Mall för resultatutvärdering, med exempel och tips

Prestationsutvärderingar kan väcka minnen av när du var en ny teammedlem i den heta stolen. Förväntan inför varje individuellt möte var förmodligen stressande om du inte visste hur formatet skulle se ut eller vad ni skulle prata om. Men nu när du är chef kan du se saker ur ett annat perspektiv och skapa en mer positiv upplevelse. 

Resultatutvärderingar är ett värdefullt verktyg eftersom de bidrar till att ge struktur och klarhet i feedbackprocessen. De är också ett utmärkt sätt att fokusera bedömningen på framtida mål, snarare än tidigare misstag. I den här artikeln får du lära dig hur du skapar en mall för resultatutvärdering, som du kan kombinera med en programvara för målsättning för att stödja ditt team när de växer.

Vad är en resultatutvärdering?

En prestationsutvärdering är en formell process som används för att utvärdera teammedlemmar baserat på deras tidigare arbete och för att ge feedback för framtida framgång. Prestationsutvärderingar, som ibland kallas prestationsgranskningar, sker vanligtvis kvartalsvis, två gånger om året eller årligen. 

Under en resultatutvärdering granskar du varje teammedlems övergripande resultat och delar upp de kompetenser de strävar efter att behärska. Du och den anställda går igenom specifika exempel på saker som teammedlemmen har gjort bra och områden där det finns utrymme för förbättringar. Vissa företag använder programvara för resultatevaluering, men du kan också gå igenom processen utan att använda ett särskilt verktyg för personalavdelningen.

Resultatutvärderingar som självbedömningar

Resultatutvärderingar är en möjlighet till utveckling. De är en chans att ha en konversation om varje teammedlems inverkan och hur de kan gå vidare i sin roll. 

Ofta har mallar för resultatutvärderingar en självbedömningskomponent. Det ger teammedlemmarna möjlighet att styra sin egen karriär genom att dela med sig av sina framgångar och framtida mål. Du kan sedan starta konversationen om prestationsutvärderingen genom att be dem dela med sig av vad de tycker att de gör bra och de områden där de tror att de behöver förbättras. Det kan få utvärderingen att kännas mindre som en granskning och mer som en dialog.

Hur skriver man en resultatutvärdering?

En mall för resultatutvärdering kan hjälpa dig att förbereda dig för utvärderingsprocessen genom att ge dig ett standardiserat format att följa. Du bör anpassa mallen efter teamets mål, men se till att teammedlemmarna får se den i förväg så att de vet vad konversationen kommer att handla om. På så sätt kan de förbereda sig och det uppmuntrar till dialog om hur man går vidare. Utforska vår mall för resultatutvärdering av anställda för ett ramverk som hjälper till att vägleda rättvisa och produktiva diskussioner.

1. Identifiera kärnkompetenser

Även om du vill att din mall för resultatutvärdering ska tillgodose teammedlemmarnas behov är det också viktigt att standardisera mallen för att ge en rättvis bedömning över hela tavlan. Det innebär att du måste överväga vilka kompetenser som är mest meningsfulla för hela avdelningen. 

Kärnkompetenser som kan mäta prestationer i olika teamroller inkluderar:

• Kunskap om arbetsfärdigheter.

• Arbetets kvalitet/kvantitet.

• Kundservicefärdigheter

• Närvaro

• Initiativ

• Inkludering

Utöver de här kategorierna kan du inkludera ett område i utvärderingsformuläret för specifika målsättningar och vidare diskussion. På så sätt kan du bli mer personlig med varje teammedlem när du träffar dem individuellt. 

Tips: Du kan lägga till underkompetenser under varje kategori för att göra din prestationsutvärdering mer detaljerad. Till exempel kan du under kompetensen ”kvalitet/kvantitet av arbete” lägga till saker som: söker efter sätt att förbättra kvaliteten, utför ett komplett utbud av uppgifter, uppnår mål och håller deadlines. 

2. Välj en betygsskala

När du har valt kompetenser för mallen för resultatutvärdering väljer du hur du vill betygsätta dina teammedlemmar. Det finns två huvudsakliga värden för en betygsskala:

1. Ger ett gemensamt språk för att diskutera framgångar och styrkor jämfört med möjligheter.

2. Ger något att se tillbaka på och se teammedlemmarnas karriärtillväxt.

Undvik dock en numerisk skala om det går. På så sätt fokuserar teammedlemmarna mindre på sitt ”betyg” och mer på sina kompetenser. Nyckeln till en bra betygsskala är att se till att den är tydlig för alla.

Exempel på betygsskala:

• Mer än förväntat

• Ofta mer än förväntat

• Uppfyller förväntningarna

• Behöver utvecklas

Se till att hela teamet förstår vad betygsskalan betyder. Två personer kan till exempel definiera "uppfyller konsekvent förväntningarna" på olika sätt, så att hålla alla på samma sida kan utgöra grunden för en sund och produktiv utvärderingskonversation.

3. Fastställ en utvärderingscykel

Genom att fastställa en utvärderingscykel vet du och ditt team hur mycket tid ni har på er att förbereda er mellan sessionerna. Vanliga utvärderingscykler är kvartalsvisa, halvårsvisa och årliga, och ditt företag kan ha bestämt dem i förväg. Men om du har ett val kan du välja utifrån din arbetsplats. Om arbetskulturen till exempel är mer avskild kan du hålla månatliga utvärderingar för att se till att teammedlemmarna får regelbunden feedback. Om din arbetskultur är mycket samarbetsinriktad kanske ditt team inte behöver så många utvärderingar.  

Vissa utvärderingsperioder är bättre för kortsiktiga mål, medan andra fokuserar på långsiktiga mål. Kvartalsvisa utvärderingar ger till exempel tillräckligt med tid mellan utvärderingarna för att teammedlemmarna ska kunna ta hänsyn till tidigare feedback och arbeta med de mål ni har satt upp tillsammans. När du har fastställt utvärderingscykeln är det viktigt att hålla sig till den så att alla vet vad de kan förvänta sig framöver. 

Tips: Du kan också dra nytta av tiden mellan utvärderingscyklerna för att observera arbetsprestationer och erbjuda möjligheter till professionell utveckling. Att hjälpa dina teammedlemmar att nå sina prestationsmål gynnar hela teamet.

4. Förbered en lista med frågor

Nu när du har fastställt grunderna för din mall för prestationsutvärdering kan du förbereda dig för de individuella mötena med dina teammedlemmar. I de här mötena är det bra att ha en lista med frågor som kan föra konversationen framåt. Några frågor du kan ställa är följande:

• Vad har du gjort det här kvartalet som du är stolt över?

• Vilka mål har du uppnått? Vilka mål nådde du inte?

• Vilka två eller tre saker kan du fokusera på nästa kvartal för att hjälpa dig att växa professionellt?

För att minska trycket under utvärderingsmötet kan du standardisera frågorna för alla teammedlemmar.

Tips: Se till att välja frågor som får teammedlemmarna att tänka på sina framsteg och mål. Även om betygssystemet för prestationsutvärderingen är användbart för långsiktiga jämförelser, är det i konversationen som dina teammedlemmar kan uttrycka problem och känna sig nöjda med sina prestationer.

5. Dela frågor i förväg

Det bästa du kan göra för att förbereda teammedlemmarna inför ett prestationsutvärderingsmöte är att låta dem veta i förväg att det kommer att hållas och exakt vad de kan förvänta sig. Om du delar med dig av frågorna i förväg får alla tid att tänka på dem och bearbeta dem. Det minskar nervositeten och gör det till en mer samarbetsinriktad och konstruktiv konversation.

Du kan också dela formatet för utvärderingen med dem så att de kan få en uppfattning om hur konversationen kommer att gå. Kommer du till exempel att förvänta dig att de börjar eller kommer du att leda?

Tips: Förutom att dela frågorna med dina teammedlemmar kan du låta dem veta vad de kan förvänta sig genom att fråga dem om deras prestationer under tiden mellan utvärderingscyklerna.

6. Ha konversationen

Avsätt tid för resultatutvärderingsmöten utanför dina traditionella möten. Planera in ett individuellt möte med varje teammedlem på mellan 30 och 45 minuter. Om möjligt bör du meddela teammedlemmarna ungefär en vecka i förväg så att de kan planera inför mötet.

Tips: Glöm inte att be teammedlemmarna om deras åsikter under konversationen. Bortsett från de vanliga frågorna om tidigare resultat och framtida mål kan du be om feedback om din ledarstil eller företagskulturen. Du kan också fråga om de hoppas kunna växa inom företaget på lång sikt.

7. Skapa ett ramverk för målsättning

Frågorna du ställer till teammedlemmarna under utvärderingarna bör flöda in i målsättningssessionerna. När du avslutar resultatöversynen med ett fastställt mål har teammedlemmarna en tydlig uppfattning om vad de behöver arbeta med mellan utvärderingarna. Två alternativ för målsättning är SMART-mål och OKR:er:

SMART-mål:

• Specific

• Mätbart

• Accepterat (uppnåeligt)

• Realistiska

• Tidsbundna

OKR:

Mål 1

• Nyckelresultat 1

• Nyckelresultat 2

• Nyckelresultat 3

När du har gett teammedlemmarna ett ramverk att följa kan du låta dem själva bestämma sina mål medan du underlättar. 

Tips: När du tar ett steg tillbaka i målsättningsprocessen kommer dina teammedlemmar att känna att de har mer kontroll över sin framtida utveckling. Det kan också göra utvärderingar roligare eftersom de blir mindre byråkratiska. 

8. Var öppen för feedback

Du bör alltid fråga teammedlemmarna om din prestation som chef så att du kan fortsätta att tillgodose deras behov. Ibland känner sig teammedlemmar inte bekväma med att ge ärlig feedback under ett individuellt möte. Så om du vill ha ärliga svar kan du överväga att be om feedback anonymt. Du kan:

• Skicka en anonym enkät

• skapa en fysisk eller virtuell kommentarsruta 

• Hålla ett teammöte för feedback

Betona att du är öppen för all feedback som dina teammedlemmar har till dig, oavsett om den är positiv eller konstruktiv. Du kan använda deras feedback för att bli en bättre chef och förbättra dina framtida prestationsutvärderingar. 

Tips: Om du har problem med att komma på sätt att få feedback från teamet kan du fråga dina medarbetare vilka metoder de använder. Andra chefer kan ha strategier att dela med sig av och idéer för utvärderingsmallar. Om du ser områden som överlappar mellan dina avdelningar kan du låna idéer till ditt formulär för prestationsutvärdering.

Mall och exempel för prestationsutvärdering

Nedan ser du ett ifyllt exempel på hur en mall för prestationsutvärdering kan se ut. Du kan erbjuda den här mallen som en självbedömning för teammedlemmar, vilket bör väcka meningsfulla diskussioner om deras arbetsframsteg och framtida mål. 

Du kan ladda ner en tom version av den här mallen för resultatutvärdering nedan och anpassa den efter ditt företag och din avdelning.

Du kan ladda ner en tom version av den här mallen för resultatutvärdering nedan för att anpassa den till ditt företag och din avdelning.

Olika typer av mallar för resultatutvärdering av anställda

Processen för att genomföra resultatutvärderingar är avgörande för både den anställdes utveckling och för att organisationen ska kunna förbättras kontinuerligt. Genom att använda en mängd olika mallar för resultatutvärdering av anställda kan du säkerställa att dessa utvärderingar är både omfattande och praktiska.

Nedan kommer vi att utforska olika typer av resultatutvärderingar som hjälper personalavdelningar att ge konstruktiv feedback, förbättra teamprestationer och öka de anställdas engagemang.

Enkel mall för resultatöversyn

En enkel resultatöversikt är ett viktigt verktyg för alla HR-ansvariga och teamledare. Den är utformad för att effektivisera utvärderingsprocessen genom att fokusera på nyckeltal (KPI:er) och kärnkompetenser.

Den här mallen är praktisk för rutinmässiga utvärderingar och är en bra utgångspunkt för de som är nya på resultatutvärderingar. Den förenklar resultatutvärderingen genom att tillhandahålla ett tydligt och koncist ramverk för feedback.

Exempel: En säljare kan till exempel utvärderas på specifika nyckeltal såsom försäljningsvolym och kundnöjdhet, vilket ger tydliga mätvärden för bedömning och diskussion.

Självutvärderingsformulär

Självutvärderingsformuläret, som uppmuntrar anställda att engagera sig i självreflektion, är en viktig del av processen för prestationsutvärdering. Det här formuläret gör det möjligt för individer att bedöma sin egen prestation, lyfta fram sina prestationer och identifiera förbättringsområden.

Exempel: En programvaruutvecklare kan använda formuläret för att reflektera över sina slutförda projekt, förbättringar av kodningsfärdigheter och bidrag till teamarbetet. Det hjälper teammedlemmen att identifiera sina styrkor och områden för vidare professionell utveckling.

Genom att integrera självbedömningar i formuläret för prestationsutvärdering kan du främja en kultur av självmedvetenhet och kontinuerlig utveckling.

Mall för kollegial granskning

Mallen för referentgranskning främjar en samarbetsinriktad granskningsprocess där anställda kan ge feedback på sina medarbetares prestationer. Granskningar av kollegor kompletterar traditionella formulär för prestationsutvärdering genom att ge en djupare förståelse för den anställdes inverkan inom teamet.

Det här formuläret ger ett grundligt perspektiv som kanske inte är uppenbart för cheferna och hjälper till att förstå hur kollegor uppfattar en anställds framsteg.

Exempel: En grafisk formgivare kan få feedback från sina kollegor om sin kreativitet, förmåga att möta deadlines och samarbete i teamprojekt. Den här feedbacken ger en övergripande bild av prestationen från de som arbetar nära med personen.

Mall för 30-60-90-utvärdering

Mallen för 30-60-90-utvärdering är utformad för nyanställda och sätter tydliga milstolpar för de första 90 dagarna av anställningen. Det är ett dynamiskt verktyg som hjälper chefer och anställda att fastställa ömsesidiga prestationsförväntningar och mål, vilket gör introduktionen av nyanställda till en framgång.

Exempel: Tänk på en ny marknadsföringsspecialist som förväntas lära sig företagets marknadsföringsstrategi under de första 30 dagarna, bidra till en kampanj senast den 60:e dagen och leda ett litet projekt senast den 90:e dagen.

30-60-90-utvärderingen fokuserar på arbetets kvalitet och anpassning till arbetsbeskrivningen och innehåller en karriärutvecklingsplan som inkluderar mentorskap. Detta säkerställer att den nyanställda integreras effektivt i teamet, med tydliga förväntningar på de första månaderna.

Mall för 360-graders feedback

Mallen för 360-graders feedback är en omfattande metod för prestationsutvärdering som innehåller feedback från chefer, kollegor, underordnade och ibland även kunder.

Denna helhetssyn ger ett väl avrundat perspektiv på den anställdes styrkor och eventuella områden som behöver förbättras.

Exempel: Tänk på en teamledare vars 360-graders feedback visar ett lägre resultat inom kommunikationsförmåga jämfört med andra områden. Baserat på den här feedbacken får ledaren en prestationsförbättringsplan som är särskilt utformad för att förbättra dennes kommunikationsförmåga. Planen innehåller riktade workshoppar, mentorsessioner med en kommunikationscoach och regelbundna feedbacksessioner för att övervaka förloppet. Detta tillvägagångssätt säkerställer att ledaren får det stöd som behövs för att utveckla sina förmågor och påverka teamets prestationer positivt.

Individuella möten

Mallar för resultatutvärdering kan vara till hjälp för att göra anteckningar under möten, men eftersom många team går över till distansarbete är programvara på nätet mer användbar än någonsin. Agendor för virtuella individuella möten visar att du finns där för dina teammedlemmar och alltid är villig att prata. De är en bra plats för avslappnad feedback och för att bygga psykologisk säkerhet och förtroende. Genom att utveckla den här relationen med din närmaste medarbetare kan du förbereda dig för framgång när du har en större konversation om prestationsutvärdering.

Även om du arbetar på plats kan du använda agendor för individuella möten för att hålla kontakten med teammedlemmar under hela året.

Ett projekt för individuella möten ger också teammedlemmarna möjlighet att välja vad de vill prata om med dig. Se det individuella mötet som deras tid. Du har avsatt 30 minuter som de kan använda på det sätt som är mest fördelaktigt för dem. Ibland kanske de vill prata om sin favoritserie på TV eftersom de behöver lite tid för att varandra. Andra gånger kanske ni hamnar i en allvarlig brainstorming eller problemlösning tillsammans.

Mall för kvartalsvis prestationsutvärdering

Mallen för kvartalsvisa resultatöversikter fokuserar på kortsiktiga mål och prestationer och möjliggör mer frekventa bedömningar av en anställds framsteg. Den här prestationsbedömningen är användbar för att spåra framsteg mot årliga mål och justera målen efter behov. Kvartalsvisa utvärderingar är ett utmärkt sätt att hålla anställda motiverade och i linje med företagets strategiska inriktning.

Exempel: En projektledare kan till exempel bedömas utifrån sin förmåga att uppnå projektets milstolpar, och justeringar kan göras för nästa kvartals mål baserat på de senaste projektresultaten och feedback.

Mall för årlig resultatöversikt

Mallen för årlig prestationsutvärdering ger en heltäckande översikt över en anställds prestationer under året. Det är ett tillfälle att reflektera över långsiktiga prestationer, sätta upp framtida mål och diskutera möjligheter till karriärutveckling.

Att införliva feedback från den här mallen i nästa resultatöversyn säkerställer kontinuerlig förbättring och effektiv resultatstyrning. Dessutom lägger det grunden för meningsfulla individuella diskussioner, vilket gör det möjligt för chefer och anställda att följa upp framsteg och fira vinster.

Exempel: Tänk dig en anställd som konsekvent har uppnått sina försäljningsmål under hela året. Den årliga utvärderingen erkänner inte bara denna prestation utan utforskar också områden för ytterligare tillväxt. Det kan innebära att man sätter upp högre mål för det kommande året, diskuterar nya ansvarsområden eller identifierar utbildningsmöjligheter.

Varför resultatutvärderingar är viktiga

Resultatutvärderingar är viktiga för både chefer och teammedlemmar eftersom det kan bli svårt att kommunicera när arbetet blir hektiskt. Ett "bra jobbat" här och där kan räcka långt, men teammedlemmar behöver schemalagd tid för individuell feedback för att hålla sig på rätt spår och växa.

Resultatutvärderingar kan ge följande fördelar:

För chefer:

• Ger information om anställningspraxis

• Ger feedback på ledarstil

• Ger uppdateringar om teammedlemmarnas välbefinnande

För teammedlemmar:

• Förbättrar kommunikationen med ledarskapet

• Ger en trygg plats för att ta upp problem

• Erbjuder feedback på individuella prestationer.

Även om prestationsutvärderingar kan kännas nervkittlande är de också motiverande och ger teammedlemmarna klarhet i hur de kan förbättra sig. Med tiden skapar genomtänkta resultatutvärderingar förtroende och visar teammedlemmarna att du stöder dem och deras karriär.

Förbättra resultatutvärderingar med programvara för målsättning

Med Asanas programvara för målsättning kan ditt team få mer frekventa uppdateringar om hur det går, vilket minskar trycket på alla när det är dags för resultatutvärderingar. 

Målsättning förbättrar resultatutvärderingsprocessen genom att fokusera mer på framtida framsteg. När ditt team kan se sina framsteg i praktiken kommer de att känna sig mer motiverade att göra sitt bästa.