Jak napisać skuteczny brief produktowy (z szablonem)

Kluczem do udanego wprowadzenia produktu na rynek jest komunikacja w zespole. Członkowie zespołu muszą współpracować ze sobą, aby opracować strategię produktu, zdefiniować jego cele i przejść do etapu rozwoju. Jednym ze sposobów na zapewnienie członkom zespołu i interesariuszom spójnych informacji jest brief produktu.

Podobnie jak brief projektu , brief produktu to jasny i zwięzły przewodnik po najważniejszych elementach planu produktu. Dokument ten służy jako punkt odniesienia, zapewnia spójność i może poprawić wyniki produktu.

Czym jest brief produktu?

Brief produktu podsumowuje zakres, cele i kierunek produktu. Briefy produktowe są bardzo elastyczne i z możliwością dostosowywania. Pomagają uporządkować pomysły, określić podejście i przeprowadzić produkt przez proces rozwoju.

Kto i kiedy korzysta z briefów produktowych?

Zazwyczaj brief produktu jest tworzony przez menedżera produktu w fazie planowania rozwoju produktu. brief pomaga mu przedstawić problem i rozwiązanie innym osobom zaangażowanym w projekt. Może również pomóc zespołowi produktowemu w uzgodnieniu oczekiwań.

Problem: pracownicy łatwo się rozpraszają.

Rozwiązanie: stworzyć oprogramowanie, które ogranicza rozproszenie uwagi.

Brief produktu: określa, co zespół produktowy chce osiągnąć dzięki produktowi, jaki będzie produkt i jakie będą etapy jego utworzenia.

Brief produktu nie jest dokumentem technicznym ani uzasadnieniem biznesowym. Nie zawiera wszystkich odpowiedzi, a ponieważ jest tworzony na wczesnym etapie procesu, zawsze można wprowadzić w nim zmiany. Brief produktu przedstawia wstępne plany wszystkim osobom zaangażowanym w projekt, aby wszyscy byli na bieżąco, mogli podejmować lepsze decyzje i nie marnowali czasu.

Korzyści z briefu produktowego

Brief produktu to spoiwo, które łączy członków zespołu międzyfunkcyjnego podczas całego procesu tworzenia produktu. Ten dokument będzie źródłem informacji, do którego wszyscy interesariusze – od zespołu produktowego po kierowników ds. marketingu produktu – będą mogli się odwoływać przez cały cykl życia produktu.

• Zapewnia przejrzystość: im bardziej przejrzyste są zasady współpracy nad wspólnym celem, tym lepiej. Brief produktowy zapewnia przejrzystość, gromadząc najważniejsze informacje o produkcie, w tym wymagania, projekt i ceny. 

• Zmniejsza liczbę błędów: gdy wszyscy rozumieją wspólny cel i swoją rolę w jego osiągnięciu, ryzyko popełnienia błędu podczas tworzenia produktu jest mniejsze. Brief produktu to dokument, do którego zespół może się odwoływać, aby być na bieżąco.

• Zwiększa wydajność: zespoły, które wiedzą, co robią, mogą pracować szybciej, aby osiągnąć swoje cele. Twój brief produktowy skraca czas poświęcany na ponowne wyjaśnianie i sprawia, że wszyscy skupiają się na osiągnięciu celu. 

Kiedy możesz podzielić się zwięzłym zarysem swoich planów z innymi, Twój zespół będzie miał łatwiejszą współpracę i zrozumienie siebie nawzajem. 

7 kroków do napisania briefu produktu

brief produktu należy utworzyć na początkowych etapach jego tworzenia, aby określić drogę, którą należy podążać. Jednak brief produktu to dynamiczny dokument, który prawdopodobnie nie zostanie ukończony, dopóki nie zostanie ukończony proces planowania produktu. 

Zamiast dążyć do stworzenia kompleksowego dokumentu, wykorzystaj proces utworzenia briefu produktu jako okazję do uzgodnienia wszystkich szczegółów z interesariuszami, stworzenia jednego źródła informacji dla zespołu i udzielania odpowiedzi na pojawiające się pytania.

Nie zawsze piszesz brief produktu w kolejności. Na przykład nazwa produktu często jest czymś, co wymyślasz jako ostatnie, po udzieleniu odpowiedzi na kilka podstawowych pytań. Poniższe kroki przeprowadzą Cię przez proces tworzenia pierwszej wersji roboczej briefu produktu od początku do końca.

1. Zidentyfikuj problem

Pierwszym krokiem w tworzeniu briefu produktu jest jasne określenie problemów, które chcesz rozwiązać. To pozwoli Ci stworzyć podstawy dla produktu i rozwiązania, które chcesz opracować. Na tym etapie rozważ następujące pytania:

• Jakie są potrzeby naszych docelowych odbiorców?

• W jaki sposób możemy zaspokoić te potrzeby za pomocą naszego produktu?

• Co powinniśmy ostatecznie osiągnąć?

Rozpoczynając od tych informacji, od razu dowiesz się, dlaczego Twój produkt jest ważny i jakie funkcje musisz uwzględnić, aby jak najlepiej pomóc swoim odbiorcom. Jednak podobnie jak w przypadku wszystkich elementów briefu produktu, ta sekcja jest przeznaczona nie tylko dla zespołu ds. rozwoju produktów. Ułatwi ona również innym zespołom odnalezienie wartości w Twoim briefie produktowym. Na przykład zespół marketingowy może wykorzystać te informacje do pozycjonowania produktu. Z kolei zespół sprzedaży będzie miał łatwiejsze zadanie, jeśli będzie mógł wyjaśnić, w jaki sposób produkt ułatwi komuś życie.

2. Określ wymagania dotyczące produktu

Gdy już wiesz, jaki konkretny problem ma rozwiązać Twój produkt, wspólnie z zespołem produktowym określ wymagania dotyczące produktu. Wymagania produktowe nadają strukturę produktowi i pomagają innym go zwizualizować. Mogą one obejmować takie elementy jak:

• Przeznaczenie produktu

• Funkcjonalność

• Cechy produktu

• Historie użytkowników

Funkcje i funkcjonalność produktu wyjaśniają, jak działa produkt i czego potrzebuje, aby działać w ten sposób. Na przykład jednym z elementów funkcjonalności telefonu komórkowego jest dzwonienie do ludzi. Funkcją produktu ułatwiającą tę funkcjonalność jest wewnętrzny głośnik. 

Uwzględnij historie użytkowników, aby uzupełnić funkcje produktu i sprawić, że brief produktu będzie bardziej przystępny. Historie użytkowników wyjaśniają funkcje produktu w sposób nietechniczny z perspektywy użytkownika końcowego.

3. Przedstaw kontekst produktu

Po określeniu wymagań dotyczących produktu nadszedł czas, aby nadać mu kontekst. Przeprowadź badania użytkowników, aby przeanalizować konkurencję, zdefiniować odbiorców i oszacować cenę produktu.

Przeanalizuj konkurencję

Oceń, kim są Twoi konkurenci i jak pozycjonują się na rynku docelowym. Analiza konkurencji pomoże Ci określić, czym Twój produkt różni się od innych produktów dostępnych na rynku i jaki unikalny punkt widzenia możesz przyjąć podczas projektowania i tworzenia produktu.

Określ odbiorców

Stwórz idealną personę klienta i określ, kto kupi Twój produkt. Na przykład, jeśli tworzysz aplikację do zarządzania danymi, idealnymi odbiorcami docelowymi będą liderzy zespołów DevOps i kierownicy projektów. Zapewnienie zespołom wiedzy na temat potencjalnych klientów pomoże im pamiętać o użytkowniku końcowym podczas procesu tworzenia produktu. 

Oszacuj cenę

Teraz, gdy znasz już wszystkie szczegóły dotyczące samego produktu, nadszedł czas, aby pomyśleć o cenie. Wybrana cena może wpłynąć na postrzeganie produktu i marki, więc zastanów się, jaki komunikat chcesz wysłać. Istnieją różne opcje cenowe, w tym stawka stała, system poziomów lub bezpłatne okresy próbne. Zespoły marketingowe i sprzedażowe mogą doradzić w tej kwestii, ale to Twój zespół będzie miał najlepsze pojęcie o tym, ile kosztuje wytworzenie produktu i za ile sprzedają się podobne produkty na rynku.

4. Ustal pytania

Kluczową częścią każdego briefu produktu jest zidentyfikowanie wszelkich otwartych pytań, na które nie możesz jeszcze odpowiedzieć. Zespół produktowy ma możliwość określenia, czym jest produkt i jak go stworzyć, ale często pojawiają się dodatkowe pytania, które wymagają odpowiedzi z zewnątrz. Zidentyfikowanie tych pytań w briefie produktu pomoże Ci odpowiedzieć na nie na tym etapie. 

Pytania mogą obejmować:

• Jak nazywa się produkt?

• Kiedy produkt zostanie wydany?

• Jakie ryzyko wiąże się z produktem?

• Co wyróżnia produkt?

• Jakie funkcje wchodzą w skład minimalnego rentownego produktu (MVP)?

• Które funkcje są niezbędne, a które po prostu mile widziane? 

Nie przejmuj się, jeżeli nie jesteś w stanie odpowiedzieć na wszystkie pytania w tej chwili. Odpowiesz na nie, współpracując z interesariuszami międzyfunkcyjnymi i stopniowo utrwalając swoje pomysły. Na przykład, gdy masz już prototyp, wszystko może się zmienić i stać się jaśniejsze. Ustalając pytania w briefie produktu, dowiesz się, na co musisz odpowiedzieć, aby osiągnąć swój ostateczny cel. 

5. Stwórz oś czasu

Utworzenie osi czasu jest trudnym wyzwaniem na tak wczesnym etapie planowania produktu, ale nawet przybliżone terminy mogą pomóc interesariuszom zwizualizować zakres produktu.

Chociaż oś czasu może ulec zmianie po zakończeniu planu rozwoju, warto mieć ogólne pojęcie o tym, przez jakie etapy trzeba przejść i jakie zadania muszą wykonać członkowie zespołu, aby ukończyć produkt. Uwzględnij szacunkowy czas potrzebny na prototypowanie, testowanie i wydanie.

6. Nadaj nazwę swojemu produktowi

Podczas procesu tworzenia produktu nadaj mu wewnętrzną nazwę. Może to być wstępna etykieta, którą możesz dopracować w miarę upływu czasu. Zespół ds. marketingu produktu może następnie sfinalizować nazwę produktu, gdy będzie on gotowy do wydania.

Pomyśl również o sloganie, który będzie wspierał nazwę produktu. Powinien on składać się z kilku słów lub krótkiego zdania, które lepiej opisze, czym jest Twój produkt. Jeśli nazwa produktu to DataApp, sloganem może być „Narzędzie do monitorowania aplikacji”. Takie hasło może pomóc zespołowi produktowemu zrozumieć przeznaczenie produktu, ale to zespół marketingowy będzie ostatecznie odpowiedzialny za wszelkie materiały skierowane do klientów.

7. Udostępnij i wprowadź poprawki

Gdy brief produktu będzie już ukończony, udostępnij go innym, aby mogli Ci pomóc w znalezieniu obszarów wymagających poprawy. 

Udostępnij go swojemu zespołowi międzyfunkcyjnemu

Udostępnij brief produktowy swojemu zespołowi międzyfunkcyjnemu i sponsorom projektu, aby uzyskać wstępne informacje zwrotne. Ponieważ osoby te prawdopodobnie uczestniczyły w utworzeniu briefu, mogą pomóc Ci dopracować dokument przed wysłaniem go do przejrzenia przez interesariuszy wyższego szczebla.

Udostępnij brief całemu zespołowi produktowemu

Po wprowadzeniu niezbędnych zmian udostępnij brief produktu całemu zespołowi produktowemu podczas spotkania inaugurującego projekt. Ponieważ jest to dynamiczny dokument, do którego ludzie muszą regularnie się odwoływać, upewnij się, że jest on łatwo dostępny, na przykład za pośrednictwem systemu do zarządzania pracą.

Szablon briefu produktu

Aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy, stworzyliśmy szablon briefu produktu, który zawiera kluczowe elementy planowania produktu. Wypełnij każdą sekcję, aby utworzyć kompleksowy brief produktu.

Wskazówki dotyczące pisania briefu produktu

Teraz, gdy znasz już strukturę szablonu briefu produktu, możesz skupić się na tym, jak skutecznie go napisać. Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby Twój następny brief był jak najlepszy.

• Spraw, aby był czytelny: użyj obrazów, list punktowanych, diagramów i wykresów, aby przedstawić złożone pomysły i funkcje produktu. Niech brief zajmie mniej niż trzy strony, aby był przyjazny dla użytkownika i łatwy do przeczytania.

• Użyj pytań, aby omówić każdą sekcję: uzupełnij brief produktu pytaniami i odpowiedziami dla każdej części szablonu. Twój brief powinien być zrozumiały dla wszystkich zaangażowanych interesariuszy.

• Spraw, aby był to dokument, który można na bieżąco aktualizować: brief produktu będzie się zmieniał w miarę dodawania kolejnych funkcji lub przyjmowania różnych podejść. Dzięki temu możesz dodawać i usuwać elementy w miarę postępów.

Uzupełnij brief o szablon strategii produktu, aby skoordynować priorytety, osie czasu i cele interesariuszy.

Użyj szablonu briefu produktu przy następnej premierze produktu

Szablon briefu produktu może ułatwić rozwój produktu, od pomysłu aż po premierę. W połączeniu z oprogramowaniem do zarządzania pracą możesz udostępniać dokument interesariuszom, gdziekolwiek się znajdują, i wprowadzić brief produktu w życie, gdy tylko zostanie sfinalizowany. Zaplanuj brief produktu w Asanie, aby wszyscy wiedzieli, w jakim kierunku zmierzasz i jak dotrzeć do celu.