Jak przeprowadzić analizę pre-mortem projektu

Podczas wynajdowania żarówki Thomas Edison powiedział słynne słowa: „Nie poniosłem porażki, po prostu znalazłem 10 000 sposobów, które nie będą działać”. Za każdym razem, gdy stworzona przez niego żarówka nie działała, Edison dowiadywał się czegoś nowego o tym, co nie działa i co powinien spróbować w następnej kolejności. 

Zrozumienie, co nie działa, i wypróbowanie czegoś nowego to świetny sposób na iterację i ulepszanie procesów. Właśnie do tego służy analiza pre-mortem projektu. Przed rozpoczęciem projektu przeprowadź z zespołem analizę przyczyn ewentualnego niepowodzenia, aby przewidzieć, co może pójść nie tak. Dzięki temu, gdy przejdziesz do realizacji projektu, będziesz mieć większą wiedzę na temat tego, co się sprawdzi, a co nie. 

Czym jest analiza pre-mortem projektu?

Podczas analizy przyczyn ewentualnego niepowodzenia (zanim jeszcze rozpoczniesz projekt), Twój zespół projektowy wyobraża sobie, że projekt zakończył się niepowodzeniem. Pracując wstecz od punktu niepowodzenia, zespół może lepiej zrozumieć ryzyko związane z projektem i dowiedzieć się, jak go uniknąć w miarę postępu prac. 

Analizy pre-mortem są prowadzone przez kierownika projektu lub Scrum Mastera, ale cały zespół projektowy uczestniczy w tym procesie. Im bardziej zróżnicowane perspektywy uwzględnisz podczas analizy pre-mortem, tym większe prawdopodobieństwo, że zidentyfikujesz potencjalne przyszłe ryzyko i zapobiegniesz jego wystąpieniu.

Jeśli nigdy nie słyszałeś o analizie pre-mortem, nie jesteś sam. Wiele zespołów projektowych planuje spotkania po zakończeniu projektu, aby omówić z zespołem lub zrozumieć, co poszło nie tak, ale często takie spotkanie to za mało i jest za późno. Zamiast tego, analiza pre-mortem proaktywnie identyfikuje ryzyko związane z projektem i rozwiązuje je, zanim się pojawi. 

Analiza pre-mortem a analiza post-mortem

Jak sama nazwa wskazuje, analizy pre-mortem i post-mortem mają miejsce na różnych etapach projektu. Analiza pre-mortem ma miejsce przed rozpoczęciem projektu. Te sesje analityczne służą jako proaktywna ocena ryzyka potencjalnego niepowodzenia projektu. 

Z kolei post mortem to analiza projektu po jego zakończeniu. Być może słyszałeś również o postmortemach określanych jako retrospektywy, zwłaszcza przez zespoły, które prowadzą Scrum. W przeciwieństwie do analizy pre-mortem, analiza post-mortem nie zawsze dotyczy niepowodzenia projektu. Takie spotkania najczęściej odbywają się po niepowodzeniu projektu, ale można je również przeprowadzić, aby zebrać wszelkie wnioski, którymi zespół projektowy chce się podzielić. 

Analiza pre-mortem a zarządzanie ryzykiem w projekcie

Analiza pre-mortem służy podobnemu celowi, co proces zarządzania ryzykiem w projekcie. Oba te procesy pomagają w proaktywnym identyfikowaniu i zapobieganiu ryzyku w projekcie. Główna różnica między nimi polega na sposobie podejścia do identyfikacji ryzyka. 

Podczas procesu zarządzania ryzykiem w projekcie zespół identyfikuje i monitoruje potencjalne zagrożenia za pomocą rejestru ryzyka. Jeśli zidentyfikowane ryzyko stanie się rzeczywistością, zespół ma już gotowy plan, aby skutecznie i efektywnie mu zaradzić. 

Z kolei podczas analizy pre-mortem zespół zakłada, że projekt już się nie powiódł. Analiza pre-mortem nie polega na identyfikowaniu ryzyka i zarządzaniu nim, a na wizualizacji jego wystąpienia. Dla niektórych członków zespołu jest to pomocna struktura mentalna. To wyzwalające, gdy przestaje się mówić „co, jeśli”. Lider projektu wykorzystuje te informacje do zmniejszenia ryzyka lub, w niektórych przypadkach, do stworzenia planu zarządzania ryzykiem.

Zalety analizy pre-mortem

Analiza pre-mortem, jak każdy plan zarządzania ryzykiem, pomaga Tobie i Twojemu zespołowi zapobiegać niepowodzeniom w projekcie. Jednak specyficzna struktura analizy pre-mortem, w której zespół zakłada, że porażka już się wydarzyła i od tego punktu działa wstecz, ma kilka wyraźnych zalet. 

Dzięki analizie pre-mortem projektu:

• Zyskujesz perspektywę retrospekcji. Hipotetyczna perspektywa czasu polega na założeniu, że coś już się wydarzyło. Według badań, przyszłościowa retrospekcja zwiększa zdolność do prawidłowego identyfikowania przyczyn przyszłych wyników o 30%. 

• Ograniczyć nadmierną pewność siebie. Czasami tak bardzo zależy Ci na powodzeniu projektu, że nieświadomie pozwalasz, aby Twoje uprzedzenia przejęły kontrolę i ignorujesz ryzyko. Może się to przytrafić każdemu, nawet jeśli przeprowadzisz analizę ryzyka projektu. Analiza pre-mortem zakłada, że projekt już się nie powiódł, więc pozwala przeprowadzić burzę mózgów bez nadmiernej pewności siebie, która przesłania prawdę. 

• Zaangażowanie zespołów międzyfunkcyjnych. Ponieważ analiza pre-mortem obejmuje różne strony zainteresowane, a nie tylko główny zespół projektowy, pozwala ona spojrzeć na sprawy z nowej perspektywy i dostarcza cennych statystyk dotyczących potencjalnych zagrożeń związanych z projektem, których w przeciwnym razie nie udałoby się zidentyfikować. 

• Uzgodnij ryzyko związane z projektem. Podobnie jak większość planów zarządzania ryzykiem, analiza pre-mortem sygnalizuje potencjalne zagrożenia związane z projektem. Dzięki temu podczas pracy nad projektem Ty i Twój zespół jesteście bardziej świadomi przeszkód i możecie szybciej zidentyfikować zagrożenia, jeśli się pojawią.

Analiza pre-mortem w 6 krokach

Aby zastosować technikę pre-mortem, zacznij od punktu, w którym projekt może się nie powieść, aby zidentyfikować potencjalne zagrożenia w planie projektu. Po zidentyfikowaniu zagrożeń przeprowadź burzę mózgów na temat prawdopodobieństwa ich wystąpienia i ich wagi. Ostatnim krokiem jest zapobieganie prawdopodobnym lub poważnym zagrożeniom.

1. Utwórz plan projektu

Zanim zaczniesz analizować, co mogło pójść nie tak, musisz najpierw zorientować się, co się stanie. W tym miejscu do gry wchodzi plan projektu. Plan projektu to zestawienie kluczowych elementów, które zespół osiągnie w trakcie projektu. 

Plan projektu składa się z siedmiu części:

1. Cele

2. Wskaźniki sukcesu

3. Interesariusze i role

4. Zakres projektu i jego budżet

5. Kamienie milowe i produkty końcowe projektu

6. Oś czasu i harmonogram

7. Plan komunikacji

Utwórz i udostępnij plan projektu przed wykonaniem analizy „pre-mortem”. Twój zespół musi dokładnie zrozumieć, na czym polega plan projektu, aby móc zastanowić się nad tym, co może pójść nie tak. W zależności od złożoności inicjatywy możesz również udostępnić mapę drogową projektu, kartę projektu lub uzasadnienie biznesowe.

Oto przykładowy plan projektu kampanii marketingowej w Asanie:

2. Zaproś interesariuszy

Planując analizę pre-mortem, zaproś każdego, kto ma statystyki dotyczące tego, dlaczego projekt może się nie powieść. Obejmuje to główny zespół projektowy, a także wszystkich partnerów międzyfunkcyjnych. Mniej istotne jest zaproszenie sponsorów projektu lub interesariuszy z kadry kierowniczej, ponieważ nie są oni tak zaangażowani w codzienną pracę nad projektem. Aby łatwiej było Ci zdecydować, kogo zaprosić, utwórz Macierz RACI. 

Wracając do naszego przykładowego planu kampanii marketingowej, odpowiednimi interesariuszami są:

• Daniela, liderka kampanii marketingowej i menedżerka ds. marketingu e-mailowego

• Karol, copywriter kampanii

• Ania, liderka zespołu projektowego kampanii

• Bartek, menedżer ds. mediów społecznościowych wspierający kampanię

• Kasia, menedżerka ds. wideo

3. Zidentyfikuj potencjalne niepowodzenia projektu

Po udostępnieniu planu projektu i zidentyfikowaniu interesariuszy nadszedł czas, aby przeprowadzić analizę pre-mortem. Pierwszym krokiem spotkania poświęconego analizie pre-mortem jest burza mózgów, która składa się z dwóch części. 

Na początek każdy członek zespołu powinien samodzielnie przeprowadzić burzę mózgów na temat potencjalnych zagrożeń związanych z projektem. Możesz to zrobić na żywo, jeśli Twój zespół lubi przeprowadzać burze mózgów w jednym pomieszczeniu, lub spróbować przeprowadzić burzę mózgów asynchronicznie w dniach poprzedzających spotkanie. Upewnij się, że członkowie zespołu robią to samodzielnie, aby nie wpłynęły na nich pomysły innych osób. Twój zespół będzie miał czas na porównanie i dzielenie się pomysłami później.

Jako lider projektu zadbaj o to, aby członkowie zespołu czuli się komfortowo, dzieląc się swoimi przemyśleniami. Niektóre zagrożenia w projekcie są bardziej osobiste niż inne, ale ich ignorowanie może negatywnie wpłynąć na sukces projektu. Rozważ ustalenie norm grupowych, zanim wszyscy zaczną dzielić się swoimi pomysłami, aby każdy czuł się komfortowo, dzieląc się wszystkimi swoimi przemyśleniami.

Załóżmy, że zespół odpowiedzialny za kampanię marketingową identyfikuje następujące przyczyny, dla których kampania może się nie powieść: 

• Produkty końcowe projektu nie są dostarczane na czas.

• Produkty końcowe projektu zostaną dostarczone na czas, ale będą zawierać błędy ortograficzne i graficzne.

• Projekt przekracza budżet.

• Klienci negatywnie reagują na przekaz kampanii, co prowadzi do złego rozgłosu.

• Strony docelowe kampanii ulegają awarii i nie są dostępne w tygodniu premiery.

• Styl projektu kampanii marki jest kopiowany przez konkurencję.

• Cięcia w budżecie marketingowym wpływają na produkty końcowe i oś czasu kampanii marki.

• Strategia kreatywna nie trafia do klientów, co prowadzi do utraty rynku oraz pogorszenia postrzegania i wartości marki.

• Interesariusze nie są zgodni co do rezultatów, co prowadzi do frustracji podczas realizacji projektu. 

4. Dziel się ryzykiem

Gdy członkowie zespołu zapiszą swoje pomysły, nadszedł czas, aby podzielić się nimi z grupą. Upewnij się, że Ty lub inny moderator zespołu dokumentujecie wszystkie pomysły w jednym źródle informacji. Najlepiej, aby proces ten był wizualny, aby członkowie zespołu mogli omówić potencjalne niepowodzenia i, w razie potrzeby, wykorzystać je do dalszych działań. Spróbuj użyć tablicy lub narzędzia do wspólnego burzy mózgów, aby zebrać pomysły wszystkich.

Kiedy wszyscy będą gotowi, poproś każdego członka zespołu o podzielenie się jednym pomysłem. Zamiast pozwolić jednemu członkowi zespołu odczytać wszystkie niepowodzenia projektu, zachęć go do podzielenia się jednym ze swoich pomysłów, a następnie przejdź do następnej osoby i tak dalej. W ten sposób każdy będzie miał szansę zabrać głos. Zachęcaj członków zespołu, aby unikali powtarzania się, chyba że mają coś istotnego do dodania. 

5. Zidentyfikuj ryzyko o wysokim prawdopodobieństwie lub wadze 

Nie każda porażka projektu wymieniona przez zespół podczas burzy mózgów pre-mortem jest prawdopodobna. Nawet jeśli tak się stanie, może nie być na tyle poważna, aby wpłynąć na cele projektu. Niektóre niepowodzenia są mało prawdopodobne, podczas gdy inne nie są na tyle poważne, aby wpłynąć na projekt i spowodować jego całkowitą porażkę. Przejrzyj listę razem z zespołem i zidentyfikujcie te zagrożenia, które mają wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia lub wysoką wagę. 

Liczba ryzyk, które ostatecznie zostaną uwzględnione, zależy od zakresu i wpływu projektu. Ogólnie rzecz biorąc, dziesięć to dobra liczba, ale możesz mieć mniej lub więcej, w zależności od konkretnej sytuacji. 

Na przykład podczas analizy pre-mortem kampanii marketingowej zespół identyfikuje pięć zagrożeń, którymi należy się zająć:

• Wysokie prawdopodobieństwo: produkty końcowe projektu nie zostaną dostarczone na czas.

• Wysokie prawdopodobieństwo: projekt przekracza budżet.

• Wysoka waga: powiązane strony docelowe kampanii ulegają awarii i nie są dostępne w tygodniu premiery.

• Wysoka waga: strategia kreatywna nie trafia do klientów, co prowadzi do utraty rynku oraz pogorszenia postrzegania i wartości marki.

• Łatwe do rozwiązania: interesariusze nie są zgodni co do rezultatów, co prowadzi do frustracji na etapie realizacji projektu.

6. Przejrzyj plan projektu i zaktualizuj go w razie potrzeby

Po zakończeniu spotkania poświęconego analizie pre-mortem wykorzystaj wyniki burzy mózgów zespołu i zastosuj je w planie projektu. Poszukaj słabych punktów w planie projektu, które możesz wzmocnić, aby zapobiec niektórym scenariuszom niepowodzenia zidentyfikowanym przez członków zespołu. Jest to szansa na zmniejszenie ryzyka i poprawę przyszłych wyników – jeszcze przed rozpoczęciem projektu. 

Jeśli pracujesz nad dużą inicjatywą, przełóż niektóre czynności do wykonania o większym prawdopodobieństwie lub większej szkodliwości na rejestr ryzyka. Następnie, jeśli wprowadzono znaczące zmiany lub nowe narzędzia w celu ograniczenia ryzyka, przedstaw zmiany w planie projektu swojemu zespołowi, współpracownikom międzyfunkcyjnym oraz interesariuszom wykonawczym lub sponsorom projektu.

Oto przykład analizy pre-mortem kampanii marketingowej i sposoby zarządzania ryzykiem:

• Istnieje duże prawdopodobieństwo, że produkty końcowe projektu nie zostaną dostarczone na czas. Aby zapobiec temu ryzyku, wyświetl swoją pracę w narzędziu podobnym do wykresu Gantta, aby zwizualizować zadania na osi czasu i uzyskać jasny obraz wszelkich rezultatów lub blokad. Aby na bieżąco informować interesariuszy, wysyłaj cotygodniowe raporty o statusie projektu. 

• Istnieje duże prawdopodobieństwo, że projekt przekroczy budżet. Aby zapobiec temu ryzyku, uwzględnij aktualizacje budżetu w comiesięcznych raportach o statusie projektu i upewnij się, że sponsor projektu jest na bieżąco ze wszystkimi aktualizacjami budżetu. Przed rozpoczęciem projektu zresetuj budżet, aby mieć pewność, że masz trochę zapasów na wypadek, gdyby coś się wydarzyło.

• Awaria stron docelowych kampanii poważnie wpływa na sukces kampanii marki. Aby zapobiec temu ryzyku, uruchom strony w środowisku testowym tydzień wcześniej, aby upewnić się, że działają prawidłowo, zanim udostępnisz je publicznie. 

• Strategia kreatywna, która nie trafia do klientów, poważnie wpływa na sukces kampanii marki, ponieważ prowadzi do niepowodzenia na rynku oraz pogorszenia postrzegania i wartości marki. Aby zapobiec temu ryzyku, uwzględnij w planie projektu i briefie projektu badania dotyczące persony klienta przeprowadzone przez zespół ds. marketingu produktu, aby wszyscy byli na bieżąco. 

• Interesariusze projektu mogą odczuwać frustrację, jeśli nie będą zgodnie z resztą zespołu postrzegać rezultatów projektu. To ryzyko można łatwo rozwiązać dzięki planowi komunikacji i jednemu źródłu informacji na temat projektu, takiemu jak narzędzie do zarządzania pracą. 

Po analizie pre-mortem: co dalej? 

Analiza pre-mortem pomaga zrozumieć, dlaczego projekt może zakończyć się niepowodzeniem i zapobiega pojawieniu się tych zagrożeń. Po zakończeniu analizy pozostaje tylko uruchomić projekt. Aby uzyskać pomoc na początku oraz poznać najlepsze praktyki w zakresie zarządzania projektami, odwiedź nasze centrum zasobów dotyczących zarządzania projektami.