Så här genomför du en projektpremortem

När Thomas Edison uppfann glödlampan sa han: ”Jag har inte misslyckats, jag har bara hittat 10 000 sätt som inte fungerar.” Varje gång han skapade en misslyckad glödlampa lärde sig Edison nya saker om vad som inte fungerade och vad han borde prova härnäst. 

Att förstå vad som inte fungerar och prova något nytt är ett utmärkt sätt att iterera och förbättra processerna. Det är precis vad en projektpremortem gör. Innan du startar projektet kan du göra en pre-mortem med ditt team för att föreställa er vad som kan gå fel. När du sedan går vidare till projektgenomförandet är du bättre rustad med kunskapen om vad som inte kommer att fungera – och vad som kommer att fungera. 

Vad är en projektpremortem?

Under en premortem (innan du ens har påbörjat ett projekt) ser projektteamet framåt mot slutet av ett projekt och föreställer sig att det har misslyckats. Genom att arbeta bakåt från misslyckandepunkten kan teamet bättre förstå projektriskerna och hur man undviker dem när projektet fortskrider. 

Premortems leds av projektledaren eller scrummästaren, men hela projektteamet deltar i processen. Ju fler olika perspektiv som finns under en premortem, desto större är sannolikheten att man identifierar potentiella framtida risker och förhindrar dem från att inträffa.

Om du aldrig har hört talas om en pre-mortem är du inte ensam. Många projektteam planerar post-mortem i slutet av ett projekt, för att gå igenom det som hänt med teamet eller förstå vad som gick fel – men ofta är en post-mortem för lite och för sent. Istället identifierar en pre-mortem projektriskerna proaktivt och tar itu med dem innan de inträffar. 

Premortem vs postmortem

Som namnet antyder sker premortem och postmortem i olika skeden av projektets tidslinje. En premortem sker innan ett projekt inleds. Dessa analyssessioner fungerar som proaktiva riskbedömningar av potentiella projektmisslyckanden. 

En utvärdering är en analys av ett projekt efter att det har avslutats. Du kanske också har hört talas om postmortem som retrospektiv, särskilt av team som kör Scrum. Till skillnad från en projektgenomgång handlar en projektutvärdering inte alltid om ett misslyckat projekt. Dessa sessioner hålls oftast efter att ett projekt har gått fel, men du kan också genomföra en projektutvärdering för att samla in lärdomar som projektteamet vill dela med sig av. 

Premortem vs projektriskhantering

En premortem har ett liknande syfte som en projektriskhanteringsprocess. Båda processerna hjälper dig att proaktivt identifiera och förebygga projektrisker. Den största skillnaden mellan de två är hur man identifierar risker. 

Under projektets riskhanteringsprocess identifierar och övervakar teamet potentiella projektrisker med hjälp av ett riskregister. Om en identifierad risk blir verklighet har teamet redan en plan för att hantera den på ett effektivt sätt. 

Med en projektgenomgång föreställer sig teamet att projektet redan har misslyckats. En premortem handlar mindre om att identifiera och hantera risker och mer om att visualisera en risk som faktiskt inträffar. Det är en användbar mental struktur för vissa teammedlemmar. Det är befriande att sluta prata i "tänk om". Projektledaren använder sedan den här informationen för att minska risken eller, i vissa fall, skapa en riskhanteringsplan för projektet.

Fördelarna med en premortem

En premortem, precis som alla riskhanteringsplaner, hjälper dig och ditt team att förhindra projektmisslyckanden. Men det specifika ramverket för en premortem – där ditt team föreställer sig att ett misslyckande redan har inträffat och arbetar bakåt därifrån – har några tydliga fördelar. 

Med en projektpremortem kan du:

• Få en framtida efterklokhet. Prospektiv efterklokhet är när man föreställer sig att något redan har hänt. Enligt forskning ökar prospektiv efterklokhet förmågan att korrekt identifiera orsakerna till framtida resultat med 30 %. 

• Minska överdrivet självförtroende. Ibland vill man så gärna att ett projekt ska lyckas att man omedvetet låter sina fördomar ta över och ignorerar risker. Det kan hända vem som helst, även om du gör en riskanalys av projektet. En premortem föreställer sig att projektet redan har misslyckats, så det gör det möjligt att brainstorma utan att överdriven självförtroende skymmer sanningen. 

• Involvera tvärfunktionella team. Eftersom en premortem involverar en mängd olika intressenter – inte bara projektteamet – ger den nya perspektiv och värdefulla insikter om potentiella projektrisker som du annars inte skulle identifiera. 

• Komma överens om projektrisker. Precis som de flesta riskhanteringsplaner flaggar en projektgenomgång potentiella projektrisker. När du sedan arbetar med projektet är du och ditt team mer medvetna om hindren och kan identifiera riskerna snabbare om de skulle uppstå.

6 steg för att använda en projektgenomgång

För att använda premortem-tekniken arbetar du dig bakåt från misslyckandepunkten för att identifiera potentiella risker i projektplanen. När du har identifierat riskerna kan du brainstorma om sannolikheten och allvarlighetsgraden för riskerna. Det sista steget är att förhindra att sannolika eller allvarliga risker inträffar.

1. Skapa en projektplan

Innan du föreställer dig vad som gick fel behöver du först en allmän känsla för vad som kommer att hända. Det är här projektplanen kommer in i bilden. En projektplan är en översikt över de viktigaste delarna som teamet ska genomföra under projektet. 

En projektplan består av sju delar:

1. Mål

2. Framgångsvärden

3. Intressenter och roller

4. Omfattning och budget

5. Milstolpar och leveranser

6. Tidslinje och schema

7. Plan för kommunikation

Skapa och dela din projektplan innan du gör en premortem. Ditt team behöver förstå exakt vad projektplanen är för att kunna tänka på hur det kan gå fel. Beroende på initiativets komplexitet kan du även dela en projektöversikt, en projektstadga eller ett business case.

Här är till exempel en projektplan för en marknadsföringskampanj i Asana:

2. Bjud in intressenter

När du planerar din premortem bör du bjuda in alla som har insikter om varför projektet kan misslyckas. Det inkluderar ditt huvudsakliga projektteam och eventuella tvärfunktionella arbetspartners. Det är mindre viktigt att bjuda in projektsponsorer eller verkställande intressenter, eftersom de inte är lika involverade i det dagliga projektarbetet. Skapa en RACI-matris för att få hjälp med att identifiera vem du ska bjuda in. 

För att fortsätta med vårt exempel på en marknadsföringskampanjplan är relevanta intressenter:

• Daniela, marknadsföringskampanjledare och chef för e-postmarknadsföring.

• Kabir, kampanjens copywriter.

• Avery, kampanjens designchef.

• Blake, den som ansvarar för sociala medier och som stöder kampanjen.

• Kat, videochef.

3. Identifiera potentiella projektmisslyckanden

När du har delat din projektplan och identifierat dina intressenter är det dags att faktiskt köra premortem. Det första steget i premortem-mötet är brainstormingen, som är uppdelad i två delar. 

För att komma igång bör varje teammedlem brainstorma potentiella projektrisker på egen hand. Ni kan göra det tillsammans om teamet gillar att brainstorma i samma rum, eller så kan ni brainstorma asynkront under dagarna före mötet. Se till att teammedlemmarna gör det här på egen hand, så att de inte påverkas av någon annan teammedlems idéer. Ditt team kommer att ha tid att jämföra och dela idéer senare.

Som projektledare bör du se till att teamet känner sig bekväma med att dela med sig av sina tankar. Vissa projektrisker är mer personliga än andra, men att ignorera dessa risker kan påverka projektets framgång negativt. Överväg att etablera gruppnormer innan alla börjar dela med sig av sina idéer, så att alla känner sig bekväma med att dela med sig av alla sina tankar.

Till exempel identifierar marknadsföringskampanjteamet följande anledningar till att kampanjen kan misslyckas: 

• Projektleveranser skickas inte ut i tid.

• Projektleveranserna skickas ut i tid men innehåller stavfel och grafiska fel.

• Projektet överskrider budgeten.

• Det finns negativ kundfeedback på kampanjmeddelandet, vilket leder till dålig publicitet.

• Associerade landningssidor för kampanjen kraschar och är inte tillgängliga under lanseringsveckan.

• Varumärkeskampanjens designstil kopieras av konkurrenter.

• Nedskärningar i marknadsföringsbudgeten påverkar varumärkeskampanjens leveranser och tidslinje.

• Den kreativa strategin resonerar inte med kunderna, vilket leder till en misslyckad marknadsföring och en minskning av varumärkets uppfattning och värde.

• Intressenterna är inte överens om vilka leveranser som ska göras, vilket leder till frustration under projektprocessen. 

4. Dela risker

När dina teammedlemmar har skrivit ner sina idéer individuellt är det dags att dela dem med gruppen. Se till att du eller någon annan teamledare dokumenterar alla idéer i en central referenskälla. Helst bör processen vara visuell så att teammedlemmarna kan diskutera potentiella misslyckanden och bygga vidare på dem om det är möjligt. Prova att använda en whiteboardtavla eller ett verktyg för brainstorming för att samla in allas idéer.

När alla är redo att dela med sig kan du gå runt i rummet (eller Zoom) och låta varje teammedlem dela med sig av en idé åt gången. I stället för att låta en teammedlem läsa upp alla sina projektmisslyckanden kan du uppmuntra dem att dela med sig av en av sina idéer och sedan gå vidare till nästa person, och så vidare. På så sätt får alla en chans att prata. Uppmuntra teammedlemmarna att undvika att upprepa orsaker, om de inte har något viktigt att tillägga. 

5. Identifiera risker med hög sannolikhet eller allvarlighetsgrad 

Alla projektmisslyckanden som teamet listar under premortem-brainstormingen kommer förmodligen inte att inträffa. Även om det inträffar kanske det inte är tillräckligt allvarligt för att påverka projektmålen. Vissa projektmisslyckanden är förmodligen för osannolika, medan andra förmodligen inte är tillräckligt stora för att påverka projektet och orsaka ett totalt misslyckande. Gå igenom listan tillsammans med teamet och identifiera de projektmisslyckanden som antingen har hög sannolikhet eller hög allvarlighetsgrad. 

Antalet risker som ni får beror på projektets omfattning och påverkan. I allmänhet är tio ett bra antal, men du kan ha färre eller fler beroende på din specifika situation. 

Under premortem för marknadsföringskampanjen identifierar teamet till exempel fem risker att ta itu med:

• Hög sannolikhet: Projektleveranser skickas inte ut i tid.

• Hög sannolikhet: Projektet överskrider budgeten.

• Hög allvarlighetsgrad: Kampanjens landningssidor kraschar och är inte tillgängliga under lanseringsveckan.

• Hög allvarlighetsgrad: Den kreativa strategin resonerar inte med kunderna, vilket leder till en misslyckad marknadsföring och en minskning av varumärkets uppfattning och värde.

• Lätt att lösa: Intressenterna är inte överens om vilka leveranser som ska göras, vilket leder till frustration under projektets genomförandefas.

6. Granska och revidera projektplanen

När premortem-mötet är över kan du ta det som teamet brainstormade och tillämpa det på projektplanen. Leta efter svaga punkter i projektplanen som du kan stärka för att förhindra några av de misslyckanden som dina teammedlemmar identifierade. Det här är din chans att minska risken och förbättra framtida resultat – innan projektet ens börjar. 

Om du arbetar med ett stort initiativ kan du överföra några av de punkter som har högre sannolikhet eller allvarlighetsgrad till ett riskregister. Om du har gjort betydande ändringar eller infört nya verktyg för att minska risken kan du presentera ändringarna i projektplanen för ditt team, tvärfunktionella medarbetare och ledande intressenter eller projektsponsorer.

Så här kan du till exempel hantera varje risk efter premortem för marknadsföringskampanjen:

• Det finns en stor sannolikhet att projektleveranser inte blir klara i tid. För att förhindra den här risken kan du visa arbetet i ett Gantt-diagram för att visualisera uppgifter på en tidslinje och få en tydlig uppfattning om eventuella leveranser eller hinder. För att hålla ledande intressenter informerade kan du skicka veckovisa projektstatusrapporter för att hålla alla uppdaterade om projektets förlopp. 

• Det finns en stor sannolikhet att projektet överskrider budgeten. För att förhindra den här risken kan du inkludera budgetuppdateringar i månatliga projektstatusrapporter och se till att projektsponsorn får information om alla budgetuppdateringar. Innan du startar projektet bör du återställa budgeten för att se till att du har lite i reserv om något skulle hända.

• Om kampanjens landningssidor kraschar påverkar det varumärkeskampanjens framgång allvarligt. För att förhindra den här risken kan du lansera sidorna i en testmiljö veckan innan för att säkerställa att de fungerar bra innan de delas med allmänheten. 

• Att den kreativa strategin inte resonerar med kunderna påverkar varumärkeskampanjens framgång allvarligt eftersom det leder till en misslyckad marknad och en minskning av varumärkets uppfattning och värde. För att förhindra den här risken bör du inkludera personaforskning från produktmarknadsföringsteamet i projektplanen och projektsammanfattningen så att alla är informerade. 

• Projektintressenter kan bli frustrerade under projektet om de inte är överens om leveranserna. Den här risken kan enkelt lösas med en kommunikationsplan och en central referenskälla för all projektinformation, såsom ett arbetshanteringsverktyg. 

Efter en premortem: Vad händer nu? 

En premortem hjälper dig att förstå varför ett projekt kan misslyckas och förhindra att riskerna uppstår. När du är klar med din premortem är allt som återstår att driva projektet. Om du vill ha hjälp med att komma igång, eller om du vill lära dig mer om bästa praxis för projekthantering, kan du ta en titt på vårt resurscenter för projekthantering.