Vad är ett milstolpediagram och varför är det fördelaktigt?

Ett milstolpediagram är ett sätt att visualisera de viktigaste stegen i ett projekt. Varje milstolpe som teamet uppnår tar er närmare att slutföra projektet. På så sätt ger milstolpar en känsla av prestation och visar teamet hur arbetet de utför bidrar till det övergripande projektmålet. 

Milstolpar är inte bara viktiga för teamet – de förenklar också din roll som projektledare. Du kan dela ditt milstolpediagram med projektintressenter för att visualisera projektets förlopp och se till att alla är samordnade. 

Så hur skapar man ett milstolpediagram? 

Vi kommer att utforska några olika sätt att ta itu med det här steget när du planerar ditt projekt. Vi kommer också att ge tips om hur man kan hålla teammoralen uppe genom att uppmärksamma och fira milstolpar.

Vad är ett milstolpediagram?

Ett milstolpediagram är en visuell representation av de viktigaste uppgifterna som teamet behöver slutföra under ett projekt. 

I huvudsak ger milstolpar dig en överblick över vad ditt team måste arbeta mot eller redan har gjort. Tänk på dem som steg på en stege – ju högre du klättrar, desto närmare kommer du att slutförda projektet.

Olika sätt att skapa milstolpediagram

Det finns fler än ett sätt att skapa ett milstolpediagram. Du kan lägga till milstolpar i en mall för projekttidslinje, skapa ett Gantt-diagram eller använda en programvara för arbetshantering med ett tidslinjeverktyg.

Ett Gantt-diagram är ett liggande stapeldiagram som illustrerar tidslinjen för ett projekt, ett arbete eller ett program. Gantt-diagram är ett utmärkt sätt att visualisera ett projektschema och milstolpar, men de kan vara tidskrävande att skapa och bli röriga när man lägger till fler detaljer. Du kan lära dig allt om för- och nackdelarna med Gantt-diagram i vår fullständiga guide.

Det bästa alternativet till ett traditionellt Gantt-diagram är ett modernt verktyg för projekttidslinjer. Låt oss ta en titt på fördelarna med att använda ett särskilt verktyg för projektplanering och tidslinjer för att skapa ett milstolpediagram. 

Varför ska man använda ett projekthanteringsverktyg för att skapa milstolpediagram?

För att få samma överblick över projektet som ett Gantt-diagram erbjuder kan du använda ett tidslinjeverktyg i din programvara för arbetshantering. Det finns flera fördelar med att använda ett tidslinjeverktyg jämfört med ett Gantt-diagram:

• Ett tidslinjeverktyg är enkelt att skapa och underhålla, särskilt när du behöver lägga till nya uppgifter eller justera milstolpar.

• Uppgifter och annat underliggande arbete kan kopplas till tidslinjen och uppdateras i realtid.

• Med ett enda klick kan du dela tidslinjen med teamet eller intressenterna.

7 steg för att skapa ett milstolpediagram

Nu går vi igenom processen för att skapa ett milstolpediagram steg för steg, och börjar med att definiera projektmålen.

Steg 1: Definiera projektmål

Innan du skapar ett milstolpediagram måste du beskriva projektets allmänna tidslinje och mål. Att definiera projektmålen ger teamet en grundlig förståelse för projektets resultat. På så sätt vet teamet exakt vad de arbetar mot och varför det är viktigt. Definiera sedan en ungefärlig tidslinje för projektet med ett start- och slutdatum. 

Exempel: Låt oss säga att du är kommunikationschef och att ditt företag ska slås samman med ett annat. Ditt övergripande projektmål är att slutföra sammanslagningen av de två företagen. Projektets startdatum är skapandet av det interna meddelandet och slutdatumet är det globala företagsevenemanget som firar den framgångsrika sammanslagningen. 

Steg 2: Skapa en lista med uppgifter

Nu när du har definierat din ungefärliga tidslinje och ditt övergripande projektmål är det dags att skapa en lista över uppgifter. Uppgifterna bör registreras i kronologisk ordning och helst kopplas till datum eller datumintervall för att underlätta arbetet senare i processen.

Exempel: Dina uppgifter för företagsfusionen kommer bland annat att inkludera skapande av det interna meddelandet, schemaläggning av frågestunder med anställda, presskonferenser för att tillkännage fusionen externt och planering av det globala fusionevenemanget.

Steg 3: Identifiera milstolpar

För att identifiera milstolpar måste du först förstå exakt vad en milstolpe är och vad den inte är. 

Mål är oftast viktigare än milstolpar. Ett mål bör beskriva vad som händer när projektet är framgångsrikt och hur projektet passar in med de övergripande Business-målen. En milstolpe låter dig se framåt mot en kommande punkt i projektet eller tillbaka på vad du redan har åstadkommit. 

Det är också lätt att förväxla en milstolpe med en leverans, men skillnaden är lite mer uppenbar här. En leverans är något konkret, som en rapport eller en produkt. En milstolpe är mer konceptuell och markerar en kontrollpunkt som ditt team kan arbeta mot. 

Du kan avgöra om något är en milstolpe eller inte genom att överväga följande frågor:

• Påverkar den här uppgiften din deadline?

• Är det en viktig punkt i projektet som indikerar förlopp?

• Bör den här uppgiften granskas av dina intressenter?

• Kan projektet fortfarande slutföras utan den här uppgiften?

Om svaret är ja på alla frågor utom den sista har du identifierat en milstolpe.

Exempel: För att bygga ut ditt fusionsprojekt och dina att göra-punkter måste du först kategorisera varje initiativ:

• Att skapa det interna nyhetsbrevet för att meddela sammanslagningen är en uppgift. 

• Att skicka ut nyhetsbrevet är en projektleverans. 

• Att meddela företaget om sammanslagningen (slutförandet av de två ovanstående uppgifterna) är en milstolpe.

Steg 4: Skapa tidslinjen

Nu är det dags att sätta ihop pusslet och omvandla dina uppgifter, mål, faser, leveranser och milstolpar till en tidslinje. Ta en titt på de tidsramar du har lagt till i projektleveranserna och kontrollera om faserna är tillräckligt långa. Det här är också ett bra tillfälle att kontrollera om det finns några beroenden som kan orsaka flaskhalsar.

Lägg till alla projektuppgifter och faser i tidslinjeverktyget, definiera beroenden, justera faser vid behov och ange sedan att göra-punkter, leveranser och viktiga milstolpar. När du har slutfört projekttidslinjen bör du ha en tydlig visualisering av hela projektplanen.

Exempel: Ett projekt av den här storleken kommer naturligtvis att ha en del uppgifter eller faser som inte kan starta upp förrän andra är slutförda. Du behöver till exempel de uppdaterade logotyperna från ditt marknadsföringsteam innan du kan skicka ut pressmeddelandet som tillkännager själva sammanslagningen. För att projektet ska fungera smidigt bör du visualisera de här beroenden i tidslinjen.

Steg 5: Dela tidslinjen

Nu när tidslinjen är slutförd bör du dela den med ditt närmaste team för att säkerställa att ingenting har glömts bort. Teamet kan kontrollera att alla beroenden har definierats, att alla milstolpar har lagts till i tidslinjen och att alla projektfaser är tillräckligt långa för att undvika flaskhalsar eller andra projektproblem.

När ditt närmaste team har verifierat att tidslinjen är klar kan du dela den med resten av teamet. Det ger alla en bättre överblick över de uppgifter och faser som måste slutföras för att nå projektets milstolpar och slutligen slutföra projektet framgångsrikt.

Exempel: Fyra ögon ser mer än två. När du har delat ditt milstolpediagram med en kommunikationschef upptäcker hen att du inte har avsatt tillräckligt med tid för att förbereda de interna frågestunderna för de anställda. Det skulle ha orsakat en hel del stress för ditt kommunikationsteam och potentiellt påverkat resten av företaget negativt när det gäller sammanslagningen. Genom att justera tidslinjen kan du ge teamet tillräckligt med tid för att förbereda sig för den här projektfasen.

Steg 6: Lägg till dokumentation

Under hela projektets livscykel bör du lägga till alla dokument, anteckningar och relevant kommunikation som är kopplade till projektet till respektive uppgifter, faser eller milstolpar. Ditt milstolpediagram är aldrig slutgiltigt – det är ett växande projekthanteringsverktyg som behöver ändras och kompletteras för att alltid vara synkroniserat med projektet.

Genom att koppla relevant information till tidslinjen får teamet en översikt över vad som är gjort, vad som är pågående och vad som återstår att göra. 

Exempel: När marknadsföringsteamet har delat den nya logotypen kan du länka filen till respektive uppgift i tidslinjen. Det gör det möjligt för alla andra som arbetar med projektet att enkelt hitta och använda designen när det behövs.

Steg 7: Fira milstolpar

När du når en milstolpe ska du fira det! Beroende på vad milstolpen innebär kan du beställa pizza till kontoret, låta teamet gå hem tidigt en fredag eftermiddag eller skicka ett presentkort till ett lokalt kafé till alla. Att erkänna teamets hårda arbete genom att fira milstolpar höjer moralen och förbättrar teamets engagemang.

Varje gång ditt team når en milstolpe är ni ett steg närmare att slutföra projektet. Fortsätt att spåra projektets förlopp med tidslinjen och dela milstolpar med intressenter – de kommer också att uppskatta att veta att saker och ting går framåt.

Exempel: Ditt team har arbetat outtröttligt för att genomföra ett fantastiskt globalt företagsevenemang för att markera den officiella sammanslagningen av de två företagen. Alla hade kul och din vd nämnde till och med hur nöjd hen var med resultatet av evenemanget. Du kan fira milstolpen genom att ge hela teamet ledigt på måndagen för att ladda batterierna inför projektgenomgången.

Andra sätt att planera milstolpar

Även om en tidslinje är det bästa sättet att beskriva arbetet och få en omfattande översikt över uppgifter, leveranser och deadliner, finns det andra sätt att visualisera och planera milstolpar.

Även om de här visualiseringarna kanske inte är de bästa projekthanteringsverktygen, är de bra för presentationer eller brainstorming. 

I vårt exempel med företagsfusionen kanske ditt kommunikationsteam vill dela en förenklad version av tidslinjen med hela företaget när de meddelar fusionen via det interna nyhetsbrevet. Att dela tidslinjen med hundratals eller till och med tusentals personer är inte bara onödigt utan också riskabelt.

Skapa i stället en förenklad visuell presentation som bara lyfter fram milstolparna eller en modifierad version av Kanban-tavlan så att företagets anställda får en bättre uppfattning om vem som bidrar till vad.

Ta farväl av huvudvärk från kalkylark

Om du är redo att sluta använda Gantt-diagram och prova tidslinjer istället kan du ta en titt på Asanas tidslinjeverktyg. Använd en av Asanas befintliga mallar för milstolpediagram eller skapa din egen med tidslinjeverktyget.

Och oroa dig inte: om du redan har skapat ditt milstolpediagram i Excel kan du importera din CSV-fil direkt till Asana. Ta farväl av huvudvärk som orsakas av kalkylark och välkomna en effektiv projektplanering.