozwoju zawodowego.

Włączając samooceny do formularza oceny wydajności, możesz wspierać kulturę samoświadomości i ciągłego rozwoju.

Szablon oceny wzajemnej

Szablon wzajemnej oceny wspiera proces oceny oparty na współpracy, w którym pracownicy mogą przekazywać informacje zwrotne na temat wyników swoich współpracowników. Wzajemne oceny uzupełniają tradycyjne formularze oceny wydajności, dodając głębi zrozumieniu wpływu pracownika w zespole.

Formularze te zapewniają kompleksową perspektywę, która może nie być dostrzegalna dla samych przełożonych, i pomagają zrozumieć, jak współpracownicy postrzegają postępy pracownika.

Przykład: projektant graficzny może otrzymać od współpracowników informacje zwrotne na temat swojej kreatywności, zdolności do dotrzymywania terminów i współpracy przy projektach zespołowych. Ta informacja zwrotna zapewnia kompleksowy wgląd w jego wyniki ze strony osób, które ściśle z nim współpracują.

Szablon oceny 30–60–90

Szablon oceny 30-60-90, przeznaczony dla nowych pracowników, wyznacza jasne kamienie milowe na pierwsze 90 dni zatrudnienia. Jest to dynamiczne narzędzie, które pomaga menedżerom i pracownikom ustalić wzajemne oczekiwania i cele dotyczące wydajności, dzięki czemu wdrażanie nowych pracowników kończy się sukcesem.

Przykład: nowy specjalista ds. marketingu powinien poznać strategię marketingową firmy w ciągu pierwszych 30 dni, wnieść wkład w kampanię do 60 dnia i poprowadzić mały projekt do 90 dnia.

Ocena 30-60-90 koncentruje się na jakości pracy i zgodności z opisem stanowiska oraz obejmuje plan rozwoju kariery, który obejmuje mentoring. Dzięki temu nowy pracownik jest skutecznie integrowany z zespołem, a oczekiwania na pierwsze miesiące są jasno określone.

Szablon oceny 360 stopni

Szablon oceny 360 stopni to kompleksowe podejście do oceny wyników, obejmujące informacje zwrotne od przełożonych, współpracowników, podwładnych, a czasem nawet klientów.

To holistyczne podejście zapewnia wszechstronną perspektywę na mocne strony pracownika i obszary, które wymagają poprawy.

Przykład: zespół liderów, których ocena 360 stopni wskazuje na niższą ocenę wyników w zakresie komunikacji w porównaniu z innymi obszarami. Na podstawie tych informacji zwrotnych lider zostaje objęty planem poprawy wyników, który ma na celu rozwinięcie jego umiejętności komunikacji. Plan obejmuje ukierunkowane warsztaty, sesje mentoringowe z trenerem komunikacji oraz regularne sesje informacji zwrotnej w celu monitorowania postępów. Takie podejście zapewnia liderowi wsparcie potrzebne do rozwijania swoich umiejętności i pozytywnego wpływu na wyniki zespołu.

Spotkania jeden na jeden

Szablony oceny wydajności mogą być pomocne w sporządzaniu notatek podczas spotkań twarzą w twarz, ale ponieważ wiele zespołów przechodzi na pracę zdalną, oprogramowanie online jest bardziej przydatne niż kiedykolwiek. Agendy wirtualnych spotkań jeden na jeden pokazują, że jesteś dostępny dla członków zespołu i zawsze chętnie z nimi porozmawiasz. To świetna okazja do przekazania informacji zwrotnych w swobodnej atmosferze oraz do budowania poczucia bezpieczeństwa psychicznego i zaufania. Rozwijając tę relację ze swoim bezpośrednim podwładnym, możesz przygotować się na sukces podczas ważniejszej konwersacji dotyczącej oceny wyników.

Nawet jeśli pracujesz stacjonarnie, możesz korzystać z agend spotkań jeden na jeden, aby pozostawać w kontakcie z członkami zespołu przez cały rok.

Projekt obejmujący spotkania jeden na jeden daje również członkom zespołu możliwość wyboru tematu, który chcą z Tobą omówić. Pomyśl o spotkaniu jeden na jeden jako o czasie przeznaczonym dla tej osoby. Przeznaczysz na nie 30 minut, które mogą wykorzystać w najbardziej korzystny dla siebie sposób. Czasami może chcieć porozmawiać o swoim ulubionym serialu, ponieważ potrzebuje trochę czasu na relaks. Innym razem możecie wspólnie przeprowadzić burzę mózgów lub rozwiązać problem.

Szablon kwartalnej oceny pracownika

Szablon kwartalnej oceny wydajności skupia się na celach i osiągnięciach krótkoterminowych, umożliwiając częstsze ocenianie postępów pracownika. Taka ocena wydajności jest korzystna, ponieważ umożliwia śledzenie postępów w realizacji celów rocznych i dostosowywanie celów w razie potrzeby. Kwartalne przeglądy to doskonały sposób na utrzymanie motywacji pracowników i dostosowanie ich do strategicznego kierunku firmy.

Przykład: kierownik projektu może zostać oceniony pod kątem zdolności do osiągnięcia kamieni milowych projektu, a jego cele na następny kwartał mogą zostać skorygowane na podstawie najnowszych wyników projektu i informacji zwrotnych.

Szablon rocznej oceny pracownika

Szablon rocznej oceny pracownika zapewnia kompleksowy przegląd jego wyników w ciągu roku. Jest to okazja do zastanowienia się nad długoterminowymi osiągnięciami, wyznaczenia przyszłych celów i omówienia możliwości rozwoju kariery.

Uwzględnienie informacji zwrotnych z tego szablonu w następnej ocenie wydajności zapewnia ciągłe doskonalenie i skuteczne zarządzanie wydajnością. Ponadto przygotowuje grunt pod konstruktywne rozmowy indywidualne, umożliwiając menedżerom i pracownikom śledzenie postępów i świętowanie sukcesów.

Przykład: wyobraź sobie pracownika, który konsekwentnie osiągał swoje cele sprzedażowe przez cały rok. Roczny przegląd nie tylko docenia to osiągnięcie, ale także bada obszary dalszego rozwoju. Może to obejmować wyznaczenie wyższych celów na nadchodzący rok, omówienie nowych obowiązków lub wskazanie możliwości szkolenia.

Dlaczego oceny wydajności są ważne

Oceny wydajności są ważne zarówno dla menedżerów, jak i członków zespołu, ponieważ gdy praca staje się gorączkowa, komunikacja może nie być wystarczająca. Sporadyczne pochwały mogą wiele zdziałać, ale członkowie zespołu potrzebują zaplanowanych spotkań, podczas których otrzymają indywidualne informacje zwrotne, aby działać zgodnie z planem i się rozwijać.

Oceny wydajności mogą przynieść następujące korzyści:

Dla menedżerów:

• Dostarcza informacji przydatnych podczas rekrutacji

• Oferują informacje zwrotne na temat stylu zarządzania

• Zapewniają aktualne informacje na temat samopoczucia członków zespołu

Dla członków zespołu:

• Usprawnia komunikację z przywództwem

• zapewnia bezpieczną przestrzeń do rozwiązywania problemów,

• Oferuje informacje zwrotne na temat indywidualnych wyników

Chociaż oceny wydajności mogą być stresujące, są również motywujące i zapewniają członkom zespołu przejrzystość w kwestii tego, jak mogą się rozwijać. Z czasem przemyślane oceny wydajności budują zaufanie i pokazują członkom zespołu, że wspierasz ich i ich ścieżki kariery.

Usprawnij ocenę pracowników dzięki oprogramowaniu do wyznaczania celów

Dzięki oprogramowaniu do wyznaczania celów, jakim jest Asana, Twój zespół może otrzymywać częstsze informacje o tym, jak sobie radzi, co zmniejsza presję na wszystkich, gdy nadchodzi czas na ocenę wyników. 

Wyznaczanie celów usprawnia proces oceny wydajności, ponieważ pozwala skupić się na przyszłych postępach. Gdy zespół będzie mógł obserwować swoje postępy w praktyce, jego członkowie poczują się bardziej zaangażowani w wykonywanie swojej pracy.