Vad är resursfördelning? Lär dig hur du tilldelar resurser

Vad tänker du på när du tänker på de viktigaste delarna i projektplanering? Du tänker förmodligen på projektets huvudsakliga mål, tidslinjen för att uppnå målen och omfattningen av vad du kan åstadkomma inom projektet. 

Men för att uppnå något av dessa element krävs en sak: de resurser som finns tillgängliga för projektet. 

Inom projekthantering kan resursfördelning hjälpa dig att säkerställa att ditt projektteam har de tillgångar – oavsett om det är budget, verktyg eller teammedlemmar – som behövs för att uppnå projektets mål. En effektiv resursfördelning kan hjälpa dig att nå dina projektmål i tid och inom budget. 

Om du aldrig har skapat en resursfördelning tidigare är den här artikeln något för dig. Vi går igenom fem steg för att fördela resurser effektivt. Därefter får du en förhandstitt på vanliga utmaningar med resursfördelning och vad du kan göra för att hantera dem.

Vad är resursfördelning? 

Resursfördelning är processen för att identifiera och tilldela tillgängliga resurser till ett initiativ. Effektiv resursfördelning hjälper till att maximera effekten av projektresurser samtidigt som teamets mål stöds. För att skapa en resursfördelningsplan behöver du identifiera rätt resurser, inklusive teammedlemmar, verktyg, budget med mera, för att uppnå projektets leveranser.

Vad är en resurs? 

En resurs är allt som hjälper dig att slutförd ett projekt. Det kan vara:

• teammedlemmar

• Budget.

• Projekttidslinjer.

• idéer, immateriella rättigheter eller specifika färdigheter

• Utrustning.

• Verktyg eller programvara

• Automatiserade processer som minskar jobbet om jobb.

Vem är ansvarig för att fördela resurser? 

Vem som ansvarar för resursfördelningen varierar beroende på organisationens storlek, men det är vanligtvis den person som ansvarar för projektets beslutsfattande. I mindre företag är det oftast projektledaren eller teamledaren som hanterar budgeten, resursplaneringen och projektarbetet. 

På större företag är projektledaren och projektbudgetens ägare ofta olika personer. Därför kan du behöva godkännanden från viktiga projektintressenter eller din projektsponsor innan du tilldelar resurser. 

Om du inte är säker på vem som ska fördela resurser kan du ställa dig själv de här två frågorna och identifiera vem som är bäst lämpad att svara på dem:

• Vad är budgeten och vem godkänner den? Du behöver en budget för verktyg, teknik, frilansare och utrustning. 

• Vilka är teamets prioriteringar och vem har tid att arbeta med det här initiativet? Innan du tilldelar personalresurser bör du tänka igenom varje teammedlems kapacitet och prioriteringar. Hur kan du hjälpa teammedlemmarna att göra sitt bästa och få störst effekt?

Om du inte är säker på vad som ligger på allas bord kan du använda ett verktyg för arbetsbelastningshantering för att se teammedlemmarnas kapacitet, ligga steget före kommande projekt och identifiera utbrändhet innan den inträffar. 

Fördelar med resursfördelning

Effektiv resursfördelning är mer än bara en uppgift. Det är en strategisk metod som kan förbättra projekthanteringen genom att säkerställa att resurser används effektivt och klokt. Det leder till en bättre anpassning av uppgifter till tillgängliga resurser, smidigare arbetsflöden och effektivare hantering av projektbegränsningar. 

Som ett resultat är det mer troligt att projekt slutförs i tid, inom budget och enligt önskade kvalitetsstandarder, vilket direkt bidrar till projektets övergripande framgång.

• Effektivt arbetsflöde: En korrekt resursfördelning leder till ett effektivare arbetsflöde. Det säkerställer att varje fas i projektet överensstämmer med de nödvändiga projektkraven, vilket minskar förseningar och ökar effektiviteten.

• Minskning av flaskhalsar: Genom att förutse och planera resursanvändningen kan flaskhalsar identifieras och minskas innan de påverkar projektets tidslinje. Det här proaktiva tillvägagångssättet håller projekten i fas och ökar kundnöjdheten.

• Förenklad projekthantering: Att kombinera användningen av paneler med automatisering överträffar traditionella metoder som kalkylark. Paneler ger en visuell och intuitiv översikt över resursfördelning och resursanvändning, medan automatisering effektiviserar spårnings- och tilldelningsprocessen. Den här kombinationen förbättrar den övergripande projekthanteringseffektiviteten, vilket möjliggör justeringar i realtid och mer välgrundade beslut.

• Resursoptimering: En väl utformad strategi för resursfördelning är avgörande för att projektet ska lyckas. Den säkerställer att de bästa resurserna används där de behövs som mest, i linje med projektets mål och tidslinjer. Genom att använda både fysiska och mänskliga resurser på ett optimalt sätt är det mer sannolikt att projekten uppfyller sina mål och kundernas förväntningar.

Så här fördelar du resurser effektivt

En effektiv tilldelningsstrategi identifierar projektets mål och prioriteringar och samlar in resurser som passar dina behov under hela projektets livscykel. Resurstilldelning bör vara en tidig projektövervägande – sträva efter att tilldela resurser under projektplaneringsfasen. 

1. Börja med slutet i åtanke

För att förstå projektets prioriteringar, hur viktigt det är och hur det ska resursfördelas måste du först beskriva projektets mål. Det här är det första steget i alla projekt. Projektavsikter är uppnåeliga, tidsbundna och specifika mål som du planerar att uppnå i slutet av projektet.

Om det inte redan är gjort bör du komma överens om:

• Projektets huvudsakliga mål.

• Projektets viktigaste leveranser.

• Relevanta milstolpar.

• En övergripande tidslinje eller projektöversikt.

2. Identifiera tillgängliga resurser

Vid resursfördelning är en resurs allt som hjälper dig att uppnå projektmålen. Beroende på projektets behov inkluderar det projektteamet och alla verktyg, budget, utrustning eller färdigheter som behövs för att nå projektets leveranser. 

Innan du faktiskt tilldelar resurser bör du förstå vad som är tillgängligt. Det finns några beroenden att hålla utkik efter, till exempel:

• Vilken prioritetsnivå har projektet? Det påverkar hur resurserna ska fördelas. Är det ett projekt som alla behöver hjälpa till med och som bidrar till företagets OKR, eller är det ett initiativ med lägre prioritet? Skapa ett internt nivåsystem för projektprioritering som vägleder hur du bemannar varje projekt. 

• Vem är tillgänglig för att arbeta med det här projektet? Ta en titt på teamets kapacitet för att förstå vad de arbetar med. Om projektet är viktigare än deras nuvarande arbete kan du prova att balansera resurserna. Se om det finns något du kan omprioritera eller omplanera för att kunna ta dig an det nya arbetet. 

• Vilken budget och vilka verktyg finns till förfogande? Har projektet en budget? Finns det ytterligare verktyg som ni behöver investera i eller utveckla för att kunna slutföra arbetet? 

• Vilka ytterligare resurser behöver vi? Behöver du några tvärfunktionella teammedlemmar för att arbeta med projektet? Eller finns det okonventionella resurser – som mycket unika färdigheter eller ny utrustning – som behövs för att projektet ska lyckas?

• Vem behöver godkänna planen för tilldelning av resurser? Om någon annan än du ansvarar för budget, verktyg eller teamets arbetsbelastning bör du kontakta dem för att se till att resursfördelningsplanen ser bra ut. Finns det några ytterligare projektintressenter som behöver informeras under processen för tilldelning av resurser? 

3. Definiera projektomfattningen

För att definiera omfattningen för ett nytt projekt måste du först förstå projektets mål, deadliner och projektleveranser. Det hjälper dig att få en känsla för projektets behov så att du kan nå dina mål i tid och inom budget. 

En tydlig projektomfattning hjälper dig också att undvika omfattningskrypning, vilket är vad som händer när förfrågningar och leveranser överskrider den förinställda projektomfattningen.

4. Skapa och dela en projektplan

Nu när du har en uppfattning om vilka resurser som finns tillgängliga kan du dela informationen med resten av teamet. Bjud in projektteamet till ett kickoff-möte och dela med dig av:

• Projektplanen.

• relevanta projektmilstolpar

• Projektschemat.

• eventuella uppgiftsberoenden att hålla ett öga på.

Spåra allt arbete med en programvara för arbetshantering. Det är viktigt för projektteamet att veta vilka resurser som finns tillgängliga för projektet och att ha en central referenskälla för informationen om den skulle ändras. Med ett centraliserat arbetshanteringssystem kan du förtydliga projektprioriteringar så att alla förstår arbetets sammanhang. På så sätt kan du omprioritera baserat på det arbete som har störst effekt om något ändras. 

5. Övervaka projektförlopp

När projektet väl har startat bör du övervaka förloppet för att upptäcka eventuella oväntade resursfördelningar. Oavsett hur väl planerat projektet är kan saker och ting förändras. Teammedlemmar går på semester, en kund kan vara försenad med att återkomma till dig eller så kan dina Business-mål ändras. Spåra projektförloppet i realtid så att du kan justera vid behov.

Vanliga utmaningar med resursfördelning

När det görs på rätt sätt kan resursfördelning hjälpa dig att nå dina mål, öka din påverkan och maximera ditt resursutnyttjande. Du blir bättre på att tilldela resurser med tiden, men om du precis har börjat kan du ta en titt på några vanliga utmaningar och hur du undviker dem. 

Utbrändhet och överallokering

En av de största utmaningarna i resursfördelningen är att undvika överbelastning och utbrändhet. Utan tydlig insyn i arbetsbelastningar, särskilt i flera projekt, är det lätt att oavsiktligt överallokera resurser till ett specifikt projekt. Långvarigt överarbete kan leda till minskad produktivitet, engagemang och övergripande projektprestanda.

För att förhindra utbrändhet kan du prova kapacitetsplanering för att bedöma arbetsbelastningsfördelningen och se till att resurserna fördelas effektivt för att uppfylla projektkraven. Du kan också använda en programvara för resurshantering för att upprätthålla balansen i arbetsbelastningen och se till att teammedlemmarna inte blir överarbetade. Eftersom 71 % av alla kunskapsarbetare upplevde utbrändhet under 2020 är det viktigt att övervaka arbetsbelastningen för att lyckas med projekt på lång sikt.

Resursberoenden

Projektframgång beror ofta på flera rörliga delar, men oväntade förändringar kan störa även de bästa planerna. Om en viktig uppgift blir försenad kan det skapa flaskhalsar och påverka relaterat arbete.

Med hjälp av en programvara för projekthantering kan du spåra beroenden i realtid, upptäcka potentiella brister och förseningar tidigt och justera resurser efter behov. Den här typen av automatisering hjälper till att undvika överraskningar i sista minuten och håller projekten i fas.

Dåligt resursutnyttjande

Många teammedlemmar lägger en stor del av sin dag på administrativa uppgifter – att söka efter filer, jaga godkännanden och växla mellan verktyg – vilket lämnar lite tid för strategisk planering. Resursutnyttjande mäter hur effektivt ett team lägger sin tid på arbete som driver lönsamheten.

Att maximera resurser handlar inte om att arbeta hårdare utan smartare. Genom att prioritera viktiga uppgifter och minska onödigt administrativt arbete kan teammedlemmar fokusera på det som verkligen är viktigt. Att använda resurshanteringsverktyg kan hjälpa till att effektivisera arbetsflöden och förbättra effektiviteten.

Tips för effektiv resursfördelning

Många team som inte har så mycket erfarenhet av att fatta beslut om resursfördelning har ofta svårt att identifiera och distribuera de bästa resurserna på ett sätt som effektiviserar verksamheten och håller projektet på den kritiska linjen. Det kan leda till flaskhalsar och förseningar, vilket kan äventyra projektets framgång.

Följ de här viktiga strategierna för att effektivisera verksamheten och optimera resursfördelningen:

1. Anpassa platsen till resurstillgängligheten

• Välj projektplatser klokt genom att överväga geografiska behov och tillgången till resurser för att ge ditt team förutsättningar att lyckas.

• Effektivisera logistiken genom att köpa material lokalt, vilket hjälper till att minska transittiden och sänka kostnaderna.

• Håll ett öga på dynamiken i leveranskedjan för att finjustera din resursallokeringsstrategi och ligga steget före potentiella utmaningar.

2. Använd automatisering och projekthanteringsverktyg

• Låt programvara för resurshantering göra grovjobbet genom att automatisera uppgiftstilldelning baserat på teamets arbetsbelastning och expertis.

• Ta in rätt verktyg för resursplanering och utjämning för att hålla igång saker och ting. Med uppdateringar i realtid om materialtillgänglighet vet du alltid vad som finns tillgängligt och kan undvika oväntade brister.

• Lägg mer tid på det som verkligen betyder något – projektframgång och kundnöjdhet – genom att automatisera rutinprocesser som annars skulle sakta ner dig.

3. Använd realtidsdata för att fatta beslut

• Använd paneler och programvara för projekthantering för att hålla ett öga på viktiga mätvärden och göra justeringar i realtid av strategierna för resursfördelning.

• Dra nytta av insikter från den uppdelade arbetsstrukturen för att ligga steget före förseningar och flytta resurser dit de behövs som mest.

• Få ut mesta möjliga av dina resurser genom att justera planer när projektbehoven utvecklas, vilket hjälper dig att vara flexibel och effektiv.

Effektiv resursfördelning leder till bättre projekt

Resursfördelning kan hjälpa dig att förbereda ditt projekt för framgång från första dagen. Hantera resursernas tillgänglighet tidigt under resursplaneringsprocessen för att veta exakt vad du kan stödja och hur du ska nå dina projektmål.  

Vanliga frågor om resursfördelningens innebörd och definition